Pionierzy na Agorze

Wszyscy uczestnicy projektu wdrożenia modułu Oracle HRMS w Agorze SA są zgodni co do jednego: największym problemem był krótki czas jego realizacji.

Wszyscy uczestnicy projektu wdrożenia modułu Oracle HRMS w Agorze SA są zgodni co do jednego: największym problemem był krótki czas jego realizacji.

Projekt wdrożenia modułu Oracle HRMS w Agorze SA jest wyjątkowy z co najmniej kilku względów. Jest to pierwsze wdrożenie modułu Oracle HRMS na polskim rynku, zrealizowane w iście ekspresowym tempie. Jest to również pierwsze wdrożenie modułu HR w spółce o tak złożonej strukturze, zatrudniającej prawie 4 tys. osób: dziennikarzy i współpracowników, pracowników administracyjnych, informatyków i robotników, pracowników drukarni. Projekt ten jest wreszcie jednym z wcale nie tak licznych przykładów udanej współpracy między kilkoma różnymi podmiotami - klientem, firmą zajmującą się organizacją wdrożenia (tę rolę w tym projekcie, podobnie zresztą jak przy wszystkich projektach koncernu wydawniczego, pełnił TCH Systems SA), firmą wdrożeniową - ComputerLand SA - i wreszcie dostawcą rozwiązania, polskim oddziałem Oracle'a.

Zagranie va banque

Wszyscy uczestnicy projektu są zgodni co do jednego. Największym problemem, jaki powstał w trakcie jego realizacji, był krótki czas wdrożenia. Chyba wszyscy zdążyli się już przyzwyczaić do tego, że wdrożenia modułów HR odbywają się w zawrotnym tempie. Dzieje się to już po implementacji pozostałych modułów ERP (produkcyjnych, finansowo-księgowych, logistycznych), z reguły dopiero w momencie skrajnej niewydolności stosowanych dotychczas rozwiązań kadrowo-płacowych. W Agorze ustanowiono jednak swoisty rekord. Pierwszy etap wdrożenia - od wykonania specyfikacji do uruchomienia nowego rozwiązania - zrealizowano w cztery miesiące.

Decyzję o wyborze nowego systemu kadrowo-płacowego rozważano w spółce od dawna. Jednak jak to zwykle bywa w takich sytuacjach, brakowało ostatecznego bodźca do przeprowadzenia zmian. Sytuacja stała się krytyczna w momencie, gdy poważnie zachorował twórca i administrator używanych dotychczas systemów: kadrowego i płacowego. Rozwiązania te były modyfikowane tyle razy, że przedłużająca się nieobecność ich głównego projektanta stwarzała zagrożenie bezpieczeństwa przechowywanych danych. Dlatego menedżerowie Agory zaczęli poszukiwać nowego rozwiązania, gwarantującego spokój na najbliższe lata.

Początkowo rozważano grupę systemów dla dużych firm - moduły Tety, Baana, SAP. Z dwóch pierwszych systemów zrezygnowano głównie ze względu na brak dużych instalacji referencyjnych, a także problemy wewnętrzne obu dostawców. Wszystko wskazywało, że jedynym wyjściem jest wdrożenie modułu SAP HR. Było to jednak - zdaniem przedstawicieli Agory SA - rozwiązanie dla tej firmy nie- zadowalające z co najmniej dwóch powodów. Po pierwsze, było nieelastyczne w pewnych kluczowych kwestiach. Problemem okazało się np. dokonywanie w SAP HR korekty wynagrodzeń, a także naliczanie tzw. wierszówki, czyli honorarium autorskiego za artykuły. Po drugie, było droższe od innych systemów i to nie tylko, jeśli chodzi o koszt wdrożenia i licencji, ale także opiekę nad systemem i jego modyfikacje.

Przez długi czas nieprzejednaną postawę reprezentowała też firma SAP, która nie chciała się zgodzić na późniejszą rozbudowę systemu przez pracowników Agory. "W pewnym momencie zaawansowane rozmowy ugrzęzły w martwym punkcie i to zachę- ciło nas do ponownego przyjrzenia się alternatywnym rozwiązaniom" - mówi Michał Przewłocki, dyrektor pionu technologii i członek komitetu sterującego projektem w Agora SA.

Zdecydowano się zagrać va banque - wybrano moduł Oracle HRMS. "System ten pozwala na zmianę wielu parametrów, dzięki czemu już po wdrożeniu będziemy mogli sami wykonywać większość koniecznych prac wynikających z ciągle zmieniających się uwarun- kowań" - wyjaśnia Michał Przewłocki. Było to rozwiązanie nowe, jeszcze nie wdrażane w naszym kraju. System wprawdzie zaimplementowano w firmie BOC Gazy, ale to nie gwarantowało jeszcze powodzenia we wdrożeniu go w Agorze. "Wciąż zdawaliśmy sobie sprawę z ryzyka związanego z projektem i z tego, że wdrażany system jest u nas polonizowany. Mamy w firmie upodobanie do rzeczy nowych, bo właśnie wdrażanie takich rozwiązań pozwala nam uzyskać nową jakość jeśli chodzi o zarządzanie i funkcjonowanie firmy" - podkreśla Michał Przewłocki. Ryzyko niepowodzenia było też równoważone korzyściami płynącymi z uprzywilejowanej pozycji, jaką uzyskała Agora jako pierwszy referencyjny klient ComputerLandu i Oracle'a. W praktyce oznaczało to zaangażo- wanie do projektu kilku konsultantów Oracle'a, a także pracowników ComputerLandu, których w pewnym momencie pracowało w Agorze nawet kilkunastu. "Sekret dobrej współpracy między nami polegał na odpowiednim podziale obowiązków. Projektem kierowały trzy osoby: ja, jako osoba reprezentująca Agorę, przedstawiciel firmy wdrożeniowej oraz przedstawicielka Oracle'a, która czuwała nad zachowaniem przez nas metodologii Oracle'a, według której prowadziliśmy wdrożenie. Nasz zespół spotykał się raz w tygodniu na tzw. obiadach czwartkowych, na których omawialiśmy dalszą strategię działania" - mówi Paweł Ziętek, kierownik projektu wdrożenia Oracle HRMS w Agorze.

Uciążliwe drobiazgi

W nowy rok Agora weszła z nowym systemem kadrowo-płacowym. Na razie w spółce wdrożono część związaną z naliczaniem wynagrodzeń dla dziennikarzy i pozostałych pracowników spółki, rozliczeniami urlopów, zwolnień i delegacji. Jednak już na wstępnym etapie wdrożenia ujawniły się pewne niedogodności wdrażanego rozwiązania. Okazało się np. że Oracle ma sztywno ustalony format zapisu daty, inny od przyjętego w systemach używanych przez Agorę. Utrudnia to pracę w kilku systemach jednocześnie. Uciążliwe okazało się to, iż system nie pozwala zaznaczać zakresu stron w drukowanych raportach. "Wszystkie te niedogodności to drobiazgi, o których nawet nie zdawaliśmy sobie sprawy podczas wybierania systemu. Stanowią one jednak dość ważny problem dla użytkowników, którzy np. w razie awarii drukarki muszą po kilka razy rozpoczynać druk tego samego kilkusetstronicowego raportu, po to, by wydostać z nich kilkanaście potrzebnych w danej chwili stron" - stwierdza Paweł Ziętek.

Obecnie rozpoczęto drugi etap projektu. W ciągu najbliższych 4-5 miesięcy spółka zamierza wdrożyć kolej- ne funkcje systemu, pozwalające na planowanie ścieżek kariery i szkoleń. Rozważane jest także zintegrowanie modułu z systemami zarządzania budynkiem (BMS), w które zostanie wyposażona nowa warszawska centrala Agory. Także jeszcze w tym roku rozpocznie się instalacja systemu we wszystkich oddziałach spółki zlokalizowanych w całym kraju. Zapewne nie jest to jednak koniec prac nad systemem. Agora planuje stworzenie centralnego rejestru pracowników, a także włączenie wdrażanego modułu Oracle HRMS do planowanej hurtowni danych. "Zawsze staramy się planować nowe projekty z dużym, kilkuletnim wyprzedzeniem. Wdrożenie Oracle HRMS daje nam dużo swobody, jeśli chodzi o wybór dalszych dróg rozwoju" - mówi Michał Przewłocki.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200