Palcem po mapie

Rysowanie mapy procesów, czyli diagramu ilustrującego przebieg wszystkich ważnych działań biznesowych w firmie, jest zdroworozsądkowym sposobem zrozumienia, jak firma działa.

Rysowanie mapy procesów, czyli diagramu ilustrującego przebieg wszystkich ważnych działań biznesowych w firmie, jest zdroworozsądkowym sposobem zrozumienia, jak firma działa.

Czym właściwie jest proces biznesowy? Ujmując rzecz najprościej, proces to każdy powtarzający się w firmie ciąg zdarzeń, istotny dla jej funkcjonowania. Procesem jest wydanie towaru z magazynu, przyjęcie zamówienia od klienta, opracowanie budżetu szkoleń. Mapa procesów biznesowych to swoisty przewodnik po firmie. Jego lektura pozwala odkryć, które ścieżki prowadzą donikąd, które kluczą i gubią się w lesie biurokracji, a które najprostszą drogą prowadzą z punktu A do B.

Jeszcze kilka lat temu analiza procesów sprzedawana była wielkim koncernom jako odrębna, kosztowna usługa, będąca wstępem do gruntownej reorganizacji pod kątem np. prywatyzacji czy wejścia na giełdę. W tej chwili zazwyczaj mapowanie (opisywanie procesów bieżących) i modelowanie (projektowanie procesów przyszłych) nie jest odrębną usługą, ale elementem wdrożenia systemu ERP, systemu CRM czy innego systemu informatycznego wspierającego zarządzanie. "Projekty analizy procesów nieco różnią się od siebie zależnie od celu, w jakim są prowadzone. Nieco inaczej prowadzone są projekty pod kątem wdrożenia systemu zintegrowanego, inaczej pod kątem wdrożenia systemu obiegu dokumentów"- mówi Grzegorz Gruchman, wiceprezes IDS-Scheer, od lat zajmujący się zarządzaniem procesowym.

20% teraźniejszości, 80% przyszłości

"Nad mapą docelowych procesów powinien pracować zespół składający się z konsultantów znających się na modelowaniu procesów, znawców systemu IT, który firma zamierza wdrożyć oraz pracowników firmy klienta, którzy wiedzą, jak firma działa dziś i mogą podejmować decyzje dotyczące jej funkcjonowania w przyszłości. Prace nad mapą procesów muszą toczyć się szybko i nie powinny wchodzić na jakiś diabelny poziom szczegółowości. Jeśli mapy procesów dla firmy mającej 200 stanowisk roboczych nie da się przygotować w dwa miesiące, to prawdopodobnie próbowano osiągnąć zbyt wysoki poziom szczegółowości" - streszcza Michał Rok, konsultant Process4E.

Podstawowe zadanie zespołu to zaprojektowanie nowej, docelowej mapy procesów. Przygotowanie mapy procesów istniejących nie powinno zajmować więcej niż 20% czasu przeznaczonego na projekt, czyli najwyżej dwa tygodnie. Obecność kogoś, kto dobrze zna wdrażany system jest kluczowa, aby nie projektować procesów, które w wybranym systemie są niewykonalne lub też wymagają wielkiego nakładu sił i środków. Na ewentualne prace programistyczne można pozwolić sobie tam, gdzie spodziewany unikalny rezultat przewyższy koszty; tam, gdzie zachowanie istniejącego procesu w obecnym kształcie jest unikalną wartością firmy. Takich procesów jest niewiele.

Strategiczny kompas

Pracę zespołu poprzedza opracowanie listy celów, które firma zamierza osiągnąć dzięki przemodelowaniu swojej działalności. W razie wątpliwości co do tego, jak dany proces powinien wyglądać, rozstrzygająca jest lista celów. Konsultanci IDS-Scheer, realizujący zazwyczaj projekty na wielką skalę, podchodzą do listy celów przedsiębiorstwa bardziej systemowo, prowadząc warsztaty z kadrą kierowniczą, na których opracowują strategię firmy posługując się m.in. zrównoważoną kartą wyników. W czasie warsztatów przeglądane są wszystkie dokumenty charakteryzujące strategię firmy i prowadzone są sesje burzy mózgów. "Czasem efektywne okazuje się oddzielenie zarządu firmy od kierowników niższego szczebla i przeprowadzenie odrębnych sesji, na których wychodzą problemy, które w większym gronie nie ujrzałyby światła dziennego"- mówi Krzysztof Martenka z IDS-Scheer.

Po ustaleniu celów lub analizie strategii zespół siada do rozmów i w ciągu kilku dni identyfikuje wszystkie ważne procesy. "Najprościej jest zidentyfikować procesy zadając sobie pytanie, z jakimi osobami i firmami firma spotyka się w relacjach zewnętrznych. Większość procesów zaczyna się lub kończy relacją z klientem lub dostawcą" - twierdzi Michał Rok z Process4E.

Następne kilka dni pracy zespołu pozwala w miarę dokładnie opisać procesy i stworzyć mapę procesów bieżących. Przy okazji zespół tworzy obraz istniejących w firmie problemów. Konsultanci IDS-Scheer posiłkują się istniejącą dokumentacją sposobów działania firmy powstałą np. przy okazji wdrażania systemów jakości, ale również podkreślają wagę rozmów z konkretnymi pracownikami, zbierając informacje dotyczące czasów, częstotliwości i kosztów poszczególnych procesów.

Proces jak plastelina

"Dalsza praca to przykład zdrowego rozsądku w działaniu. Żadnej alchemii. Sporo dyscypliny w dyskusji i sporo emocji. Praca w zespole. Bardzo ważne jest narzędzie do rysowania map procesów, narzędzie pozwalające tworzyć mapę tak szybko, jak toczy się dyskusja. Zawsze pracujemy z rzutnikiem i uruchomionym programem. Od razu utrwalamy rozwiązania, które powstają w czasie spotkania, by po spotkaniu natychmiast udostępnić je upoważnionym osobom w firmowym intranecie. Dzięki temu wszyscy zainteresowani mogą od razu zgłaszać swoje uwagi do powstającej mapy i nie mamy do czynienia z sytuacją, w której po miesiącu pracy opracowana mapa jest całkowicie odrzucana przez organizację" - mówi Michał Rok.

Mapa procesów jest bazą do projektu technicznego systemu. Komentarz do niej wymienia wszystkie zmiany, które organizacja musi przeprowadzić, aby zacząć działać zgodnie z nowymi zasadami. Koszty skorzystania z pomocy konsultantów są silnie związane z wielkością organizacji. Najmniejsze projekty to koszt kilkudziesięciu tysięcy złotych. Największe - półtora miliona złotych. Mapowanie procesów jest jednak na tyle często mocno powiązane z samym wdrożeniem systemu IT, że trudno jest mówić o jego kosztach, które ukryte są zazwyczaj w wynagrodzeniu firmy wdrożeniowej.

Słowo o narzędziach i standardach

Visio, Aris i inne

Na polskim rynku dostępne są różne narzędzia do modelowania procesów. Niektóre pozwalają narysować schemat na ekranie komputera w ujednoliconej notacji, ale już odpowiedzialność za jakość i spójność całego modelu procesów w organizacji spoczywa na posługującej się nimi osobie. Inne, jak ARIS firmy IDS-Scheer, są bardzo zaawansowanymi narzędziami, o skomplikowanej notacji, wymagającymi specjalistycznej wiedzy. Najbardziej znanym narzędziem do modelowania procesów jest Corporate Modeler brytyjskiej firmy Casewise. Własne narzędzia oferują też więksi producenci systemów zintegrowanych, np. Oracle, ale już SAP korzysta z narzędzi ARIS.

Notacja BPMN

Większość narzędzi ma własne systemy znaków i symboli stosowanych w zapisie procesów, ale istnieją też notacje uniwersalne. Coraz szerzej jest akceptowana notacja BPMN (Business Process Modeling Notation) i najwięksi producenci oprogramowania do modelowania procesów, m.in. Casewise, Corel i IDS-Scheer, oferują rozszerzenia umożliwiające korzystanie z niej. Niektóre polskie firmy szkoleniowe oferują jednodniowe szkolenia z zakresu notacji BPMN.

Normy IDEF

Normy IDEF (m.in. IDEF0 i IDEF3) opracowane zostały kilkadziesiąt lat temu przez departament obrony USA. Normy IDEF stanowią nie tylko zbiór metod opisu procesów i systemów informacyjnych za pomocą ujednoliconych symboli graficznych, ale zawierają też sposoby zbierania danych o procesach i metody przeprowadzania zmian w organizacji. Wykorzystywane są przez wiele firm konsultingowych.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200