Wybór odpowiedniego oprogramowania komunikacyjnego jest coraz trudniejszy.

Znane jest powiedzenie, że nie można zostać wyrzuconym z pracy za kupowanie sprzętu IBM. Dziś twierdzenie to należałoby trochę zmienić i coraz więcej użytkowników za taki "bezpieczny" wybór uznaje Microsoft. Dla potwierdzenia tych słów wystarczy powiedzieć, że wielu amerykańskich użytkowników oprogramowania takiego jak Notes i GroupWise coraz częściej żąda przygotowania analiz ryzyka jakie wiąże się z nie używaniem pakietu Microsoft Exchange.

Choć oprogramowanie komunikacyjne Microsoftu nie jest jeszcze numerem jeden na rynku pakietów groupware to zdecydowanie jest ono obecnie najbardziej kontrowersyjnym rozwiązaniem, nad którym zastanawia się każdy kto ma zamiar budować system workflow. Niemniej jednak nawet jeśli Microsoft będzie liderem rynkowym w tym roku, to nie oznacza to jeszcze, że wygrał wojnę pakietów oferujących możliwość realizacji założeń pracy grupowej i obiegu dokumentów.

Wiele analogicznych rozwiązań intra- i internetowych ma przewagę nad Exchange w różnych kategoriach. Przykładem jest tu pakiet Notes/Domino, który integruje w sobie bardzo wiele technologii rozwijanych przez firmę IBM. Notes stał się oprogramowaniem, które stanowi swoiste spoiwo pomiędzy prostymi biurkowymi komputerami PC a systemami korporacyjnymi. Jest pewne, że IBM nie może sobie pozwolić na stracenie pozycji jaką wypracował pakiet Notes/Domino i z pewnością będzie bronić tego produktu.

Większość opracowanych przez analityków prognoz zapowiada, że pakiet Notes/Domino utrzyma przewagę nad Microsoft Exchange pod kątem ilości sprzedanych licencji jeszcze do końca 1999 r. (podobnie jak to miało miejsce w przypadku pakietów cc:Mail i Microsoft Mail w połowie lat 90-tych). Niemniej jednak oba te produkty będą bardzo ściśle ze sobą konkurować i rywalizować będą też z nimi rozwiązania Netscape'a i Novella. Ale stwierdzenie, że należy wybrać pakiet Microsoft Exchange tylko dlatego, że zdobywa on coraz większy udział w rynku, jest bezpodstawne.

Należy rozpatrywać Exchange'a i Outlooka jako rozwiązanie korporacyjne wtedy, gdy firma standaryzuje się na 32-bitowych klientach sieciowych Windows i serwerach Windows NT. Z drugiej strony nawet jeżeli firma w całości bazuje na rozwiązaniach Microsoftu to warto jest trzeźwiej spojrzeć na rynek rozwiązań komunikacyjnych. To prawda, że Microsoft będzie miał zawsze co najmniej półroczną przewagę w dziedzinie integracji pakietów biurowych z aplikacjami komunikacyjnymi i serwerami NT. Niemniej jednak całościowe zaufanie Microsoftowi i zdecydowanie się na jednego dostawcę oprogramowania może pociągnąć za sobą groźne skutki i w pełni uzależnić firmę od bardzo zmiennego i kapryśnego kalendarza uaktualnień firmy Microsoft.

Należy posiadać umiejętność wyrwania się spod presji rynku i trzeźwego spojrzenia na walory technologiczne produktu. Bez względu na to kto jest dostawcą systemu komunikacyjnego należy wymagać od niego wysokiej jakości produktów, odpowiednich zniżek przy zakupie dużej ilości licencji oprogramowania, dobrych referencji i dobrego wsparcia technicznego. Duzi klienci powinni jednocześnie zwracać uwagę na otwartość architektury proponowanej im przez producentów, a także pomocy przy wdrażaniu tego produktu (w formie ogólnodostępnych opracować lub wręcz konsultacji). Wszyscy czołowi producenci tacy jak Lotus, Microsoft, Netscape i Novell spełniają w mniejszym lub większym stopniu te warunki.

Innym istotnym czynnikiem jest pomoc w migracji z używanego obecnie rozwiązania na nowy produkt. Chociaż większość producentów oferuje narzędzia ułatwiające taką migrację i np. przenoszące skrzynki pocztowe użytkowników między różnymi systemami to nie są one w pełni przystosowane do wykonywania dużych migracji. Przykładowo, jeden z użytkowników oprogramowania GroupWise stwierdził, że aby przenieść 3000 skrzynek pocztowych do środowiska Microsoft Exchange przy użyciu narzędzia Microsoft GroupWise Migration Wizard potrzebuje 300 osobodni. Innym aspektem takiej migracji, na który rzadko zwraca się uwagę, jest koszt przeszkolenia wszystkich użytkowników do pracy w nowym środowisku oraz strata produktywności jaka związana jest z koniecznością ich przyzwyczajenia się do nowej aplikacji.

Najlepszą dla klienta formą jest wybieranie produktów, które bazują na ogólnie aprobowanych standardach (np. internetowych). Jeśli produkt jest w pełni kompatybilny z innymi analogicznymi rozwiązaniami to także migracja jest prostsza i tańsza.