Oprogramowanie dla hurtowni i firm handlowych

W Polsce kilkaset firm produkuje i oferuje programy komputerowe, wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Na rynku pojawia się również coraz więcej produktów zachodnich przetłumaczonych na język polski. Poszukujący takich programów nie jest w stanie dotrzeć do wszystkich ofert, a co dopiero ocenić ich wartość i przydatność dla własnych potrzeb.

W Polsce kilkaset firm produkuje i oferuje programy komputerowe, wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Na rynku pojawia się również coraz więcej produktów zachodnich przetłumaczonych na język polski. Poszukujący takich programów nie jest w stanie dotrzeć do wszystkich ofert, a co dopiero ocenić ich wartość i przydatność dla własnych potrzeb.

Początek cyklu

Chcąc ułatwić wszystkim wybór odpowiedniej aplikacji rozpoczynamy cykl przedstawiający i porównujący pakiety różnych firm, dostępne na polskim rynku. Dane, na których będziemy się opierać, pochodzą z warszawskiej firmy konsultingowej Softutor.

Dlaczego Softutor?

Zdecydowaliśmy się na współpracę z tą właśnie firmą ponieważ w naszej opinii, przy występujących jeszcze - co zrozumiałe - pewnych ułomnościach metodologicznych, stosuje ona starannie dobrane kryteria ocen i - co ważniejsze - na tyle jednoznaczne, że żaden z producentów, którego program był przedmiotem oceny, nie wniósł zastrzeżeń do jej rezultatów.

Softutor zajmuje się ponadto analizami organizacyjnymi, przygotowaniem przedsiębiorstw do kompleksowej informatyzacji, pomocą w doborze konkretnego oprogramowania i rozwiązań sprzętowych, dostosowanych do potrzeb klienta. Stara się więc - co istotne - mieć ścisły kontakt z użytkownikami. Prowadzi wdrożenia, nadzór nad eksploatacją oprogramowania oraz reprezentuje swoich klientów wobec dostawców i producentów oprogramowania.

"Kto handluje ten żyje..."

Jak wynika ze wstępnych analiz rynku polskie firmy produkujące oprogramowanie wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem, koncentrowały się dotychczas głównie na programach do obsługi finansowej i księgowania, a także ewidencji kadr, płac, gospodarki materiałowej i środków trwałych. Z uwagi jednak na szybki rozwój i wzrost znaczenia działalności handlowej, również i ta dziedzina doczekała się wielu programów.

W inaugurującej nasz cykl publikacji chcemy przedstawić cztery pakiety warszawskich firm, przeznaczone dla przedsiębiorstw prowadzących działalność handlową. Są to: "Hurtownia" - firmy BT; "Sprzedaż" - firmy Interams; "Profit" - firmy Macrosoft i "Sprzedaż" - firmy Witcomp.

Metoda zera i jedynki

Analizując ww. pakiety zwrócono szczególną uwagę na wykonywane przez nie funkcje oraz cechy (ich opis poniżej). Istotny przy tym był sam fakt występowania lub braku określonych możliwości, jakie stwarza program. Nie wartościowano natomiast (i jest to pewnego rodzaju mankament), poszczególnych cech. Podejście to jednak wydaje się o tyle słuszne, że przypisanie określonych wag poszczególnym cechom programu byłoby w istocie zabiegiem dość karkołomnym. Znaczenie bowiem określonej cechy lub funkcji nie jest czymś uniwersalnym. Zależy ściśle od potrzeb użytkownika.

Niewątpliwą zaletę analizy Softutor'a stanowi natomiast logiczne pogrupowanie wspomnianych cech. Pomaga to w wyborze programu w zależności od potrzeb.

Towary

Podstawową grupę cech tego rodzaju programów komputerowych, nazwano "towary". Analiza zaś bada w jakim zakresie poszczególny program pozwala je ewidencjonować i opisywać. Po jednym punkcie przyznawano za możliwość kodowania ich według: znormalizowanego Katalogu Towarów i Materiałów, Systematycznego Wykazu Wyrobów, własnego kodu lub klasyfikacji grup towarowych. Po jednym punkcie program mógł otrzymać również za: rejestrowanie daty ważności; automatyczną kontrolę, sygnalizującą zbliżanie się tej daty; wykazywanie tzw. "towarów strukturalnych' czyli z punktu widzenia nabywcy uzupełniających się wzajemnie, a także za rejestrowanie opakowań w podziale na zwrotne (1 pkt) i niezwrotne (1 pkt).

Ceny

Jeżeli chodzi o zdolność programów do analizowania cen, po 1 pkt otrzymywały one za:

- rejestrację cen rzeczywistych

- rejestrację cen średnio- ważonych

- za każdy odrębny cennik

- za zdolność określania ceny w zależności od ilości sprzedawanego towaru

- za automatyczne dokonywanie przecen

- za ręczne dokonywanie przecen.

Fakturowanie

Przydatność programów do fakturowania wzrastała o 1 pkt za każdą pozytywną odpowiedź na pytania czy program: wymaga fakturowania ręcznego; czy dokonuje fakturowania automatycznie na podstawie zamówienia; na podstawie kwitów magazynowych; czy uwzględnia automatycznie rabaty; czy fakturuje sprzedaż po innych niż cennikowe cenach; czy wystawia faktury w walucie obcej; czy dolicza automatycznie opłaty transportowe; czy uwzględnia reklamacje?.

Zamówienia

Przydatność programów z punktu widzenia obsługi zamówień badano, przyznając po jednym punkcie za: rejestrację zamówień od odbiorców, za rejestrację zamówień kierowanych do dostawców, za potwierdzanie zamówień, za rejestrację warunków dostawy, za bilansowanie zamówień odbiorców ze stanem magazynowym, za bilansowanie zamówień do dostawców z terminami dostaw, oraz za automatyczne planowanie dostaw.

Kontrahenci

Możliwości programu z punktu widzenia opisu kontrahentów sprawdzano przyznając punkty za:

- odróżnianie odbiorców od dostawców;

- po 1 punkcie za: adres z kodem; za numer telefonu wraz z numerem teleksu lub faksu; za numer konta bankowego; za datę ważności towaru; za automatyczną kontrolę tej daty; rejestrację kontrahenta. Dodatkowe punkty program uzyskiwał kolejno za: kontrolę płatności, naliczanie odsetek, druk żądań zapłaty, automatyczne drukowanie adresów.

Magazyny

Stosunkowo największe możliwości zarabiania punktów występowały w grupie kryteriów oceniających obsługę magazynów. Uzyskiwało się je tu za: możliwą liczbę obsługiwanych magazynów (po jednym punkcie za każdy), za transmisję danych w sieci, przenoszenie danych na dyskietkach, automatyczną numerację dokumentów, oraz po jednym punkcie za każdy przyjmowany przez program typowy dokument magazynowy w rodzaju: polecenie przyjęcia, polecenie wydania, przesunięcie itp. (w sumie 8 dokumentów). Oceniano w tej grupie również: zdolnośc programu do rezerwacji zamówień (ręczna - 1 pkt, automatyczna wg przyjmowanych zamówień - 1 pkt), automatyczne zwolnienia rezerwacji w czasie, zdolność do kontroli stanów magazynowych, stanu zapasów, wspomaganie przy inwentaryzacji.

Marketing

Najmniej rozbudowaną grupę kryteriów zastosowano oceniając przydatność programów do prowadzenia marketingu, ograniczając przyznawanie punktów (po jednym) za: drukowanie ofert, ich rejestrację oraz rejestrację zapytań ofertowych.

Zestawienia

Ostatnią grupą kryterów tej części analizy, która dotyczyła stricte funkcjonalnych cech badanych programów była grupa "Zestawienia". Po punkcie przyznawano tu za: obliczanie marży, ilości sprzedaży, wartości sprzedaży, segregację wartości i ilości sprzedaży poszczególnych towarów, wydzielanie grup towarowych, przygotowywanie zestawień sprzedaży w określonym okresie (od daty do daty), przygotowywanie rocznych zestawień ruchu cen, a także list towarów, dla których ceny nie ulegały zmianie.

Administracja: bezpieczeństwo

Odrębnie przebadano również jeszcze dwie cechy: łatwość administrowania programem przez użytkownika (przyznawano po 1 punkcie za: możliwość definiowania przez użytkownika własnego menu, a także trybu pracy, za help definiowany przez użytkownika, za help kontekstowy, za kalkulator i za słowniki) oraz bezpieczeństwo systemu, gdzie punktowano: system haseł, zdolność definiowania uprawnień do hasła, kodowanie zbiorów, możliwość tylko okresowego przyznania uprawnień, kontrolę aktywności użytkowników oraz możliwość archiwizacji zbiorów.

Jak liczono?

Punkty, uzyskane przez poszczególne programy w kolejnych omówionych tu grupach podsumowano, a następnie obliczono, jaki stanowią one procent maksymalnej liczby punktów możliwych do uzyskania dla danej grupy kryteriów.

Informacje dodatkowe

Należy podkreślić, że o ile szczegółowo sprawdzano zawartość merytoryczną pakietów to przedstawiona liczba wdrożeń jest liczbą podaną przez producenta i nie weryfikowaną. Warto też dodać, że analizie poddano wersje standardowe pakietów, natomiast część firm oferuje poszczególnym odbiorcom możliwość indywidualnych zmian.

Rezultaty

Analiza pozwala wysnuć kilka generalnych wniosków na temat wad i zalet poszczególnych pakietów, choć potencjalnym użytkownikom zalecamy raczej dokładne przestudiowanie tabel, obrazujących skalę realizacji poszczególnych funkcji przez badane programy i wybór tego, który w największym stopniu spełnia oczekiwania i zindywidualizowane potrzeby. Przedstawiona analiza porównawcza pokazuje, że podejście programistów do problemu jest tak różne, jak różne mogą być metody prowadzenia handlu.

Funkcjonalnie, analizowane pakiety zbliżone są praktycznie tylko w zakresie obsługi stanów towarów, co w systemach tego typu jest rzeczą podstawową. Natomiast co do sposobów kodowania towarów, metod fakturowania, obsługi zamówień, czy emitowania zestawień i raportów różnice są stosunkowo duże.

Gwoli ścisłości wymieńmy więc jeszcze tylko te cechy, które trudno było wyspecyfikować drogą standardowej analizy. I tak:

- pakiet firmy BT: zawiera ciekawe rozwiązanie strukturalnego, definiowanego przez użytkownika kodu towarowego, znacznie ułatwiającego wyszukiwanie i identyfikację poszczególnych towarów, bardzo dokładne i szczegółowe zestawienia;

- pakiet firmy InterAms: jest bardzo szybki w działaniu, szczególnie w wersji sieciowej, interesująca wydaje się też możliwość zakodowania najczęściej sprzedawanych towarów pod odpowiednimi klawiszami funkcyjnymi, dokładnie rozwiązany został problem zwrotów towarów;

- pakiet firmy Macrosoft: jest najłatwiejszy do szybkiej modyfikacji przez użytkownika zgodnie z jego potrzebami, ściśle powiązany z całym zestawem programów obsługi przedsiębiorstwa, oferowanym przez tę firmę, obsługuje najwięcej rodzajów transakcji magazynowych;

- pakiet firmy Witcomp: gwarantuje bardzo duże bezpieczeństwo danych osiągnięte przez szczegółowy system haseł, daje możliwość obsługi sprzedaży detalicznej poprzez podłączenie kas sklepowych, zapewnia obsługę kart kredytowych i kodów paskowych.

W kolejnej publikacji przedstawimy porównanie wybranych pakietów finansowo-księgowych. Prosimy wszystkich producentów oprogramowania, zainteresowanych przedstawieniem swoich produktów w naszym cyklu, o przesłanie wersji demonstracyjnych i instrukcji użytkowania oprogramowania do firmy Softutor: 00-665 Warszawa, ul. Nowowiejska 25/114, tel. 25-15-28, 21-007-1242, fax 37-07-46 lub na adres naszej redakcji.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200