Instytucje sektora publicznego coraz częściej decydują się na systemy ERP.

Pierwsze wdrożenia systemów ERP w sektorze publicznym rozpoczęły się od przedsiębiorstw komunalnych. Przez długie lata jedynym kompleksowym wdrożeniem SAP była Kancelaria Sejmu. W samorządach wciąż nie było impulsu do zmian starych systemów na nowoczesne ERP. Przełomem okazało się wdrożenie SAP w Urzędzie Miasta Wrocławia rozpoczęte w 2003 r. i systemu Oracle w Poznaniu. Odtąd datuje się zainteresowanie samorządów ERP. Prawdziwy boom dopiero przed nami.

Duży do dużego

Urząd Miejski Wrocławia dysponuje budżetem 2,8 mld zł. Warszawa - ponad 8 mld zł. W tym pierwszym urzędzie wraz z jednostkami podległymi ok. 6 tys. W tym drugim ponad 15 tys. Dodajmy, że wrocławskich wydziałów i biur jest ponad 35, natomiast w Warszawie aż 270 wydziałów dla dzielnic. Takimi organizacyjnymi molochami trudno zarządzać w tradycyjny sposób. Wszakże wdrożenie ERP - w obu przypadkach zdecydowano się na produkty SAP (przetargi wygrał wrocławski Winuel z Grupy Sygnity) - potrwa jeszcze lata.

Samorządowcy z obu miast zwracają uwagę, że przecież we wdrożeniu ERP nie chodzi o to, by tylko uruchomić system, ale o to, by organizacja działała sprawniej. Ma nastąpić standaryzacja i automatyzacja procesów, należy dokonać zmiany w organizacji i wprowadzić efektywniejsze praktyki zarządzania, trzeba uporządkować bazy, wymienić aplikacje "wyspowe". Efektem ma być skrócenie czasu obsługi procesów finansowych i wprowadzenie narzędzi kontrolingowych. Wreszcie, wraz z wdrożeniem systemu ERP powinna się poprawić obsługa spraw pracowniczych.

Te oczekiwania muszą zostać sprecyzowane w wielomiesięcznych rozmowach między firmą wdrażającą a urzędnikami. Przykładowo, na ustalenia co do zakresu prac przy wdrożeniu systemu Microsoft Dynamics w Urzędzie Miasta Szczecina założono termin od sierpnia 2007 r. do stycznia 2008 r. Zakończenie wdrożenia nastąpi w 2009 r. W konsekwencji ma nastąpić zmiana mentalna w organizacji. Szczeciński magistrat chce ograniczyć liczbę systemów, baz i oczywiście kosztów. "To koniec ery rozwiązań częściowych i systemów wyspowych" - twierdzi Andrzej Feterowski, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Szczecina.

Wdrożenia także dla Polaków

Dlaczego w kontekście wdrożeń w dużych urzędach spotykamy tylko zagraniczne marki ERP? "Z naszych doświadczeń wynika, że duży przede wszystkim chce wybrać kompetentnego dostawcę, z realnym doświadczeniem branżowym i wiedzą ekspercką, oferującego sprawdzony system" - mówi Piotr Staniszewski, wiceprezes zarządu firmy Aram z Grupy Sygnity. Podkreśla, że jednostek samorządowych nie stać na eksperymenty - ani w wymiarze czasowym, ani finansowym.

Przeczy temu jednak doświadczenie bielskiej firmy Rekord. Jej system Rekord obejmuje 50% ludności Śląska, 71% Małopolski zachodniej i aż 87% Podbeskidzia. Prezes Janusz Szymura nie boi się konkurencji wielkich firm, mimo że zatrudnia tylko 70 osób. "Za mną przemawiają efekty wdrożeń i zadowolenie skarbników miast" - mówi. Na jak długo starczy mu sił, żeby walczyć o swoją pozycję z takimi firmami, jak Oracle czy SAP?

Mały zbyt kosztowny

Spójrzmy na Kraków. Urząd tego miasta już w latach 90. XX w. posługiwał się systemem wspomagania zarządzania miastem Ratusz gdańskiej firmy Otago. Przejęcie zadań powiatowych w 1999 r., a także zarządzanie programami unijnymi powodują, że oprogramowanie "szyte na miarę" przez kilkudziesięcioosobową firmę na rzecz ponad 1300-osobowego urzędu stało się dlań "za ciasne".

Systemem Ratusz opiekuje się 15 informatyków-urzędników. Ich praca kosztuje miasto ok. 750 tys. zł rocznie. Za utrzymanie systemu magistrat płaci ok. 500 tys. zł. Gdyby Kraków przeszedł na system klasy ERP któregoś z czołowych graczy, opiekę nad systemem mogłyby sprawować prawdopodobnie trzy osoby, pozostałe zaś zajęłyby się czymś innym, równie pożytecznym dla miasta. Decyzja o wymianie systemu wspomagającego zarządzanie została już właściwie podjęta. Teraz trzeba już tylko czekać na ogłoszenie przetargu.

Kiedy usłyszymy o kolejnych wdrożeniach? Lada moment zostaną ostatecznie przyznane pieniądze w ramach programów unijnych. Ta fala wymusi zmianę zarządzania z ręcznego na zautomatyzowane i to jest właśnie szansa dla branży IT na nowe kontrakty.