Ubezpieczeniowa Grupa Generali realizuje strategię zmian biznesowych i organizacyjnych wspieranych przez przebudowę firmowej informatyki. Jej biznes ubezpieczeń na życie rośnie co roku o kilkadziesiąt procent. Niezbędne stało się przygotowanie nowej platformy, która pozwoli kontynuować wzrost, zwłaszcza że dotychczasowy system nie spełniał oczekiwań i wymagań biznesowych. Budowa nowego systemu rozpoczęła się pod koniec 2009 r. i zakończyła dwa lata później. GLAS (Generali Life Administration System) w wersji 3.0 to największy projekt informatyczny w historii firmy w Polsce, zrealizowany ponadto w modelu in-house, czyli własnymi siłami blisko stu pracowników Generali.

Szybkość i satysfakcja

Na konkurencyjnym rynku ubezpieczeniowym wśród wielu podobnych do siebie ofert liczy się szybkie definiowanie, modyfikowanie i dostarczanie produktów oraz satysfakcja klientów. "Przez trzy miesiące od uruchomienia GLAS 3.0 wprowadziliśmy już trzy nowe produkty" - mówi Mariusz Zagajewski, dyrektor Departamentu Ubezpieczeń Indywidualnych na Życie i Emerytalnych. "W poprzednim systemie trwałoby to od trzech do dziewięciu miesięcy". Zagajewski zwraca uwagę, że to dopiero początek funkcjonowania systemu, który jest w fazie stabilizacji. "Perspektywy i możliwości systemu są bardzo obiecujące" - mówi Mariusz Zagajewski.

Informacje o polisach klienci Generali mogą sprawdzać w indywidualnych kontach na portalu. System GLAS 3.0 pozwala prezentować tam dane dotyczące polis życiowych, które dostępne są w trybie 24/7. Klient może nie tylko edytować swoje dane, ale w zależności od posiadanego produktu, wybierać fundusze inwestycyjne, zmieniać strategię inwestycyjną. Poprzez wprowadzenie rejestru szkód i wypłat poprawiona została jakość procesu wypłaty świadczeń i kontrola nad nim. Skrócono czas odpowiedzi na reklamacje. Firma planuje kolejną wersję portalu, w której pojawią się nowe wizualizacje gromadzonych na polisie środków.

GLAS 3.0 skróci czas od momentu spotkania agenta z klientem do wystawienia i dostarczenia polisy. Agenci będą mogli korzystać z portalu, dysponując narzędziami do zarządzania portfelem swoich klientów. Obecnie 99% polis majątkowych jest wprowadzanych przez agentów do portalu. Podobnie będzie w przypadku polis życiowych. Dziś do systemu wprowadza je kilkadziesiąt osób w centrali, ale kiedy portal zostanie udostępniony agentom w sieci sprzedaży, liczba użytkowników wzrośnie do kilku tysięcy.

Jakość i spójność

Nowy system ułatwia także pracę menedżerom i działom back office. Sięganie po informacje zarządcze lub finansowe nie wymaga angażowania IT - dostępne są narzędzia, które wspomagają generowanie raportów. Proces zamykania dnia i miesiąca oraz dostarczanie odpowiednich danych do działów finansowych skrócił się trzykrotnie. GLAS 3.0 został włączony do systemu wydruków masowych. "Dzięki temu zyskujemy oszczędność czasu, kosztów i nakładu pracy na obsługę procesów związanych z polisami na życie" - mówi Mariusz Zagajewski.

Równolegle do budowy systemu GLAS 3.0 podjęto projekt migracji danych znajdujących się w starym systemie - 200 tys. polis życiowych, w tym 120 tys. aktywnych na 30 różnych produktów. Dzięki temu po zaimportowaniu do nowego systemu zredukowano znacząco błędy i niespójności. "Wysoką jakość danych zamierzamy utrzymywać dalej, a nie tylko w momencie wdrożenia" - mówi Mariusz Zagajewski. W systemie zaimplementowano mechanizmy badające spójność i poprawność danych.

Własnymi siłami

Nowy system był potrzebny także dlatego, że obniżyła się dostępność specjalistów znających technologie, na których oparta została poprzednia aplikacja. "Jeżeli nasze potrzeby biznesowe gwałtownie wzrosną, nie będzie kłopotu z pozyskaniem wiedzy z rynku" - mówi Mariusz Zagajewski, który był kierownikiem projektu wdrożenia nowego systemu.

Decyzja o wykonaniu systemu siłami przedstawicieli działów biznesowych i IT zapadła po analizie rynkowej oferty systemów. "Doszliśmy do wniosku, że dostosowanie się do rozwiązania z pudełka zajmie więcej czasu niż budowa systemu własnym sumptem. Metoda in-house pozwoliła nam głęboko przeanalizować procesy i pozbyć się zbędnych i nieefektywnych" - mówi Przemysław Pietrzyk, dyrektor Departamentu IT w Grupie Generali. "Tak duże projekty rzadko kończą się sukcesem. Bardzo dobra kooperacja wszystkich uczestników i wsparcie zarządu sprawiły, że osiągnęliśmy sukces" - dodaje Mariusz Zagajewski.

Podczas budowy GLAS 3.0 wymieniono lub zmodyfikowano 11 innych elementów infrastruktury IT, które stanowią jego integralną część. Nowy system wykorzystuje także elementy infrastruktury, systemów i aplikacji, takich jak: sieć WAN MPLS, szyna usługowa, silnik BPM, portal dla klientów i agentów, hurtownia danych, które w firmie wdrożono wcześniej. GLAS 3.0 przydał się przy konsolidacji systemów centralnych w Grupie Generali, przejmując funkcje obsługi polis na życie. Wokół systemu zbudowano centrum wiedzy i kompetencji, które uodparnia organizację na ryzyko związane z rotacją kadr biznesowych i IT.