Specjaliści z różnych sfer przedsiębiorstwa stoją przed poważnym problemem, gdy - wybierając system informatyczny dla swojej firmy - muszą ocenić jego funkcjonalność.

Porównanie setek czy nawet tysięcy funkcji systemu z potrzebami przedsiębiorstwa, czyli z konkretnym sposobem prowadzenia działań gospodarczych, wydaje się wręcz niemożliwe. Jak w takim razie skonfrontować wymagania użytkowników i wypracowaną w fazie reorganizacji nową koncepcję działania biznesu z wymaganą funkcjonalnością narzędzia do jego realizacji, czyli systemu informatycznego? Podobny problem mają specjaliści z firm oferujących systemy informatyczne, jak w prosty i zrozumiały sposób przedstawić możliwości systemu do wspierania procesów gospodarczych, realizowanych w firmie?

Problem w tym, że potencjalni użytkownicy systemu nie zawsze potrafią precyzyjnie i jednoznacznie opisać swoje środowisko pracy i sformułować, czego oczekują na co dzień od systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Także specjaliści z firm wdrożeniowych posługują się często enigmatycznie brzmiącymi hasłami czy wręcz żargonem pojęć, specyficznym dla prezentowanego systemu informatycznego. Problem ze znalezieniem wspólnego języka mają więc obie strony.

Czy istnieje rozwiązanie?

Czy dokonując tak poważnej inwestycji, jak wybór zintegrowanego systemu informatycznego, na pewno nie mamy możliwości skonfrontowania w usystematyzowany sposób funkcjonalności systemu z naszymi potrzebami? Jest kilka metod. Jedną z nich jest przeprowadzenie testów wybranych funkcji na standardowej konfiguracji systemu, którą ma większość oferowanych na rynku produktów. Innym rozwiązaniem jest przeprowadzenie kilku wizyt referencyjnych w firmach z pokrewnych branż, w których dany system już działa. Można także zaproponować firmie oferującej system wykonanie jego prototypu konfiguracji dla jednego lub dwóch interesujących nas zagadnień.

Niestety, żadne z wymienionych rozwiązań nie eliminuje wszystkich problemów tej specyficznej ergonomii. Doskonałym uzupełnieniem byłoby znalezienie wspólnego języka między przedsiębiorstwem wybierającym system a jego dostawcą, języka, za pomocą którego można by jednoznacznie opisać zarówno system, jak i środowisko biznesowe, w którym ma on funkcjonować. Takim wspólnym językiem jest model.

Model - wspólny język użytkownika i systemu

Model to uproszczony opis rzeczywistości. Służy do przedstawienia interesujących nas problemów lub zjawisk w zrozumiały sposób, pozwalający uwidocznić najważniejsze interesujące nas cechy badanego obiektu lub zjawiska, pomijając jednocześnie pozostałe. Ważne jest, aby model był:

Zrozumiały.

Tylko zrozumiały model będzie chętnie wykorzystywany. Modele skomplikowane zostaną szybko porzucone.

Względnie prosty i tani w wykonaniu.

Model powinien być prosty i tani w przygotowaniu w porównaniu z kosztem przedsięwzięcia, w którym jest wykorzystywany. W przeciwnym razie nie ma sensu budować modelu, bo będzie to sztuka sama dla siebie.

Ukierunkowany na cele, których realizacji służy.

Nawet zrozumiały i prosty w konstruowaniu model może być bezużyteczny, jeśli opisuje to, co jest nam zbędne, a interesujących nas rzeczy nie możemy w nim znaleźć.

Modelowanie do potrzeb wyboru systemu

Przy wyborze systemu jednym z postulatów jest rozstrzygnięcie, czy funkcjonalność systemu spełnia oczekiwania wspierania działalności i zarządzania przedsiębiorstwem. Inaczej mówiąc, trzeba skonfrontować aktualny lub docelowy sposób działania biznesu z posiadanymi przez system funkcjami i procedurami. Oczywiście, nie jest możliwe wykonanie tego dla przekroju funkcjonalnego systemu, czy też dla wszystkich funkcji i procesów występujących w przedsiębiorstwie. Jednakże model powinien umożliwiać porównanie strategiczne i operacyjne istotnych funkcji przedsiębiorstwa i systemu.

Każda z organizacji ma swój niepowtarzalny sposób działania. W zależności od metody modelowania można opisać go w różny sposób. Obecnie najpopularniejszymi metodami są te, które opisują procesy gospodarcze przedsiębiorstwa, niemniej pozostałe metody (np. opisujące pojedyncze obszary funkcjonalne firmy), wciąż znajdują zastosowanie. Większość z nich umożliwia - podczas tworzenia modelu - zejście na najniższy poziom szczegółowości, tzn. pozwala odzwierciedlić w modelu nawet najmniejsze istniejące w organizacji funkcje i czynności. Dzięki temu możliwe jest stworzenie modelu, który - w zależności od potrzeb - opisywałby na pożądanym poziomie szczegółowości wszystkie lub tylko interesujące nas funkcje i procesy przedsiębiorstwa.