Wbrew pozorom dobre narzędzie do wysyłki masowej korespondencji e-mailowej nie jest rozwiązaniem ani kosztownym, ani wymagającym ogromnych nakładów finansowych. Rynkowa oferta oprócz narzędzi dostępnych w modelu SaaS obejmuje także kilka ciekawych narzędzi do instalacji na serwerze lub nawet stacji roboczej. Wśród nich spotkamy zarówno narzędzia płatne, jak i dostępne bezpłatnie w modelu open source.

Elementy rozwiązania

Podstawowym elementem systemu e-mailingowego jest odpowiednio skonfigurowany serwer lub grupa serwerów. System e-mailingowy oprócz samej wysyłki e-maili pełni także funkcje edycji list wysyłkowych oraz prostej edycji wiadomości. Interfejs do takiego narzędzia może być webowy albo może to być aplikacja stand-alone instalowana na stacji roboczej. Ze względu na łatwiejszą dostępność i możliwość jednoczesnej pracy wielu użytkowników rozwiązanie webowe jest obecnie przeważającym.

Bardzo istotnym elementem systemu jest narzędzie do importu adresów do list wysyłkowych. Powinno ono zawierać mechanizmy deduplikacji adresów oraz sprawdzania ich poprawności. Import powinien być możliwy zarówno z plików CSV, jak i poprzez przeklejenie adresów do okna przeglądarki.

Dobre narzędzia posiadają także możliwości łączenia ze sobą list wysyłkowych i pozwalają na obsługę i uwzględnianie w zawartości list adresów "odbitych". To takie adresy, które przy wysyłce odsyłają do serwera SMTP informację o niedostępności skrzynki pocztowej lub jej przepełnieniu. Odbicia dzielimy na hard (twarde) oraz miękkie (soft). Odpowiednio konfigurując dopuszczalną liczbę odbić, możemy zarządzać polityką oczyszczania list wysyłkowych, a więc i ich aktualnością.

Rodzaje kampanii

Po stworzeniu odpowiedniej listy i zasileniu jej danymi wysyłkowymi należy zdecydować o rodzaju wysyłki kampanii, którą chcemy przeprowadzić. Oprócz prostej kampanii jednorazowej możemy zdefiniować kampanię powtarzalną o zadanym okresie powtórzeń albo kampanię wyzwalaną datą. Do bardzo skutecznych należą także tzw. autorespondery - mechanizmy pozwalające na wysyłkę zaprogramowanych wiadomości do użytkownika w zadanych okresach - od jego zapisania się na listę. Dość rzadko spotkamy narzędzia pozwalające na start wysyłki po wystąpieniu określonego zdarzenia - np. po uaktualnieniu kanału RSS.

Z punktu widzenia testowania wiadomości i jej tematu bardzo przydatną funkcją może okazać się mechanizm Split testing. Załóżmy że mamy listę wysyłkową składającą się z 50 000 adresów i chcemy przetestować skuteczność dwóch różnych wiadomości najpierw na grupach liczących po tysiąc adresów. Mechanizm split test wysyła więc początkowo po tysiąc sztuk obu wersji i czeka określony czas na pierwsze statystyki kliknięć i otwarć. Na ich podstawie po zadanym czasie - np. po 24 godzinach sam wybiera lepszą wersję i wysyła pozostałe 48 000 e-maili z zawartością, która zwyciężyła w teście. Mechanizm może też tę decyzje pozostawić do wglądu i akceptacji opertatora kampanii.