Należności pod kontrolą
- Piotr Waszczuk,
- 10.04.2012
Im więcej wierzycieli, tym trudniejsze zarządzanie procesem obsługi wierzytelności. Z pomocą przychodzą dedykowane systemy biznesowe o różnej skali i funkcjonalności.
- Comarch Debt Management
- SmartReactor
- Madeline
- S&T RMS
- BAKK DebtManager
- APTUS Windykator
- ZEBU Zwindykacja
- SAW-G
Czasem wystarczy monit
Ktoś mógłby powiedzieć, że rozwiązaniem problemu wierzytelności są usługi profesjonalnych firm windykacyjnych. Jednak na rynku B2B sprzedaż wierzytelności oznacza stratę w postaci wymiernego ograniczenia wartości przeterminowanej należności. Sięgnięcie po usługi firmy windykacyjnej jest więc coraz częściej traktowane jako ostateczność. Większe firmy, zwłaszcza z branży finansowej i ubezpieczeniowej, w pierwszej kolejności podejmują działania zmierzające do samodzielnego odzyskania niespłaconych zobowiązań.
Według ekspertów, skuteczność działań windykacyjnych jest tym większa, im wcześniej zostaną one podjęte. Zdarza się, że termin zapłaty zostaje przekroczony w wyniku zwykłego przeoczenia. Wtedy nawet proste przypomnienie o konieczności zapłaty może nie tylko przynieść skutek, ale nawet poprawić relacje kontrahentów. Żeby sporządzić taki monit, wystarczy odpowiedni mechanizm wbudowany w narzędzie wykorzystywane przez handlowców. Sprawne zarządzanie kompleksowymi, skierowanymi do rozmaitych kontrahentów, działaniami windykacyjnymi oraz kontrola należności to już działania bardziej złożone. Budowanie rejestru dłużników i wierzytelności, analiza sytuacji finansowej oraz ryzyka, wyliczanie limitów kredytu kupieckiego czy generowanie i wysyłka pism, wreszcie obsługa ubezpieczeń i ewidencjonowanie podjętych działań windykacyjnych i ich efektywności - to tylko niektóre funkcje wbudowane w dedykowane systemy wspierające zarządzanie wierzytelnościami.
CRM na dłużnika
W pewnym sensie rozwiązania wspierające zarządzanie wierzytelnościami pełnią podobną rolę w procesie windykacji co narzędzia klasy CRM w kontekście sprzedaży. W znacznym stopniu ułatwiają zarządzanie relacjami z dłużnikami, zobowiązaniami, a także obsługę procesu windykacji na poziomie operacyjnym. Najczęściej obsługują rożne kanały kontaktu z kontrahentami: wiadomości SMS, pocztę elektroniczną i papierową, rozmowy telefoniczne. Oprogramowanie wspierające zarządzanie wierzytelnościami często pomaga także w umawianiu spotkań osobistych, zgłaszaniu roszczeń do Biur Informacji Gospodarczej czy przekazywaniu wierzytelności zewnętrznym podmiotom. W wielu przypadkach możliwa jest automatyzacja powtarzanych czynności.
Tego typu mechanizmy przekładają się na zwiększenie ściągalności przeterminowanych należności. "Rozwiązania wspierające zarządzanie wierzytelnościami pomagają w efektywnym odzyskiwaniu przeterminowanych należności, między innymi poprzez wszechstronne wsparcie wielokanałowego kontaktu z dłużnikiem oraz organizację pracy zespołów windykacyjnych z uwzględnieniem priorytetów obsługiwanych spraw. W efekcie klienci odnoszą znaczące korzyści płynące ze wzrostu ściągalności wierzytelności" - przekonuje Małgorzata Piskorz, konsultant rozwiązań windykacyjnych firmy Comarch. Według niej bardziej rozbudowane narzędzia - takie jak Comarch Debt Management - wspierają również modelowanie procesów windykacji. Najbardziej rozbudowane systemy odwzorowują logikę biznesową wykorzystywanych w firmie procesów windykacyjnych.
Analityka długów
Uzupełnieniem narzędzi wspomagających ściąganie wierzytelności na poziomie operacyjnym są funkcje do raportowania i analiz biznesowych. Często wspierane są również działania wywiadu gospodarczego, czyli szacowania wiarygodności potencjalnych partnerów jeszcze przed rozpoczęciem współpracy. Dodatkowe mechanizmy z zakresu raportowania pozwalają śledzić koszty działań windykacyjnych w zestawieniu z potencjalnymi wpływami. Dzięki temu możliwe staje się sprawne oszacowanie opłacalności ewentualnych działań windykacyjnych oraz przyspieszenie całego procesu.
Dodatkowo oprogramowanie tego typu integruje pochodzące z różnych źródeł dane dotyczące zobowiązań - ich pochodzenia, wartości, terminów czy powiązanych podmiotów. Agregacja informacji w znacznym stopniu ułatwia wybór optymalnych działań zmierzających do odzyskania przeterminowanych należności. Tego typu informacje mogą być również wykorzystywane w ramach systemów wspierających inne działania rynkowe. Skuteczne ściąganie wierzytelności ułatwia segmentacja portfela dłużników. Podział wierzycieli na grupy usystematyzowane, m.in. według wieku i wartości zobowiązania czy historii dotychczasowych relacji, ułatwia wybór najskuteczniejszej metody działania. "Szczególnie ważną funkcją jest możliwość klasyfikowania kontrahentów w zależności od wielkości obrotu czy ryzyka współpracy. Pozwala to tworzyć grupy klientów, do których dostosowana jest indywidualna polityka zarządzania należnościami" - podkreśla Bartosz Sobolewski, prezes zarządu firmy SmartMedia, rozwijającej oprogramowanie SmartReactor. Jego zdaniem dzięki możliwości różnicowania działań podejmowanych wobec klientów firmy mogą utrzymywać z nimi dobre relacje przy jednoczesnym skróceniu czasu spłaty należności.
- zwiększenie ściągalności należności i ryzyka ich przeterminowania,
- zmniejszenie kosztów obsługi wierzytelności,
- możliwość zautomatyzowania powtarzalnych działań,
- możliwość zindywidualizowania obsługi kontrahentów.