Mało kto zdaje sobie sprawę, że inwestycje w informatykę dotyczą fundamentu funkcjonowania miasta, samego sedna mechanizmu zarządzania miastem. Dopiero ponad tym mechanizmem działają prezydent i rada miasta. Doskonale zrozumiano to w Bydgoszczy.

Oczywiste jest, że informatyka kosztuje. Dużo więcej kosztuje jednak brak informacji na czas. Dużo więcej kosztuje podejmowanie decyzji w oparciu o nieprawdziwe dane. Systemy informatyczne są w stanie przyspieszyć proces wypracowywania decyzji oraz wpłynąć na ich jakość w znacznie większym stopniu niż inwestycje dokonywane w innych obszarach. Co więcej, niewydolność systemu informatycznego to niewydolność urzędu i miasta. Szczególne znaczenie mają inwestycje w narzędzia usprawniające zarządzanie finansami miasta.

"Niemożliwym jest zarządzanie miastem bez zarządzania finansami" - mówi Ładysław Milancej, dyrektor Wydziału Informatyki w Urzędzie Miejskim w Bydgoszczy - "Może nawet to właśnie potrzeba zarządzania finansami spowodowała, iż budowane systemy w sposób zintegrowany obejmują wszystkie dziedziny zarządzania miastem, od ewidencji mieszkańców, gruntów i budynków, ewidencji funkcji miasta i administracji samorządowej po odzwierciedlenie funkcji miasta z bardzo ewidentnym aspektem kosztów".

Pomimo ograniczonych środków przeznaczanych z budżetu miasta na informatykę w Bydgoszczy nie zdecydowano się na wdrażanie ad hoc tanich rozwiązań, narzędzi zaspokajających potrzeby chwili. "Koszty utrzymania takiej konstrukcji są większe niż koszty budowy. Wymaga to częstego przebudowywania, albo nawet tworzenia wielu elementów od nowa" - przekonuje Ładysław Milancej. "Niestety rozwiązaniem nie jest także tworzenie informatyki z wykorzystaniem najlepszych, a zarazem najdroższych technologii. Nie można bowiem kupić czasu potrzebnego na stworzenie solidnych fundamentów" - dodaje.

Miasto zdecydowało się więc na stopniowe, systematyczne budowanie fundamentów. Jeden z nich - obok map numerycznych i GIS oraz spajającego wszystko systemu obiegu informacji - stanowi zintegrowany system ewidencyjno-finansowo-księgowy. Tworzy on bazę wiedzy o tym, czym zarządza miasto i jakim dysponuje budżetem. Wykorzystując ją, możliwe jest konstruowanie coraz bardziej wyrafinowanych narzędzi umożliwiających bardziej oszczędne zarządzanie finansami miasta.

Zidentyfikowana wpłata

Przykładem takiego narzędzia może być wykorzystywany przez wydział Budżetu i Finansów Urzędu Miejskiego system Transcollect, czyli oprogramowanie umożliwiające identyfikację wpłat masowych. W pierwszej fazie system został wdrożony tak, że objął podatek od nieruchomości osób prywatnych. W tym roku zacznie on obsługiwać identyfikację wpłat masowych od podatku rolnego, leśnego i podatku od nieruchomości osób prawnych.

Transcollect pozwala na wczytywanie wyciągów bankowych w postaci elektronicznej, a następnie na rozksięgowanie ich przez odpowiedzialnych urzędników na indywidualne konta podatników. Automatyzacja tego drugiego procesu dotyczy wyłącznie wpłat tzw. niededykowanych, czyli bez określonych dyspozycji wpłacającego. Pozostałe wpłaty operator księguje metodą tradycyjną, bez potrzeby wprowadzania danych z dokumentów papierowych do systemu.

Automatyczna identyfikacja płatności wymagała zmian we wszystkich modułach systemu zintegrowanego dotyczących obsługi podatków od nieruchomości. Ponieważ system windykacyjny musi rozpoznać kod podatku i odpowiednio zaksięgować wpłatę, konieczne było ustalanie odpowiedniej struktury indywidualnego numeru konta bankowego oraz struktury pliku wejściowego.

Po naliczeniu podatku za 2005 rok administrator aplikacji nadał numery kont bankowych wszystkim nieruchomościom z naliczonym podatkiem. Dla nowo rejestrowanych nieruchomości proces nadawania indywidualnych numerów kont bankowych jest automatyczny.

Indywidualny numer rachunku bankowego drukowany jest na odpowiednich decyzjach wymiarowych, korygujących i niektórych egzekucyjnych.

Warto przy tym dodać, że system Transcollect powstał z inicjatywy skarbnika miasta Bydgoszczy i we współpracy z Bankiem Pocztowym. "Systemowi należy zapewnić możliwość funkcjonowania. Nie chodzi tutaj wyłącznie o sieci teleinformatyczne, ale przede wszystkim o przeszkolony personel, który będzie potrafił w pełni wykorzystać możliwości systemu. Jednym z głównych zagrożeń podczas budowy systemu to właśnie niedoinwestowanie w zakresie umiejętności posługiwania się systemem. To nie informatyk ma być tutaj gospodarzem funkcji systemu, lecz użytkownik. Informatyk jest jedynie analitykiem, który te funkcje podtrzymuje" - mówi Ładysław Milancej.

Oszczędny goniec

Innym przykładem tworzenia nowych narzędzi w oparciu o informatyczne fundamenty może być działający od września 2005 r. system Gońcy. Obsługuje on dostarczanie listów poleconych oraz przesyłek za potwierdzeniem odbioru przez doręczycieli (gońców). Wdrożenie tego rozwiązania wymagało zmodyfikowania w wydziałach obsługiwanych przez system zintegrowany wszystkich funkcji związanych z wydrukiem decyzji, które miały być dostarczone za pomocą poczty doręczycieli. Modyfikacje związane z wdrożeniem systemu zainstalowano we wszystkich aplikacjach systemu związanych z obsługą mieszkańców (180 stanowisk).

Dzięki temu zaoszczędzono czas konieczny do wpisywania niezbędnych danych do wydrukowania, tzw. "zwrotek", czyli formularzy potwierdzeń odbioru przesyłki. Jednocześnie kancelaria odpowiedzialna za dostarczenie korespondencji otrzymuje listy przesyłek z wydrukowanym kodem paskowym - identyfikatorem przesyłki. Wprowadzenie potwierdzenia dostarczenia przesyłki odbywa się za pomocą czytnika kodów paskowych.

"Po raz kolejny idea systemu zintegrowanego przyniosła oczekiwane od dawna korzyści, czyli oszczędności czasu pracowników oraz kosztów przesyłek o ok. 30%. To daje ok. 300 tys. zł rocznie" - mówi Ładysław Milancej. Warto zauważyć, że bez integracji systemu z aplikacjami wydziałowymi wdrożenie byłoby niemożliwe do przeprowadzenia i byłoby nieopłacalne, gdyby integrację z posiadanymi systemami przeprowadzać z nowym oprogramowaniem.

Nie tylko urząd

Nieco wcześniej niż Gońcy, w czerwcu 2005 r., wdrożony został podsystem systemu zintegrowanego ewidencji podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. Aplikacja umożliwia pełną automatyzację czynności związanych z obsługą podmiotów gospodarczych, a także gromadzenie danych o podmiotach objętych obowiązkiem rejestracji w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym). Dotyczy to m.in. rejestracji nowych podmiotów, rejestracji wszelkich zmian do wpisów i likwidacji działalności. Podsystem umożliwia generowanie zestawień informacji - zarówno statystycznych, jak i merytorycznych - według dowolnie zadanych kryteriów.

Aplikacja współpracuje z innymi modułami systemu. Dane osobowe pobierane są automatycznie z systemu ewidencji ludności PESEL. Informacje zapisane w systemie ewidencji stanowią podstawę do rejestracji koncesji na handel napojami alkoholowymi. Jednocześnie program współpracuje z modułem obsługującym naliczanie podatku od nieruchomości w zakresie przekazywania informacji, czy na wybranej nieruchomości prowadzona jest działalność gospodarcza. Aplikację zintegrowano również z podsystemem Gońcy, co oszczędza czas przy wysyłaniu korespondencji do podmiotów gospodarczych.

Ważne przy tym jest, że dzięki organizacyjnym zmianom związanym z uzyskiwaniem REGON-u, NIP-u i korespondencją z ZUS-em udało się zdecydowanie uprościć obsługę petentów. O wiele skuteczniej upraszcza to procedurę rozpoczęcia działalności gospodarczej niż dotychczas uruchomione w Polsce rozwiązania "elektronicznego urzędu".

Kaganek oświaty

Bydgoszcz jest także jednym z pierwszych miast w Polsce, które wprowadza system komputerowy we wszystkie obszary działania oświaty. Dotyczy to zarówno urzędu miasta, jak również samych szkół i placówek oświatowych. Wdrażane rozwiązanie ma kompleksowy charakter. Obejmuje m.in. finanse, planowanie i organizację pracy, gromadzenie i przetwarzanie danych o uczniach, kadry, bibliotekę, administrację szkolną, elektroniczny nabór oraz narzędzia do zbiorczej analizy oświaty dla miasta.

Z punktu widzenia urzędników miejskich system umożliwia tworzenie zestawień zbiorczych z poszczególnych sektorów działalności placówek, generowanie statystyk, analiz, wskaźników, np. liczby uczniów przypadających na jeden etat nauczycielski, administracji i obsługi. Jest zbiorem danych podstawowych, np. liczby uczniów, oddziałów, liczby nauczycieli. "Jednocześnie, dzięki wykorzystaniu numeru ewidencyjnego PESEL, możliwe jest sprawdzenie gdzie i na ilu etatach pracuje określona osoba, co w przypadku ograniczonej liczby miejsc pracy umożliwia prowadzenie prawidłowej polityki kadrowej" - mówi Ładysław Milancej.

System umożliwia także planowanie finansowe w oparciu o pełne dane organizacyjne, co zapewnia jasne powiązanie planu finansowego z podjętym wcześniej zobowiązaniem wobec szkoły polegającym na zatwierdzeniu arkusza organizacyjnego, służy kontroli budżetu oraz generowaniu sprawozdań.

Gwarantuje także ograniczenie nakładu pracy związanej z przeprowadzaniem rekrutacji do szkół średnich. Przy tym daje wymierne oszczędności wynikające z wyeliminowania konieczności drukowania kopii świadectw ukończenia gimnazjum. Likwiduje także zjawisko blokowania miejsc w różnych szkołach przez jednego kandydata.

"To wszystko są korzyści dla miasta, ale z programu korzystają także szkoły i placówki oświatowe. System obsłuży m.in. kadry i płace, księgowość, ale także tworzenie planu lekcji, planu dyżurów czy planowanie i rozliczanie zastępstw. Pozwoli również na ocenianie opisowe uczniów i nauczycieli, prowadzenie dzienników lekcyjnych, drukowanie świadectw, obsługę bibliotek, stołówek, magazynów oraz rekrutację uczniów" - wylicza Ładysław Milancej.