Z Mirosławem Wiatrem, prezesem zarządu firmy konsultingowej Softtutor, doradzającej m.in. w organizacji przetargów na wybór systemu informatycznego, rozmawia Dorota Konowrocka.

Czy firmy ogłaszające zamiar zakupu systemu informatycznego wspierającego zarządzanie są do tego odpowiednio przygotowane?

Bardzo często nie. Przede wszystkim nie wiedzą, w jaki sposób dokonać wyboru, jak porównać oferty, jakimi kryteriami się kierować. Powszechnie popełnianym błędem jest ogłaszanie przetargu otwartego i zaproszenie do nadsyłania ofert. Efektem takiego działania będzie nadejście 50 standardowych ofert systemów z różnych półek, o charakterze niemalże materiałów reklamowych, które będą całkowicie nieporównywalne. Na podstawie różnych, czasem przedziwnych algorytmów, zostaną wyliczone ceny systemu, wiele informacji zostanie pominiętych. I oczywiście dowiemy się, że każdy z tych systemów może zrobić wszystko.

Jak się bronić przed takim zalewem nieprzydatnych informacji?

Ogłosić przetarg zamknięty, skierowany do kilku wcześniej wyselekcjonowanych firm. Opracować ankietę, która może składać się nawet z kilkuset konkretnych pytań, dotyczących funkcji i wymagań systemu, skierowanych do dostawcy. Zażądać szczegółowego kosztorysu obejmującego całość wdrożenia w tej konkretnej firmie w odniesieniu do danej liczby użytkowników. Zwrócić uwagę na dodatkowe koszty, związa- ne np. z koniecznością przejścia na nową bazę danych, zatrudnienia administratorów nowych specjalności bądź koniecznością przejścia na nowocześniejszą czy wręcz zupełnie inną platformę sprzętową.

Jakie chwyty są najczęściej stosowane przez sprzedawców w celu przebicia innych ofert i pozyskania kontraktów?

Przede wszystkim zaniżanie wyjściowych cen. W jaki sposób? Mówienie półprawd na temat funkcjonalności systemu. Czy system potrafi obsłużyć proces X? Ależ tak, potrafi! I dopiero w trakcie wdrożenia okazuje się, że nie, nie potrafi. Albo też wdrożeniowiec proponuje ostatecznie sposób obejścia ograniczeń systemu poprzez dokonanie daleko idących modyfikacji, ale całość z technicznego punktu widzenia wygląda zupełnie absurdalnie. Ale to okazuje się już po podjęciu decyzji i zaangażowaniu kapitału przez klienta. Handlowcy nie tyle kłamią, ile nie mówią całej prawdy... Prawie wszystkie firmy biorące udział w przetargach permanentnie zaniżają koszty usług wdrożeniowych, konsultingowych, szkoleń. Zdarzają się oferty, w których koszt wdrożenia to zaledwie 10% ceny licencji.

Ale przecież, biorąc pod uwagę statystyczną strukturę kosztów projektów wdrożeniowych, cena usług stanowi ok. 60% kosztów całkowitych, a więc jest co najmniej dwukrotnie wyższa od ceny licencji...

No właśnie. Ale przedstawiając klientowi prawdziwe koszty, prawie niemożliwe jest wygranie przetargu. Dlatego są podpisywane umowy na określoną liczbę godzin pracy konsultantów. Później okazuje się, że to za mało, że potrzebne są kolejne godziny ich pracy, to kosztuje, ale klient, który może sobie na to pozwolić, będzie skłonny pokryć wyższe koszty, byle doprowadzić projekt do końca i nie przyznać się do porażki. Wiele nie dokończonych wdrożeń to jednak właśnie skutek błędnego oszacowania kosztów.

Wielu klientów kupuje system na podstawie prezentacji w Power Poincie...

Merytoryczna wartość tej decyzji jest mniej więcej taka, jak jej podjęcie na podstawie wielkich, niebieskich oczu pani prezentującej system lub doskonałej wymowy towarzyszącego jej pana. Pokaz nie powinien być przygotowany przez dostawcę, gdyż wówczas wyeksponuje on jedynie najkorzystniejsze cechy systemu i sprawi, byśmy uznali je za kryteria dokonywanego wyboru. W czasie prezentacji systemu dostawca powinien poka- zywać to, co zostało narzucone przez klienta. I nie ogólnie - chciałbym zobaczyć moduł finansowy, ale szczegółowo - chciałbym zobaczyć, w jaki sposób dokonuje się konkretnej operacji.

Czy wobec tego należy uznać handlowców za sprytnych naciągaczy, żerujących na niewiedzy klienta?

Nie. Rynek się normuje, poziom sprzedawców jest coraz wyższy, są coraz bardziej profesjonalni i coraz większe są szanse na to, że dostawcy uda się zaspokoić wymagania i potrzeby klienta. Wciąż jednak zdarzają się firmy, które działają na zasadzie piramidy: znajdźmy jeszcze jedno zlecenie, pozyskamy pieniądze na rozwój, może douczymy naszych wdrożeniowców i może uda się nam skończyć poprzednie projekty. I zdarzają się również firmy, w których dział handlowy jest oddzielony od działu wdrożeniowego grubą ścianą, przez którą nie przenikają żadne informacje, z wyjątkiem informacji dla handlowców o udanych wdrożeniach. A potem dział wdrożeń jest oszołomiony zakresem obietnic poczynionych przez handlowców i zastanawia się, w jaki sposób temu podołać.