Według zapowiedzi Microsoftu, już wkrótce na rynku pojawić się ma jego nowy serwer komunikacyjny integrujący w sobie także funkcje pracy grupowej, takie jak prowadzenie wspólnych terminarzy oraz możliwość tworzenia specyficznych elektronicznych formularzy i aplikacji.

Duże firmy poszukujące rozwiązań platformy komunikacyjnej mają dwie możliwości: wybrać duży system korporacyjny oferujący bogate możliwości administracyjne, ale dosyć drogi i słabo zintegrowany z najpopularniejszymi aplikacjami pracującymi na komputerach osobistych lub też zdecydować się na system ograniczony, zazwyczaj do sieci lokalnej, dobrze zintegrowany z programami PC-towymi, ale za to z ograniczoną możliwością rozbudowy i niewielką wydajnością. Według zapewnień Microsoftu problemy te rozwiązać ma Exchange Server, który będzie jednocześnie umożliwiał pracę w dużych sieciach korporacyjnych z tysiącami użytkowników oraz zapewniał dobrą integrację z aplikacjami biurowymi.

Poczta elektroniczna

Exchange to przede wszystkim serwer poczty elektronicznej. Każdy przesyłany za pośrednictwem Exchange komunikat może być opatrzony elektronicznym podpisem oraz odpowiednio zaszyfrowany, tak by zapewnić maksymalną poufność przekazywanych informacji. W przeciwieństwie do MS Mail Servera, serwera poczty elektronicznej dla Windows NT wchodzącego w skład rodziny BackOffice, Exchange będzie standardowo wyposażony w możliwość przesyłania poczty elektronicznej poprzez Internet oraz sieci X.400.

Dotychczas firmy, które chciały się komunikować z Internetem za pomocą protokołu pocztowego Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) zmuszone były dokupić oddzielny produkt - bramkę internetową (Internet gateway).

Dodatkową korzyścią dla użytkowników, niezbędną w dzisiejszych systemach poczty elektronicznej, jest możliwość jej odbierania za pośrednictwem zdalnych połączeń poprzez linie telefoniczne. Do tego celu wykorzystywane są standardowe mechanizmy Windows NT (Remote Access Services).

Serwer komunikacyjny ma możliwość obsługi kilku rodzajów połączeń jednocześnie, dzięki czemu nawet wtedy, gdy będzie zerwana podstawowa linia łącząca sieć lokalną z innymi serwerami poczty elektronicznej, Exchange automatycznie przesyła komunikaty inną drogą - awaryjną.

GroupWare

Exchange ma także wbudowane mechanizmy pracy grupowej umożliwiając stworzenie wspólnych grup dyskusyjnych, aplikacji oraz bibliotek dokumentów. Oprogramowanie klienckie Exchange'a umożliwia proste dostosowywanie takich aplikacji do wymagań indywidualnych użytkowników. Dzięki pełnej integracji serwera z terminarzem Schedule+, wchodzącym w skład pakietu Office 95, możliwe jest planowanie wspólnych spotkań uwzględniając plany i wolny czas ich potencjalnych uczestników.

Exchange zawiera wbudowaną aplikację Forms Designer służącą do tworzenia elektronicznych formularzy oraz umożliwia modyfikowanie aplikacji pracy grupowej, napisanych za pomocą języków programowania Visual Basic oraz Visual C++. Najważniejszy dla końcowych użytkowników będzie z pewnością Forms Designer, który pozwoli im w prosty sposób, bez znajomości mechanizmów programistycznych, modyfikować i dostosowywać do własnych wymagań wygląd wyświetlanych na ekranie danych, np. dokumentów umieszczonych we wspólnych dla wszystkich bibliotekach.

Administracja

Najmocniejszym atutem Exchange Servera ma być jego wyjątkowo prosta administracja umożliwiająca swobodne dokonywanie zmian w konfiguracji platformy komunikacyjnej w skali całej firmy, z jednego stanowiska, bez względu na liczbę zainstalowanych serwerów.

Do tego celu służy program administratora prezentujący w prostej, graficznej formie wszystkie zainstalowane w firmie serwery Exchange oraz wzajemne relacje między nimi. Część funkcji jest zautomatyzowana, dzięki czemu administrator nie musi się martwić np. o zdefiniowanie routingu oraz replikację katalogów po dodaniu nowych serwerów do pracującej już sieci z zainstalowanym conajmniej jednym Exchange Serverem. Również w przypadku pojawiających się problemów sieć rekonfigurowana jest automatycznie. Firmom wykorzystującym już serwery Microsoft Mail przydatny będzie program Migration Wizard, umożliwiający przeniesienie kont pocztowych dotychczasowych użytkowników systemu MS Mail na serwer Exchange. Możliwe jest także, by użytkownicy, którzy nie mają jeszcze zainstalowanego klienta Exchange wykorzystywali stosowanego dotąd MS Maila. Exchange serwer zawiera bowiem wbudowany program Microsoft Mail Connector umożliwiający realizację połączeń między serwerem Exchange oraz klientem MS Mail.