Umowy licencyjne zawierane przy okazji kupna-sprzedaży oprogramownia komputerowego nabrały nowego znaczenia od momentu, gdy w kraju zaczęło obowiązywać nowe prawo autorskie.

Zakup oprogramowania w warunkach obowiązującej ustawy o prawie autorskim łączy się z zawarciem umowy licencyjnej, określającej warunki używania pakietu. Niestety, niewiele osób interesuje się samą treścią takiej umowy. Tymczasem, szczególnie przy zawieraniu kontraktów na większą skalę, treść takich umów jest niezwykle ważna. Wpływać może to na koszty zakupu oprogramowania, na łatwość dostępu do zakupionych aplikacji przez pracowników a nawet na politykę firmy w powiązaniu z jej planami na przyszłość.

Warto zdawać sobie sprawę z faktu, że standardowo zawierane kontrakty są odzwierciedleniem punktu widzenia dostawcy oprogramowania. Podajemy zwyczajowo umieszczane w takich umowach sformułowania komentując jednocześnie ich treści z punktu widzenia interesów przyszłych użytkowników oprogramowania.

** Oprogramowania nie można przenosić

Przeważnie licencja na oprogramowanie dotyczy określonego, zainstalowanego w ustalonym miejscu komputera. W razie gdy firma zmienia miejsce jego pracy, wówczas dostawca oprogramowania może się domagać nabycia nowej licencji. Dodatkowo niektórzy ze sprzedawców traktują jako przeniesienie oprogramowania także sprzedaż całej firmy w inne ręce i uważają, że nowy właściciel powinien na nowo zakupić odpowiednie licencje pozwalające na korzystanie z oprogramowania.

Uwaga: Należy w trakcie zawierania umowy licencyjnej zabezpieczyć swoje interesy przez dopisanie klauzuli, która dopuszcza przeniesienie praw własności oprogramowania na nowego właściciela w razie sprzedaży całej firmy lub jej oddziału łącznie z licencjami na oprogramowanie. Należy również zastrzec możliwość przeniesienia komputera z oprogramowaniem w inne miejsce.

** Określenie granic korzystania z oprogramowania

Określenie granic korzystania z oprogramowania może doprowadzić do sytuacji w której firma-właściciel licencji po otwarciu swojej filii poza granicami określonymi w umowie licencyjnej nie będzie mogła korzystać np. z ustalonych wcześniej usług dostawcy programów. Klauzula taka może być również przeszkodą do przetwarzania danych pochodzących z odległych oddziałów firmy, a także wówczas co może być szczególnie kłopotliwe w przypadkach, gdy firma jest właścicielem mniej niż 50% udziałów innych oddziałów.

Uwaga: Konieczne jest zastrzeżenie w umowie licencynej, że oprogramowanie powinno przetwarzać dane będące własnością firmy oraz oddziałów powiązanych, nawet jeżeli te są tylko częściową własnością tej firmy.

** Oprogramowanie nie może być udostępniane osobom, które nie są pracownikami firmy - właściciela licencji

Warunek taki może spowodować, że nie można będzie w firmie, która chce zmodyfikować posiadane oprogramowanie, korzystać z usług zewnętrznego konsultanta.

Uwaga: Można tak sformułować umowę licencyjną, aby korzystanie z usług zewnętrznych konsultantów było

dozwolone.

** Odpowiedzialność dostawcy oprogramowania jest określona na podstawie ogólnie obowiązujących ustaleń

Tak ogólnie sformułowana uwaga uwalnia dostawcę od jakiejkolwiek odpowiedzialności związanej z usterkami, które mogą tkwić w samym oprogramowaniu.

Uwaga: Koniecznie należy zastrzec w umowie licencyjnej, że dostawca oprogramowania jest odpowiedzialny za skutki powstałe przy użyciu oprogramowania z błędami, a w szczególności za koszty i czas poświęcony na określenie tych przyczyn oraz za straty finansowe na jakie naraził nabywcę błędnie działający program. W celu umożliwienia rozstrzygnięcia przyszłych sporów na ten temat warto również odłożyć kod źródłowy oprogramowania u depozytariusza cieszącego się zaufaniem obu stron podpisujących kontrakt.

** Zmiany w oprogramowaniu są własnością dostawcy oprogramowania

Uwaga: Można zastrzec, że wszystkie dokonane dla nabywcy oprogramowania modyfikacje są jego własnością (to on płaci za ich wprowadzenie). Dostawca oprogramowania nie powinien sprzedawać wersji programu z opracowanymi specjalnie dla nabywcy zmianami jako wyłącznie swój produkt, chociażby z tego powodu, że autorstwo takich zmian może być wspólne. W takiej sytuacji dostawca powinien się dzielić z takim klientem przyszłymi zyskami.

** Ściśle ograniczona liczba kopii backupu

Dostawca oprogramowania przeważnie wyraża zgodę na wykonanie najwyżej jednej kopii backupu. Pozwala to na odtworzenie programu w razie awarii systemu komputerowego.

Uwaga: Bezpiecznie jest wykonać dwie kopie backupu - jedna powinna być przechowywana w firmie, która jest właścicielem oprogramowania zaś druga w pewnym oddaleniu od siedziby firmy (nawet w siedzibie innej organizacji) - na wypadek np. klęski żywiołowej. Ustawa o prawie autorskim mówi o jednej kopii dla celów backupu - stąd warto zastrzec możliwość wykonywania drugiej kopii i przechowywania jej w depozycie w innej instytucji.

** Możliwe jest wykonanie drugiej kopii oprogramowania na ściśle określony czas w celu testowania oprogramowania

Uwaga: Takie sformułowania powinny być natychmiast usunięte z zawieranej umowy licencyjnej. W interesie nabywcy leży nie definiowanie czasu w trakcie którego można testować drugą kopię oprogramowania.

** 30-dniowy okres wypowiedzenia świadczenia przez dostawcę oprogramowania usług na rzecz nabywcy oprogramowania

Uwaga: Okres taki powinien być ustalony na poziomie od 1 roku do 2 lat. Od chwili oświadczenia, że dostawca oprogramowania nie zamierza świadczyć usług na rzecz nabywcy do momentu wprowadzenia w życie tej decyzji nie powinno upłynąć mniej niż od 1 do 2 lat.

** Materiały pomocnicze i dokumentacja nie może być kopiowana

Uwaga: Warto ustalić, że kopiowanie podręczników dla użytku wewnętrznego w firmie powinno być dozwolone.