Masterlink Express sp. z o.o. jest jedną z nielicznych firm kurierskich w Polsce, która wdrożyła centralny system zarządzania spedycją.

Dotychczas w Masterlink Express wykorzystywano prosty system oparty na bazie Microsoft Access. Miał on jedną podstawową zaletę - był łatwy w obsłudze. Niestety, możliwości tego oprogramowania były ograniczone, a wszelkie przeróbki systemu bardzo czasochłonne. "Decyzja o wdrożeniu nowego systemu zbiegła się w czasie z wprowadzeniem nowego cennika usług. Tak naprawdę było to jedyne wyjście. W starym systemie nigdy nie zdołalibyśmy odzwierciedlić wszystkich zmian i wariantów zaoferowanych naszym klientom" - mówi Maciej Fedorow, kierownik działu informatyki w Masterlink Express sp. z o.o.

Nowy system zaprojektowali i wdrożyli pracownicy działu informatyki. "Na rynku istnieje co prawda kilka gotowych rozwiązań, jednak są one co najmniej kilka razy droższe niż system stworzony samodzielnie. Zresztą nawet gotowy system wymaga ogromnych zmian, dostosowujących je do procedur, według których funkcjonuje firma go wdrażająca" - twierdzi Maciej Fedorow. Dodatkowym argumentem przemawiającym za stworzeniem własnego rozwiązania był również fakt, że wdrożony w Polsce system można potem wykorzystać w innych oddziałach firmy na terenie Europy Środkowej i Wschodniej.

Faktury i listy

Składające się z kilku modułów rozwiązanie umożliwia zarządzanie przewozem przesyłek w systemach: miejskim, krajowym i międzynarodowym. Kontrolowany jest transport od momentu złożenia zamówienia po wystawienie faktury za wykonaną usługę. System zintegrowano z centralną bazą klientów, w której zawarte są dane o firmach korzystających z usług Masterlink Express. Zgromadzenie ich w jednym miejscu pozwala na łatwe uzyskanie informacji o rabatach przysługujących poszczególnym klientom, a także opóźnieniach w realizacji płatności - co potrzebne jest chociażby pracownikom firmowego call center, którzy przedstawiają ofertę klientom.

Nowy system znacznie usprawnił także proces wystawiania listów przewozowych i fakturowania usług. Faktury wystawiane przez firmy kurierskie zazwyczaj zawierają wiele tysięcy pozycji, w których wyszczególniono każdą z wykonanych usług. Wdrożenie nowego systemu umożliwiło automatyzację wystawiania faktur i ograniczyło liczbę popełnianych błędów. Masterlink może obecnie fakturować usługi w rozbiciu na poszczególne działy czy jednostki działające w obrębie przedsiębiorstwa zamawiającego przesyłkę. "Nalegało na to wielu naszych klientów, którym było to potrzebne choćby do dokonywania rozliczeń międzyoddziałowych" - wyjaśnia Maciej Fedorow.

O pożytkach centralizacji

Wdrożenie w pełni scentralizowanego systemu przyniosło kilka istotnych korzyści. Znacznie skrócił się m.in. proces szkolenia pracowników. "Dzięki wdrożeniu systemu scentralizowanego możemy w każdej chwili zobaczyć, jakie operacje wykonują nasi dyspozytorzy w każdym z oddziałów firmy, skorygować ich błędy i wyjaśnić ewentualne niejasności" - mówi Maciej Fedorow. - "Właśnie dlatego w ciągu ostatnich dwóch miesięcy mogliśmy, bez konieczności organizowania oddzielnych szkoleń, wprowadzić ponad 150 modyfikacji i udogodnień" - dodaje. Dodatkową pomocą w szkoleniach okazała się możliwość opracowywania raportów, dzięki którym można ustalić np. najczęstsze błędy popełniane przy wystawianiu dokumentów.

System będzie dalej rozbudowywany. Kurierzy Masterlink mają otrzymać komputery przenośne, dzięki którym będą mogli wprowadzać dane do systemu w trybie online. Na razie wszelkie informacje są aktualizowane w systemie pod koniec każdego dnia. "Już zrealizowaliśmy pilotaż i przewidzieliśmy w budżecie środki na zakup tych urządzeń" - zapowiada Maciej Fedorow.