Zakończono kolejny etap budowy scentralizowanego systemu zarządzania spedycją w Masterlink Express.

Konkurencja na rynku usług kurierskich, na który powoli wchodzą zarówno wielcy spedytorzy, jak i małe spółki transportowe, zmusza firmy "tradycyjnie" specjalizujące się w przewozie takich przesyłek do większej specjalizacji. "W naszym przypadku taką niszą są wysokiej jakości usługi inteligentne" - mówi Maciej Fedorow, dyrektor ds. informatyki w firmie Masterlink Express. Firma zajmuje się m.in. dostawami telefonów dla przedstawicieli jednego z operatorów sieci komórkowych, a także dystrybucją kart kredytowych dla klientów banku internetowego. Do ich sprawnej realizacji potrzebny jest system informatyczny, który pozwoliłby na precyzyjne określenie losów każdej przesyłki, a w razie reklamacji - także szybkie odtworzenie wszystkich zdarzeń spedycyjnych.

Rozbudową rozwiązania tej klasy już od prawie dwóch lat zajmują się specjaliści z działu informatyki Masterlink Express. Po części z konieczności, po części z własnego wyboru praktycznie wszystko wykonują we własnym zakresie. "Na naszym rynku wciąż działa tylko jedna firma, która rozumie specyfikę działalności spedycyjnej i kurierskiej (tj. Computer Service Matrix - przyp. autora). Jest ona kapitałowo powiązana z naszą bezpośrednią konkurencją (tj. MS Stolica - przyp. autora), z oczywistych względów więc nie możemy korzystać z ich pomocy" - mówi Maciej Fedorow. - "Oczywiście zgłaszają się do nas inne firmy. Jednak po pierwsze, nie mają one prawie żadnego doświadczenia w tej dziedzinie, o czym zresztą zdążyliśmy się już przekonać. Po drugie, z reguły ich usługi są bardzo drogie".

Silniejsza kontrola przychodów

Budowa scentralizowanego systemu trwa już ponad 2 lata. Jest on wdrażany przy wykorzystaniu technologii Microsoftu: systemu Windows 2000, bazy MS SQL 7.0, a także narzędzi Visual Basic i Visual C++. Po zaprojektowaniu modułów do zarządzania przewozem przesyłek w systemie miejskim, krajowym i międzynarodowym, dział IT Masterlink Express zajął się jego rozbudową o funkcje wspomagające kontrolę przepływu środków finansowych. W ostatnich miesiącach do działającego już modułu do naliczania cen dodano moduł do kontroli płatności. Ten pierwszy pozwala na dowolne definiowanie cen i rabatów. Są one automatycznie uwzględniane po osiągnięciu przez klienta z góry zdefiniowanego wolumenu przesyłek - innego dla każdej kategorii usług spedycyjnych. Pomaga to uniknąć straty w momencie, gdy liczba zleceń jest znacznie niższa od deklarowanej, na podstawie której ustalano skalę upustu.

Drugie z wdrożonych rozwiązań to tzw. moduł kontroli płatności. Przy dużej liczbie przesyłek, a przypadku firmy kurierskiej, takiej jak Masterlink Express, ich liczba osiąga 10 tys. dziennie, poważnym problemem stają się zaległości w płatnościach. Często nie wynikają one nawet ze złej woli klienta, a jedynie z roztargnienia. Do tej pory tego typu problemy były wykrywane dopiero po kilku tygodniach, gdy zaległości były już znaczące. Dzięki wdrożeniu nowego modułu pracownicy działu windykacji na bieżąco kontrolują napływające faktury i stan należności. W momencie pojawienia się opóźnień mogą w porozumieniu z dyrektorem handlowym wstrzymać realizację zleceń do czasu uregulowania płatności albo wnieść zastrzeżenie, że za wszystkie usługi należy pobierać opłaty w gotówce.

Z archiwum L

Podobny cel przyświecał wdrożeniu systemu do archiwizacji dokumentów - przede wszystkim listów przewozowych i faktur, przydatnych chociażby w razie ewentualnych reklamacji czy sporów między klientem firmy spedycyjnej a jego klientami i kontrahentami. "Prawodawca nakłada na nas obowiązek przechowywania przez 5 lat dokumentów z danymi finansowymi. W przypadku firmy spedycyjnej tych dokumentów jest nawet do kilkunastu tysięcy dziennie. Ich magazynowanie, a także utrzymywanie specjalnej komórki, która zajmowałaby się wyszukiwaniem i porządkowaniem dokumentów, wiąże się z ogromnymi kosztami. Dlatego system do archiwizacji wydaje się dla nas wręcz idealnym rozwiązaniem" - podkreśla Maciej Fedorow.

Niestety, na rynku brakuje w miarę tanich systemów dla firm średniej wielkości. Dlatego informatycy z Masterlink Express zdecydowali się na samodzielne zaprojektowanie tego typu rozwiązania, opartego (podobnie jak niemal wszystkie systemy używane w spółce) na bazie danych MS SQL, działającego na platformie Citrix. System sprzęgnięty ze skanerem AGFA i oprogramowaniem OCR wyposażono w mechanizmy indeksacji, umożliwiające wyszukiwanie binarne oraz przeszukiwanie bazy wg słów kluczowych. Rozwiązania zostały oparte na usłudze Indexing Services Windows. Użytkownicy systemu otrzymują dostęp do bazy za pośrednictwem autorskiego programu klienckiego o interfejsie przypominającym Eksploratora Windows. Mogą samodzielnie katalogować dokumenty i tworzyć własne hierarchie dostępu - wszystko bez ingerencji w dane zapisane w bazie centralnej.

Ulga dla kuriera

W ramach modernizacji systemów informatycznych wszystkie oddziały zostały wyposażone w skanery, umożliwiające pełną kontrolę nad przesyłkami wchodzącymi do i wychodzącymi z magazynów. Kilka skanerów otrzymali także kurierzy z największych polskich miast. Dzięki tym urządzeniom sprzęgniętym z komputerami kieszonkowymi Symbol oraz drukarkami termicznymi znacznie ułatwiono pracę kurierów, którzy często mają do rozwiezienia nawet kilkadziesiąt przesyłek naraz. Ich zastosowanie skróciło czas realizacji zleceń. Ograniczyło także liczbę pomyłek, powstających przede wszyst- kim przy wypełnianiu dokumentów. Wszystkie dane na temat przesyłek są wprowadzane bezpośrednio do pamięci komputera kieszonkowego, a potem za pośrednictwem stacji dokujących trafiają od razu do systemu.

Jednocześnie ze skanerami wdrożono również system dystrybucji zleceń, wykorzystujący protokół WAP. Kurierzy Masterlink Express, wyposażeni w aparaty Motoroli, uzyskali bezpośredni dostęp do zleceń, a także możliwość potwierdzania ich przyjęcia i realizacji przez telefon. Dane te za pośrednictwem strony WAP zaprojektowanej przez informatyków z Masterlink są wprowadzane do systemu obsługi zleceń. "Nasi kurierzy bardzo chwalą sobie nowe rozwiązanie, dzięki któremu nie muszą już jeździć z radiem, które często było zawodne. My natomiast dokonaliśmy poważnych oszczędności związanych z obsługą sprzętu radiowego i dzierżawą częstotliwości" - wyjaśnia Maciej Fedorow. Wszystkie ułatwienia wprowadzono jednak nie ze względu na wygodę pracowników, a przede wszystkim w celu zapewnienia usług odpowiedniej jakości, bez tego bowiem firma takich rozmiarów, jak Masterlink Express, nie miałaby racji bytu na tym konkurencyjnym rynku.