W zakresie informatyzacji Ministerstwo Sprawiedliwości postawiło na proste rozwiązania, które ułatwiają kontakty z wymiarem sprawiedliwości oraz przynoszą oszczędność czasu i pieniędzy. Tą zasadą kierowano się m.in. przy tworzeniu pierwszego w Polsce elektronicznego sądu, który został uruchomiony w 2010 roku.

Ministerstwo chciało w ten sposób uprościć i przyspieszyć proces uzyskania tytułu wykonawczego w nieskomplikowanych sprawach. Do czasu uruchomienia e-sądu główną bolączką stron dochodzących swoich należności był długi czas, który upływał od momentu wniesienia pozwu do skierowania tytułu na drogę postępowania egzekucyjnego. Chcąc ułatwić obywatelom dochodzenie swoich roszczeń i odciążyć sądy rozpatrujące sprawy, uruchomiono e-sąd, w którym wszystkie czynności związane ze sprawami cywilnymi są załatwiane elektronicznie.

Jak bardzo to rozwiązanie jest potrzebne, pokazują liczby - po 15 miesiącach funkcjonowania e-sądu wpłynęło przez niego ponad 1,5 mln spraw. Dla obywateli oznacza to tańsze i prostsze dochodzenie swoich roszczeń. Mimo że w ostatnim czasie znacznie wzrósł wpływ spraw cywilnych do sądów, to liczba tych, które wpłynęły i były załatwiane drogą tradycyjną, znacznie zmalała. Skraca to też czas postępowania. Sprawy, które trafiają do e-sądu, są załatwiane dużo szybciej niż te tradycyjne. Zaoszczędzony czas pracownicy wymiaru sprawiedliwości mogą poświęcić na szybsze rozwiązywanie spraw tradycyjnych. W konsekwencji skraca się w ogóle czas dochodzenia roszczeń.

Ponadto sędziowie mogą orzekać w sposób odmiejscowiony. "Dzięki wprowadzeniu e-sądu sędzia może zdalnie orzekać z sądu, w którym pracuje. Wchodzi on do wewnętrznego systemu sądu w Lublinie, czyta elektroniczne dokumenty i wydaje decyzję. To otwiera drogę do zarządzania kadrami sądownictwa bez konieczności fizycznego ich przemieszczania się. Poza tym nie ma już potrzeby delegowania sędziów do innych miast, dzięki czemu oszczędzamy na kosztach delegacji, zakwaterowania itp." - zauważa Jarosław Paszke, dyrektor Departamentu Informatyzacji i Rejestrów Sądowych w Ministerstwie Sprawiedliwości.

Postępowanie bez papieru

Co więcej, sprawy, które wpływają do e-sądu są prowadzone tylko w postaci elektronicznej. W tym przypadku w ogóle nie prowadzi się dokumentacji papierowej i akt papierowych. Jedynie nakaz zapłaty, jeśli pozwany nie jest zarejestrowany w systemie informatycznym, jest wysyłany drogą tradycyjną. Ale już potwierdzenie jego dostarczenia jest w formie elektronicznej i jeśli pozwany chce się odwołać, również może to zrobić drogą elektroniczną. "Wszystkie akta tych spraw są prowadzone elektronicznie, strony mogą przeglądać przez Internet cały etap postępowania i dokumentację. Nie muszą więc udawać się do sądów ani wysyłać tam swoich pełnomocników, co jest dla obywateli dużym ułatwieniem i pozwala im oszczędzić czas" - mówi Piotr Kluz, podsekretarz stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości.

Korzyści, zarówno dla obywateli, jak i samego wymiaru sprawiedliwości, są tak duże, że planuje się, by działalność e-sądu rozszerzyć. Na razie Ministerstwo pracuje nad kolejnym projektem mającym skrócić czas postępowania i minimalizującym papierową dokumentację. Pilotaż projektu Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru, który jest realizowany przy współpracy z Pocztą Polską, pokazał, że możliwe jest skrócenie czasu obiegu dokumentów nawet o 50%. "Powiadomienia z sądów są listami poleconymi, ale już zwrotki nie są przesyłkami poleconymi i dość często giną lub przychodzą opóźnione. Brak potwierdzenia dostarczenia powiadomienia powoduje, że sędzia ma problem z wyznaczeniem terminu rozprawy i w efekcie wydłuża się czas całego postępowania sądowego. Nasze rozwiązanie polega na tym, że poczta po otrzymaniu od sądu powiadomień tworzy ich listę dla doręczycieli. Po doręczeniu powiadomienia, na podstawie adnotacji wykonanych na wspomnianej liście, pracownik urzędu pocztowego zaznacza w naszym systemie, które powiadomienia i w jaki sposób zostały doręczone. Sędziowie mogą wyznaczać terminy rozpraw i orzekać. Skróciło to czas obiegu dokumentów o połowę i nie zanotowaliśmy do tej pory ani jednego przypadku zagubienia zwrotki" - wyjaśnia Jarosław Paszke. I dodaje, że trwają prace, by rozszerzyć to rozwiązanie na inne postępowania. Poczta szkoli już pracowników do korzystania z tego systemu i w ciągu 3-6 miesięcy może on już objąć cały kraj.

Księgi tylko elektroniczne

W czerwcu 2010 roku Ministerstwo Sprawiedliwości umożliwiło też obywatelom przeglądanie elektronicznej księgi wieczystej. W systemie jest już 15 mln ksiąg wieczystych, a wszystkie nowe zakładane są od razu w formie elektronicznej. Interfejs systemu dla obywateli został zbudowany tak, żeby był łatwy i szybki w obsłudze dla wszystkich zainteresowanych. A zainteresowanych jest bardzo wielu - w sierpniu tego roku Ministerstwo zarejestrowało ponad 25 mln przeglądnięć elektronicznej księgi wieczystej.

"To rozwiązanie zwiększyło bezpieczeństwo obrotu nieruchomościami. Notariusz, sporządzając akt notarialny kupna-sprzedaży nieruchomości, może wywołać na ekranie komputera księgę wieczystą i strony mają wgląd w nią w momencie podpisania aktu" - podaje przykład Piotr Kluz.

Kolejnym rozwiązaniem, które już od kilku lat ułatwia działalność przedsiębiorcom, jest elektroniczny dostęp do Krajowego Rejestru Sądowego. Od 1 stycznia 2012 r. wydruk z KRS i z księgi wieczystej, generowany elektronicznie będzie miał walor dokumentu urzędowego i będzie się można nim posługiwać w obrocie gospodarczym. Nie trzeba będzie więc zamawiać odpisu z KRS w sądzie ani iść po niego do sądu, co znacznie zmniejszy nakład pracy sądów i oszczędzi czas obywateli.

Najnowocześniej w Europie

Polska może się też pochwalić jednym z najnowocześniejszych w Europie Systemem Dozoru Elektronicznego, który obejmuje swoim zasięgiem już prawie cały kraj. Do końca roku system będzie mógł objąć 7,5 tys. skazanych osób, które będą mogły odbywać karę w systemie SDE zamiast w zakładzie karnym. Obecnie w systemie tym odbywa karę prawie 1,5 tys. skazanych, a ponad 1,2 tys. zakończyło odbywanie kary. Co ważne, do dzisiaj nie było takiego przypadku, żeby skazany objęty tym systemem został odwołany do zakładu karnego.

Korzystanie z SDE przynosi wiele społecznych i finansowych korzyści. Koszt utrzymania jednego skazanego w systemie dozoru elektronicznego to obecnie ok. 40 zł, a od 2012 roku, kiedy system obejmie swoim zasięgiem cały kraj, będzie to wynosiło ok. 500 zł. Natomiast utrzymanie skazanego w zakładzie karnym to koszt miesięczny ok. 2500 zł. Ponadto skazany, który jest objęty systemem dozoru elektronicznego, może pracować, odbywając karę, dzięki czemu jego rodzina nie traci środków utrzymania.

Stworzony system może być wykorzystywany w przyszłości w szerszym zakresie. Może być też wykorzystywany przy egzekwowaniu zakazów zbliżania się do osób, zakazów stadionowych lub zakazów udziału w imprezach masowych. Rozważany jest projekt wykorzystania go podczas EURO 2012.