Krajowy system zarządzania e-dokumentacją

Platforma aplikacje.gov.pl będzie jednolitym systemem obiegu dokumentów dla wszystkich podmiotów polskiej administracji publicznej.

Ministerstwo Cyfryzacji we współpracy z Naukową Akademicką Siecią Komputerową i przy wsparciu Centralnego Ośrodka Informatyki oraz Wojewody Podlaskiego przygotowują jednolity system obiegu dokumentów, adresowany do wszystkich podmiotów polskiej administracji publicznej. Platforma aplikacje.gov.pl ma być rozwiązaniem bazującym na architekturze "usługowo-chmurowej".

Projekt aplikacje.gov.pl – wcześniej przedstawiany pod nazwą EZD RP – ma być odpowiedzią na problemy, jakie w kontekście aplikacji do zarządzania dokumentacją zidentyfikowało Ministerstwo Cyfryzacji. Stosowane obecnie przez jednostki sektora publicznego systemy EZD są w znacznej mierze nieustandaryzowane i niezintegrowane ze sobą. To często stare rozwiązania, utrzymywane lokalnie przez poszczególne urzędy czy jednostki. Efektem takiej sytuacji są wysokie, niewspółmierne do efektywności koszty oraz problemy z bezpieczeństwem i utrzymaniem.

Zobacz również:

Co więcej, wiele jednostek wciąż jedynie w bardzo ograniczonym zakresie wykorzystuje rozwiązania do elektronicznego zarządzania dokumentami. Według danych raportu pt. „Wpływ cyfryzacji na działanie urzędów administracji publicznej w Polsce w 2015 roku” tylko co trzeci (32%) urząd centralny korzysta z systemu EZD jako podstawowego trybu działania. Jedynie 9% dokumentów przychodzących i 13 % wychodzących miało postać elektroniczną.

Cele i założenia krajowego systemu e-dokumentacji

Mając powyższe na uwadze, najważniejszym celem projektu aplikacje.gov.pl jest wypracowanie standardów dla elektronicznego obiegu dokumentów w polskiej administracji oraz stworzenie jednolitego systemu informatycznego do ich obsługi. Budowane rozwiązanie będzie własnością Skarbu Państwa, a co za tym idzie – udostępniane jednostkom publicznym na zasadach niekomercyjnych. Ambicją Ministerstwa Cyfryzacji jest dostarczenie otwartego, niezależnego od dostawców, wysokiej jakości oprogramowania. Ma to ograniczyć koszty budowy i utrzymania rozwiązania, a dzięki ogólnokrajowemu zasięgowi, ministerialnemu wsparciu i pracom NASK – zabezpieczyć niezbędne zasoby finansowe, kadrowe i technologiczne.

"Instytut badawczy NASK ma być jednostką, która będzie utrzymywała i udostępniała nowy system EZD" – mówi Wojciech Racięcki, doradca dyrektora NASK. "Nowy system EZD będzie oferowany jako usługa w chmurze od momentu zakończenia prac nad wersją produkcyjną, czyli w pierwszej połowie 2019 roku". Dzięki temu wyraźnie skróci się czas wdrażania systemów EZD w administracji publicznej.

System aplikacje.gov.pl będzie realizowany i utrzymywany przez NASK, przy czym lider projektu zamierza sięgać po doświadczenia wypracowane przy realizacji systemów EZD Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego oraz oferowanego przez COI systemu eDok. Chodzi tu np. o zidentyfikowane potrzeby i oczekiwania docelowych użytkowników, instrukcje kancelaryjne, archiwizację dokumentacji czy też – w przypadku systemu eDok – wybrane elementy programistyczne. Możliwe, że "COI z racji na swoje szerokie kompetencje w zakresie utrzymywania systemów informatycznych w administracji [będzie] brał również udział w procesie utrzymania i helpdesku dla użytkowników aplikacje.gov.pl i oferowanego w jego ramach EZD" – mówi Wojciech Racięcki. Choć aplikacje EZD PUW i eDok różnią się zarówno w pryncypiach (pierwszy jest przedsięwzięciem stricte niekomercyjnym, drugi udostępniany jest rynkowo), jak i funkcjonalnie, "ideą EZD RP jest połączenie najlepszych cech obu systemów, tak by w połączeniu z innowacyjnością EZD RP przygotować najlepszy produkt dedykowany polskiej administracji" – podkreśla Mariusz Madejczyk, Pełnomocnik Wojewody Podlaskiego ds. Informatyzacji.

Projekt rozwijany jest zwinnie, w miesięcznych cyklach. Wersja programistyczna ma być dostępna w trzecim kwartale 2018 roku. „Nowy system EZD będzie oferowany przez NASK jako usługa w chmurze od momentu zakończenia prac nad wersją produkcyjną, czyli w pierwszej połowie 2019 roku” – mówi Wojciech Racięcki. Projekt kosztować będzie ok. 71 mln zł.

Fundamenty koncepcji EZD RP i aplikacje.gov.pl

Skąd koncepcja budowy jednolitego środowiska zarządzania dokumentacją dla całej administracji? W dużej mierze to pokłosie sukcesu systemu EZD zbudowanego przez Podlaski Urząd Wojewódzki w ramach pilotażowej weryfikacji wytycznych wynikających z przygotowywanej w latach 2009-2010 nowej instrukcji kancelaryjnej.

"Uwagi i rekomendacje były na bieżąco przekazywane MSWiA oraz NDAP [Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych - red.] i miały wpływ na przyszły kształt Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych" – opowiada Mariusz Madejczyk. "W ramach pilotażu powstał system EZD PUW, czyli narzędzie dostosowane do nowych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, które wytworzone zostało przez pracowników – w tym programistów – PUW". Na początku 2011 roku EZD PUW został wdrożony produkcyjnie. Wysoki stopień dostosowania aplikacji do potrzeb administracji rządowej sprawił, że kolejne podmioty występowały do Wojewody Podlaskiego z wnioskiem o udostępnienie oprogramowania. Aktualnie z systemu EZD PUW korzysta łącznie ponad 250 partnerów, w tym 13 z 16 województw oraz szereg innych jednostek, w tym: „ministerstwa, urzędy centralne, wojewodowie i administracja zespolona, samorządy, sądy powszechne, szkoły wyższe i inne jednostki Skarbu Państwa, bądź podmiotowo podlegające pod art. 13a ustawy o informatyzacji” – wylicza Mariusz Madejczyk.

Co znamienne, "ze strony administracji rządowej szczebla centralnego nie były kierowane do urzędów wojewódzkich żadne działania o charakterze nakazującym wdrażanie EZD PUW. Nie wydano żadnego aktu prawnego o charakterze nakazowym w zakresie wdrażania EZD PUW" – podkreśla Mariusz Madejczyk. Zainteresowane jednostki same zgłaszały się do Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego.

Rozwój projektu i dalsze kroki

Formuła projektu aplikacje.gov.pl cały czas się rozwija. "EZD RP ewoluował w bardziej kompleksowy projekt, który nosi nazwę aplikacje.gov.pl" – opowiada Racięcki. "W wyniku prac projektu badawczo-rozwojowego doszliśmy do momentu, w którym mamy wyraźny podział na podstawową część systemu, czyli elektroniczne zarządzanie dokumentacją oraz moduły dodatkowe, które będą korzystać z odpowiednich dla siebie danych systemu EZD, ale nie są niezbędne dla realizowania zarządzania dokumentacją w rozumieniu ustawowym". To rozgraniczenie ma pełnić ważną rolę w ramach projektu aplikacje.gov.pl. Dzięki modułowej architekturze systemu oraz otwartym kodzie (repozytoria udostępnione są w serwisie GitHub) możliwość budowania dodatkowych modułów będzie dostępna także dla podmiotów zewnętrznych – NASK przygotowuje framework, do którego łatwo będzie dodawać kolejne elementy.

Jakimi zachętami Ministerstwo Cyfryzacji będzie zamierzało skłaniać jednostki publiczne do wykorzystywania platformy aplikacje.gov.pl? Między innymi wysokim stopniem dopasowania do specyficznych potrzeb administracji oraz łatwym dostępem z poziomu przeglądarki. Całość systemu utrzymywana będzie centralnie, dzięki czemu lokalne jednostki administracji nie będą musiały inwestować w infrastrukturę teleinformatyczną – to w szczególności zachęta dla podmiotów o mniejszych budżetach i utrudnionym dostępie do wykwalifikowanej kadry IT. "Infrastruktura zakupiona w ramach projektu zostanie włączona do WIP [Wspólnej Infrastruktury Państwa – red.], a całość działań od początku realizowana jest z myślą o wpisanie się w architekturę informatyczną Polski i dostarczeniu polskiej administracji aplikacji dostosowanych do potrzeb i skali działalności państwa" – wyjaśnia Wojciech Racięcki. Nowe rozwiązanie będzie też utrzymywało wysokie standardy bezpieczeństwa – w strukturach NASK funkcjonuje zespół CERT Polska oraz tworzone jest Narodowe Centrum Bezpieczeństwa.