Intercell prowadzi drugi z kolei projekt wdrożenia systemu klasy ERP. Powodem niepowodzenia pierwszego był brak zdefiniowanych celów biznesowych.

Wdrożenie systemu IFS Applications w Intercell SA, firmie zajmującej się produkcją i przetwórstwem celulozy i papieru, rozpoczęło się w 1997 r. Według analiz firm konsultingowych, zakończyło się ono niepowodzeniem. "Z dzisiejszej perspektywy trudno ocenić, dlaczego wybrano system IFS. Utrwalił on jedynie przestarzałe struktury i procedury biznesowe, a jego implementacja nie przyczyniła się do usprawnienia działalności przedsiębiorstwa. Jedną z najistotniejszych przyczyn niepowodzenia - mimo dużego zaangażowania konsultantów IFS - był brak zdefiniowanych celów biznesowych wdrożenia" - mówi Marcin Kamiński, pełnomocnik zarządu ds. res-trukturyzacji i informatyki w Intercell SA, jednocześnie prezes firmy Omnikom, kierującej projektem wdrożenia SAP R/3.

Próba numer dwa

Ostatecznie system IFS został wdrożony jedynie w zakresie księgowości oraz sprzedaży i dystrybucji w centrali Intercell w Ostrołęce. W połowie lipca br. rozpoczął się natomiast projekt wdrożenia nowego systemu ERP. Wstępna selekcja dostawców systemu ERP została dokonana pod kątem zdolności do zaspokojenia potrzeb informatycznych i biznesowych przedsiębiorstwa, a także analizy kosztów projektu. Na tzw. krótkiej liście znalazł się ponownie IFS Applications, a także SAP R/3.

"Na wybór systemu SAP R/3 miały wpływ jego większe możliwości, dominacja na rynku systemów ERP i nasze dotychczasowe niekorzystne doświadczenia z implementacją systemu IFS. Nie bez znaczenia był również fakt, że IFS nie ma na koncie wdrożenia, które wykorzystywałoby sieć rozległą dla tak dużej liczby użytkowników" - stwierdza Marcin Kamiński.

Wdrożenie systemu zintegrowanego ma umożliwić dostęp do szerszego zakresu wysokiej jakości informacji o charakterze strategicznym i operacyjnym, wykorzystanych do podejmowania bardziej efektywnych decyzji. Jednym z głównych celów wdrożenia jest też racjonalizacja zarządzania finansami firmy i wprowadzenie kontroli budżetu jako metody zarządzania przedsiębiorstwem.

Termin - koniec roku

Jednym z większych czynników ryzyka jest zbyt krótki planowany okres wdrożenia, wymuszony zbliżającym się rokiem 2000. Wdrożenie modułów księgowości, obsługi środków trwałych, kontrolingu, sprzedaży i dystrybucji oraz gospodarki materiałowej zaplanowano do końca roku. Do końca 2000 r. ma być zakończona implementacja pozostałych modułów. "Jednym z warunków uzyskania przez SAP Polska kontraktu było uwiarygodnienie narzuconych przez nas terminów. Jeszcze przed podpisaniem umowy SAP Polska dokonał pełnej analizy przedwdrożeniowej, w której m.in. zidentyfikował wszystkie procesy biznesowe, ustalił harmonogram i szczegółowy budżet wdrożenia. Przed podpisaniem kontraktu analiza ta została poddana audytowi IBM Polska" - mówią przedstawiciele Intercell.

Zdaniem pełnomocnika zarządu ds. restrukturyzacji i informatyki, bardzo ważne przy wyborze systemu były również jego potwierdzone możliwości pracy w sieci rozległej i obsługa rozproszonych użytkowników. Docelowo z systemu będzie korzystało 250 osób, z czego 90 pracujących w zakładach poza główną siedziba Intercell w Ostrołęce.

W pierwszym etapie projektu zostanie wykorzystana głównie standardowa funkcjonalność systemu SAP. Modyfikacje i dostosowanie poszczególnych modułów R/3 do specyficznych wymagań będą wykonywane w kolejnych etapach projektu przez odpowiednio przygotowaną i przeszkoloną grupę wdrożeniową Intercella.

Stan przejściowy

Dotychczas Intercell nie posiadał systemu zintegrowanego w pełnym tego słowa znaczeniu. Aplikacja IFS działała jedynie w centrali w Ostrołęce. Zostanie ona całkowicie zastąpiona przez wdrażany system R/3. Większość użytkowanych do tej pory różnorodnych systemów informatycznych wraz z nadejściem roku 2000 przestanie być używana. Pozostanie jedynie system kadrowo-płacowy TETA i specjalizowany system PCTopp. Wdrażany system SAP R/3 zostanie docelowo połączony z tymi systemami.

"Przeniesienie danych nie będzie stanowić istotnego problemu. Będziemy przenosić jedynie niektóre dane podstawowe, takie jak bilans otwarcia czy stan otwartych transakcji, ponieważ przy okazji wdrożenia całkowicie zmieniamy zakres gromadzonych informacji i ich strukturę" - opowiada Marcin Kamiński.