Jeśli miasto traktować jak korporację, to należałoby stosować rozwiązania kompleksowe, traktujące samorząd jako całość. I właśnie w tym duchu Wrocław buduje zintegrowany system zarządzania.

Gdy dwa lata temu Urząd Miejski Wrocławia przedstawił plany inwestycji IT, rynek potraktował to jako okazję do zdobycia znaczących kontraktów i referencji na trudnym rynku samorządowym. Nic dziwnego, po raz pierwszy wydatki na informatykę miały zostać skumulowane w ciągu kilku lat. Inwestycje szacowano na 15 mln zł rocznie. Rafał Hanys, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Wrocławia wyraźnie zapowiedział, że interesują go wyłącznie rozwiązania komercyjne, klasy ERP z najwyższej półki, ze szczególnym wskazaniem na zintegrowany system zarządzania mySAP. Natomiast obieg dokumentów i pracę grupową chciał zorganizować pod Lotus Notes/Domino.

Gdy UM Wrocławia - w uznaniu za skuteczną informatyzację - został w 2004 r. finalistą naszego konkursu Lider Informatyki w kategorii Administracja państwowa, Rafał Hanys przypomniał, że jego celem jest przekształcenie urzędu w nowoczesną firmę zarządzaną za pomocą narzędzi pracy grupowej i systemu ERP. "Wiele urzędów administracji samorządowej rozwija system IT, nie patrząc na samorząd jako całość. Budowa systemów IT tą metodą jest możliwa, lecz prowadzi do braku integracji zaplecza, wysokich kosztów późniejszej integracji, przeciążenia użytkowników, nieefektywności i marnowania czasu w służbach publicznych, nieoptymalnego realizowania strategii" - wyjaśnił Rafał Hanys.

Tegoroczny budżet Wydziału Informatyki UM Wrocławia wynosi prawie 16,5 mln zł, z czego 15,7 mln zł zostanie przeznaczonych na inwestycje. W 2006 r. - kiedy mają być rozwijane System Informacji Przestrzennej i moduły mySAP - urząd planuje wydatki rzędu 8 mln zł. Co prawda kwoty te nie przekraczają 0,8% ogólnego budżetu Wrocławia, to jednak są to największe w polskim samorządzie inwestycje IT. Warto przyjrzeć się, na co zostały wydane.

mySAP ERP

Jako pierwszy element pakietu mySAP ERP zadziałał we Wrocławiu moduł SAP HR. System obejmuje 2000 pracowników, 350 jednostek edukacyjnych i gminnych. W marcu 2005 r. rozpoczęto wdrożenie pozostałych elementów zintegrowanego systemu zarządzania. W rezultacie pod kontrolą tego systemu znajdzie się zarządzanie finansami, kadrami, projektami, kontroling i zarządzanie gospodarką materiałową. Po zakończeniu wdrożenia możliwa będzie praca na nim w trybie online w skali całego Wrocławia. Zdaniem Rafała Hanysa, zintegrowany system oznacza nie tylko ogromne oszczędności finansowe, ale także daje dużo większą szybkość w realizacji miejskich zadań.

Za wdrożenie mySAP odpowiada wrocławska firma Winuel, spółka należąca do Grupy Emax. Natomiast poznańskie BCC będzie odpowiedzialne za wdrożenie modułów odpowiedzialnych za płace i rozwój pracowników. Zakończenie prac ma nastąpić w połowie 2006 r. System będzie działał w nowoczesnym Centrum Przetwarzania Danych, zbudowanym przez Wydział Informatyki Urzędu Miejskiego Wrocławia.

Centrum sterowania

Pomieszczenia Wydziału Informatyki UM Wrocławia przypominają sterownie współczesnych elektrowni lub centrum dowodzenia lotami kosmicznymi. Pracownicy siedzą przy półokrągłych stołach, mając naprzeciw siebie zawieszone wielkie ekrany LCD. Dzięki technologii Cisco Systems wyświetlane są na nich informacje o stanie wszystkich urządzeń w miejskiej sieci od gniazdka telefonicznego po UPS w poszczególnych biurach.

Budowa nowej sieci rozległej zakończyła się na początku marca 2004 r. Została ona wybudowana, podczas gdy stara nadal pracowała. Dzięki odpowiedniej konfiguracji obie sieci spięte zostały przezroczyście dla użytkowników. To zapobiegło przerwom w pracy Urzędu Miasta Wrocławia. We wspomnianym Centrum Przetwarzania Danych zlokalizowane zostały wszystkie nowe serwery kupione dla potrzeb urzędu. "Nasze zasoby informacyjne oceniamy na 19 TB danych" - mówi Rafał Hanys. Jego zdaniem CPD pozwala na szybkie zrealizowanie idei elektronicznego urzędu, czyli dostępu do szerokiej gamy przydatnych usług i informacji za pośrednictwem komputerów znajdujących się w domach, biurach i szkołach, czy za pośrednictwem tzw. kiosków internetowych.

Do przedszkola z Internetu

Z początkiem marca br. we Wrocławiu - tak jak we wszystkich polskich miastach - miała się rozpocząć rekrutacja do szkół ponadgimnazjalnych. Wykorzystano w tym celu system oparty na rozwiązaniach Lotus Notes/Domino. "Od początku wiadomo było, że nie będzie to projekt z gatunku łatwych. Zleceniodawca, czyli Urząd Miasta Wrocławia, postawił wiele wymagań, z których najpoważniejszym był czas. Pierwsze elementy systemu: rejestracja kandydatów, składanie dokumentów, dane ze świadectw, listy egzaminów i mechanizmy sortująco-grupujące miały być gotowe do wykorzystania w ciągu maksymalnie dwóch tygodni. Na wykonanie kolejnych etapów terminy były podobne" - opowiada Rafał Hanys, dyrektor Wydziału Informatyki w Urzędzie Miasta Wrocławia.

Wyzwaniem były nie tylko terminy, ale i skala przedsięwzięcia. O 7 tys. miejsc w szkołach walczyć miało ok. 10 tys. kandydatów. Dla każdego z nich wrocławscy informatycy stworzyli w systemie konto umożliwiające weryfikację zgromadzonych danych osobowych, edycję preferencji przedmiotowych i śledzenie wyników egzaminów. Z kolei nadzorujący rekrutację pracownicy 30 szkół i Wydziału Edukacji Urzędu Miasta - łącznie ok. 300 osób - uzyskali możliwość szybkiej konsolidacji wyników na poziomie całego miasta, mechanizm do automatycznej segregacji i przydziału kandydatów do konkretnych klas i funkcje raportowania. Bieżąca konsolidacja wyników egzaminów umożliwiła pracownikom Wydziału Edukacji szybkie reagowanie. Gdy np. egzamin z matematyki w danej szkole zdało dobrze bardzo wielu uczniów, można było podjąć decyzję o utworzeniu dodatkowej klasy o profilu matematyczno-fizycznym.

"Automatyczna segregacja wyników oszczędzała pracownikom szkół sporo żmudnej pracy. Przydział uczniów do konkretnych klas uwzględniał stopnie ze świadectw, wyniki egzaminów i ich preferencje. Można było wskazać trzy szkoły, a w każdej dowolną ilość klas i mógł to zrobić każdy z 10 tys. kandydatów. Ostateczne wyniki przydziału, zamiast w ciągu kilku dni, znane były już po 40 min od wprowadzenia ostatniego zestawu danych" - wyjaśnia Rafał Hanys. "Jednym z podstawowych wyzwań w projektowaniu systemu rekrutacyjnego był fakt, że wyniki egzaminów i ocen ze świadectw wprowadzane były w tym samym czasie. Wymagało to sporego serwera i niezawodnych łącz po stronie szkół" - dodaje. W styczniu 2005 r. do użytku oddano kolejną aplikację rekrutacyjną dla przedszkoli publicznych.

Elektroniczny urząd

W niedalekiej przyszłości Urząd Miasta Wrocławia zamierza zintegrować system rekrutacyjny z internetowym portalem miejskim. Z portalem zintegrowane zostaną także inne systemy, w tym wykorzystywany przez wrocławski urząd system mySAP.com. "Miasto jest jak wielka korporacja i w związku z tym potrzebuje rozwiązań sprawdzonych w korporacjach. Mamy misję, klientów, procesy wewnętrzne. To wszystko wymaga analogicznego wsparcia IT. Na szczęście, tak jak w dobrej korporacji, informatyka ma wsparcie na najwyższym szczeblu" - przekonuje Rafał Hanys.