W tarnowskiej Rovicie informatyka idzie krok w krok za rozwojem biznesu, a czasem nawet nadaje mu kształt.

Rovita jest jednym z 10 największych dystrybutorów artykułów spożywczych z polskim kapitałem. Zanim jednak osiągnęła taką skalę biznesu, była lokalnym hurtownikiem, głównie importowanej kawy. Z niektórymi producentami miała podpisane umowy na wyłączność, co pozwoliło jej nawiązać szerokie kontakty z odbiorcami, potwierdzić swoją wiarygodność i pozyskać ich jako stałych klientów. Dzięki temu było jej łatwiej wprowadzać inne artykuły w momencie podjęcia decyzji o rozszerzeniu oferty, a także rozpocząć ekspansję najpierw na region południowy, a potem na całą Polskę. Drugim ważnym elementem strategii rozwoju było otwieranie kolejnych własnych oddziałów i współpraca z innymi lokalnymi hurtowniami, np. krakowskimi, a następnie przejmowanie ich.

Im szybciej biznes rósł, tym bar-dziej wymagał precyzyjnej strategii w sferze pozyskiwania klientów, ale jeszcze bardziej w dziedzinie perfekcyjnego ich obsługiwania oraz zmniejszania kosztów działalności dystrybucyjnej. Przy obrotach rzędu 300 mln zł redukcja wydatków nawet o jedną dziesiątą oznacza duże pieniądze. Decyzje musiały dotyczyć liczby i rozmieszczenia magazynów, zasad współpracy z klientami, modelu pracy handlowców, ścieżki obiegu dokumentów oraz systemu informatycznego wspomagającego biznes zorganizowany wg wyobrażeń szefów firmy. "Właśnie ten wymóg, by system informatyczny przystosować do specyfiki naszej firmy, aby wprowadzić do niego nasze pomysły był najtrudniejszą przeszkodą w znalezieniu dostawcy oprogramowania. Dopiero Digitland z Krakowa, który pojawił się, gdy już byliśmy zniechęceni poszukiwaniami, zgodził się uwzględnić w swoim systemie Hurt zmiany i dodatkowe funkcje, których nie udało się uzyskać od poprzednich oferentów" - wyjaśnia Witold Jękot, prezes Rovity. Było to w 1997 r. Hurt usprawnił sprzedaż, ale komunikacja pozostała w trybie offline: dane z oddziałów zgrywano i przekazywano do centrali, tam odbywała się dokładna analiza. Obecnie w Rovicie działa system zintegrowany typu MRP II Digitland Enterprise, a na ukończeniu są prace nad hurtownią danych.

Rozsądek w magazynach

W działalności dystrybucyjnej o sukcesie przesądza zdolność utrzymania równowagi między rozbieżnymi tendencjami, np. dostępność każdego towaru dla klienta od ręki, ale jednocześnie utrzymywanie minimalnych stanów magazynowych, dostawa w ciągu 24 godz., ale optymalizacja transportu i zapasów, utrzymywanie małych marż handlowych, ale zachowanie płynności finansowej itd. Trzeba rozważyć też wiele szczegółowych kwestii, np. czy bardziej opłaca się oszczędzać na magazynach, a dokładać na transporcie czy odwrotnie, czy utrzymywać jeden magazyn centralny czy kilka regionalnych, czy wiele lokalnych, czy faktury powinni wystawiać urzędnicy w centrali czy handlowcy, czy o wynagrodzeniu handlowców powinien decydować utarg czy liczba wizyt u klienta itd. Jednak najważniejsze rozstrzygnięcia dotyczą magazynów.

W początkowym okresie działalności firma miała wiele magazynów, ponieważ były one przy każdej hurtowni, którą Rovita przejęła. Te oddziały firmy działały samodzielnie, każdy osobno zarządzał swoimi zapasami, każdy prowadził własne rachunki, również oprogramowanie do obsługi tych funkcji było zróżnicowane. Tak naprawdę jedynie zakupów dokonywano pod jednym szyldem, uzyskując w ten sposób lepsze warunki, niż działając w pojedynkę. Ten model z czasem jednak przestał być racjonalny, ponieważ firma musi mieć jeden wizerunek dla klienta, jeśli chce zapewnić sobie jego lojalność. Poza tym w starym układzie niemożliwe było jakiekolwiek gospodarowanie zapasami w skali całej firmy czy konsekwentne śledzenie płatności. Rozpoczęto więc centralizację magazynów.

Dotychczasowe magazyny lokalne przekształcano w biura handlowe, trudniące się jedynie zbieraniem i przetwarzaniem zamówień. "W tej chwili jest 8 biur i są 3 magazyny. Gdy staniemy się firmą ogólnopolską, będziemy mieli 20 biur i 4 magazyny. W Tarnowie jest magazyn wysokiego składowania, 2 pozostałe są w Krakowie i Lublinie. Nie zdecydowaliśmy się na jeden wielki magazyn dla całej firmy, ponieważ byłby on zbyt kosztowny. W przypadku pozostawienia małych punktów nie w każdym zmieściłby się pełen asortyment. Mamy przecież aż 4500 indeksów. Skomplikowane byłoby zarządzanie zapasami i przepływami towarów między nimi i do klientów" - wyjaśnia swoją strategię Witold Jękot. Jego zdaniem lepiej dołożyć do transportu niż pozostawić lokalne magazyny.

Obecnie każdy magazyn obsługuje klientów, dowożąc towar w ciągu 24 godz. do miejsc w promieniu 200 km, z wyjątkiem Łodzi, która jest w odległości 240 km, ale prowadzi do niej dobra droga. Każdy towar wędruje z magazynu do baz przeładunkowych przy biurach handlowych. Tam jest konfekcjonowany pod kątem konkretnych zamówień i rozwożony do klientów mniejszymi samochodami. Jeden van obsługuje dziennie ok. 25 sklepów. Każdy kierowca jeździ na swojej trasie, dzięki temu nie ma opóźnień dostaw. "Nawet sobie państwo nie wyobrażacie, w jak nieprawdopodobnych miejscach znajdują się czasem sklepy" - śmieje się prezes Rovity. Przejście na scentralizowany system magazynowania postawiło pewne wymagania również przed klientami i dostawcami, np. konieczność zamawiania całych opakowań czy stosowania kodów paskowych przez producentów.

Dzięki wdrożeniu systemu Digitland Enterprise (włącznie z zamkniętą pętlą MRP II) uzyskano 20-proc. zmniejszenie stanów magazynowych. Na podstawie informacji o realizacji zamówień, a także o cenach, upustach i kosztach transportu system podpowiada optymalne rozmiary i terminy zamówień w celu uzupełnienia zapasów.

"Wielkość zamówienia konkretnego towaru zależy także od rotacji w magazynach. System analizuje rotację co tydzień w ostatnich 7 i 30 dniach. Jeżeli średnia rotacja z 7 dni jest wyższa niż z ostatnich 30, wskazuje to na konieczność rozważenia zwiększenia zamówienia. Operator tę decyzję podejmuje jednak samodzielnie" - wyjaśnia Tomasz Ligęski, szef informatyki w Rovicie. Zazwyczaj zamawia się tyle towaru, aby wystarczyło go na 10 dni. W systemie uwzględnia się także sezonowość sprzedaży. Jest ona analizowana do 6 dni wstecz. Rovita osiągnęła wspaniały wynik - 92-94% realizacji zamówionych towarów przy założeniu dostawy najpóźniej w ciągu 24 godz. Dzięki sieci WAN operator ma dostęp do wszystkich magazynów i może dokonać przesunięć, zamiast robić zakupy.

Dzięki tym rozwiązaniom średnia rotacja towarów w magazynach wynosi 10-14 dni, a cykl od wydania pieniędzy do uzyskania zapłaty - 55-60 dni. Ten wynik należy docenić. W USA liderzy dystrybucji uzyskują wprawdzie wynik tylko 30 dni, ale najczęstszy spotykany cykl to aż 100 dni.

Klient pod nadzorem

Powyższy wynik, a także utrzymywanie płynności finansowej możliwe są również dzięki systemom informatycznym nadzorującym tę sferę. Rynek jest ciągle nie ustabilizowany. Klienci pojawiają się i znikają, niektórzy bankrutują, a inni po prostu odwlekają płatności. I tak, mimo nadzoru, konieczna jest rezerwa na niesolidnych płatników. Wynosi ona ok. 0,1-0,2% obrotu.

System informatyczny śledzi płatności. Jeżeli opóźnienie przekroczy 8 dni, należność jest uznawana za przeterminowaną. Jeśli w kolejnych 3 miesiącach klientowi zdarzą się przeterminowania średnio o 10 dni, jest on uznawany za niesolidnego. "Z niesolidności może się wykupić, opłacając wszystkie zaległe faktury. Ale i tak przez pewien czas musi kupować na bardzo krótkie terminy" - mówi Witold Jękot.

Rovita jednak nie tylko pilnuje klientów, ale także ułatwia im życie. Przykładowo, sklepy informują Rovitę o stosowanych przez siebie marżach na poszczególne towary. Na tej podstawie, oprócz faktury, sklep otrzymuje listę z cenami detalicznymi, wyliczonymi na podstawie podanych wcześniej marż, z uwzględnieniem np. cen promocyjnych. Na listach cen mogą być kody paskowe EAN, co ułatwia sklepom wprowadzanie towarów do magazynów.

Handlowiec może być upoważniony do odbioru pieniędzy w gotówce. Upoważnienia te są ewidencjonowane i traktowane jako druk ścisłego zarachowania. "Napisaliśmy do tego specjalne oprogramowanie MX Terminal. Handlowcy mogą wykorzystać upoważnienie, które mają w swoich notebookach. Gdy otrzymają pieniądze i podpis właściciela sklepu na papierze, wystawiają w programie raport kasowy, a następnie wysyłają go jako załącznik do e-maila do centrali. MX Terminal także od razu drukuje wypełniony formularz wpłaty pieniędzy do banku, a otrzymane od sklepu pieniądze przelewane są bezpośrednio na konto Rovity i z tą datą rozliczane" - wyjaśnia Tomasz Ligęski.

Usamodzielnieni handlowcy

Firma ma ok. 60 przedstawicieli handlowych. Podróżują oni po kraju wyposażeni w notebooki. Każdy klient jest wizytowany co najmniej raz w tygodniu. "Oceniam handlowca przede wszystkim po tym, jaką marżę uzyskał, jak bardzo jest skuteczny, ile razy był u klienta, na końcu po tym, za ile sprzedał. Dobrego handlowca trzeba wykształcić, dopiero po 4, 5 miesiącach widać, czy to była dobra inwestycja" - mówi prezes Rovity. A dobry handlowiec w rozumieniu prezesa to ten, który m.in. umie podejmować trafne decyzje i przejmuje większość obowiązków związanych z obsługą klientów. Od handlowców zależy też, czy firma w terminie wywiąże się z zamówienia. "Można powiedzieć, że cała informatyka wspierająca handlowców skierowana jest na ich maksymalne usamodzielnienie" - podkreśla Tomasz Ligęski.

Handlowcy do godz. 18.00 przyjmują zamówienia, do godz. 20.00 muszą dostarczyć je do biura handlowego, tam są wgrywane do systemu centralnego, z zamówienia tworzona jest faktura, wystawiane są dokumenty pobrań, towar wydawany jest z magazynu, a o 6.00 rano może już być u klienta. O 20.00, przekazując dane o zamówieniach z całego dnia, handlowcy pobierają z systemu wszystkie potrzebne im informacje handlowe: o stanach magazynowych, statusie klientów, których odwiedzali poprzedniego dnia, promocjach itd. Handlowiec zatem wie wszystko, co potrzebne mu do decydowania: ma informacje z systemu i osobiście zna klienta. Obieg dokumentów jest maksymalnie uproszczony. Niedopuszczalna jest sytuacja oczekiwania na dokumenty, aby wysłać towar; dokumenty w ogóle nie wracają do magazynu, ich obróbka odbywa się w biurach handlowych. Handlowcy pracują bez papieru.

Informatycy Rovity skończyli pracę nad oprogramowaniem, które automatyzuje przekazywanie danych z systemów sklepowych do firmy. Są to skrypty AWK działające zarówno w środowisku Linux, jak i DOS, uruchamiane np. co tydzień. Sprawdzają one bazę danych programu kasowego i na podstawie danych o sprzedaży za ostatni tydzień generują zamówienie. W ostatniej fazie skrypty uruchamiają plik startowy zminiaturyzowanego Linuxa, jako proces w DOS-ie. Linux służy wyłącznie do nawiązania połączenia PPP z modemem w Rovicie i wysłania danych. Odbywa się to w nocy. Rano kierownik sklepu sprawdza, dokonuje korekt i ponownie łączy się z Rovitą. Obecnie oprogramowanie to jest stosowane w 5 sklepach w Tarnowie. Trwa wdrożenie w tamtejszym PSS, który ma 20 sklepów.

Rovita udostępnia dostawcom dane o sprzedaży. "Sami stworzyliśmy oprogramowanie do EDI" - mówi Tomasz Ligęski.

Koszty obsługi dystrybucji wynoszą ok. 5-6% wartości obrotu. "Jest to wynik, dający firmie szansę na konkurowanie na rynku ogólnopolskim. A został uzyskany dzięki temu, że menedżerowie tej firmy potrafią zaprząc informatykę do realizacji zarówno wielkich celów strategicznych, np. 24-godzinny czas dostawy, jak i drobniejszych zadań, np. przesyłania klientom faktur razem z listami cen" - dokonania Rovity podsumowuje Marek Kalita, konsultant z Digitlandu. Firma ta nie ukrywa, że dużo nauczyła się od swojego klienta. Opłaciła się elastyczność, dzięki której przed kilkoma laty wygrała przetarg.

Również pracownicy Rovity nie ukrywają, że współpraca z Digitlandem wzbogaciła ich wiedzę.