Usługi EDI przekształciły się w rozbudowane platformy typu B2B. Wciąż jednak pozostaje miejsce na liczne usprawnienia.

W Polsce działa kilka firm obsługujących tego typu platformy, m.in. ComArch, Edison, Infinite i Xtrade. Z szacunkowych danych wynika, że łącznie mają one od 2,5 do 3 tys. klientów. Wśród największych z nich - głównie sieci handlowych oraz producentów branży motoryzacyjnej i FMCG - znajdują się: Ahold, Jeronimo Martins Dystrybucja, Macro, Raben Logistic, Bakoma, Delphi Automotive Systems, Pilkington Automotive Poland, Géant Polska, Mlekovita, Lubella, Herbapol, Cadbury Wedel, Wella Polska i Office Depot. Liczba klientów szybko rośnie, a całkowity potencjał rynku - tylko w przypadku branży FMCG - jest oceniany na ok. 6 tys. uczestników. Optymistyczne prognozy mówią, że uda się to osiągnąć w ciągu dwóch lat.

Bit w bit

W ciągu ostatnich lat firmy oferujące usługi EDI (Electronic Data Interchange) stopniowo rozszerzały swoje usługi, zmniejszając przy tym obciążenia związane z projektami integracyjnymi oraz koszty abonamentowe korzystania z VAN (Value Added Network) po stronie użytkowników. Mała firma nie musi inwestować w kosztowne oprogramowanie. Może posługiwać się przeglądarką lub prostą aplikacją kliencką. Wraz ze wzrostem liczby użytkowników takich platform spadają koszty ich obsługi. Znacznie szybciej niż do niedawna można także prowadzić projekty. Dotychczas projekt dla dużej sieci handlowej mógł trwać nawet rok. Obecnie, kiedy przynajmniej część dostawców już wcześniej korzystała z usług EDI, po dwóch tygodniach można rozpocząć współpracę przynajmniej z częścią partnerów handlowych.

Polski rynek nadal jest jednak kilka kroków za światową czołówką. Oczywiście, można wystawić fakturę, ale nadal nie można jej zatwierdzić przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego. Problem dotyczy zapisów Ustawy o podpisie elektronicznym mówiących o tym, że w dokumencie podpisanym przy użyciu podpisu cyfrowego nie można zmienić żadnego bitu. Platformy EDI natomiast nie ograniczają się wyłącznie do przekazywania dokumentów, ale także dokonują ich translacji z różnych formatów, tak by partnerzy mogli się komunikować. To jednak oznacza "przestawianie bitów" w dokumentach. Usługodawcy współpracują więc z centrami certyfikacji nad rozwiązaniem tego problemu. Jeśli nie uda się go rozwiązać, jedynym wyjściem będzie wprowadzenie zmian w ustawie.

Całkowite wyeliminowanie papieru w obrocie pomiędzy dużą siecią handlową a kilkoma tysiącami dostawców to ogromne oszczędności.

EDI na półce

Usługodawcy zwracają uwagę, że dzięki EDI można osiągnąć znacznie więcej, np. poprzez zarządzanie zapasami dystrybutora czy detalisty przez dostawcę (Vendor Managed Inventory - VMI). W takim modelu działa w Polsce m.in. część dostawców sieci Géant.

Dostawca śledzi liczbę produktów wysyłanych do dystrybutorów i detalistów. Dzięki wykorzystaniu EDI ma komplet danych na temat, czy potrzebne jest uzupełnienie zapasów. Gdy produkty zaczynają znikać z półek, dostawca automatycznie przesyła odpowiednią ich ilość. Dostawcy i nabywcy wspólnie ustalają na odrębnych zasadach terminy płatności, częstotliwość uzupełniania zapasów i inne warunki. Najczęściej producent sprawdza każdego dnia poziom zapasów, pobierając informacje od dystrybutora za pośrednictwem platformy EDI. W momencie, gdy trzeba uzupełnić zapasy, dostawca przekazuje tą samą drogą informację dystrybutorowi i po otrzymaniu potwierdzenia wysyła produkty. Po dostarczeniu zamówionych towarów dokonywane są płatności.

Ze stosowaniem modelu VMI, pomimo licznych zalet, wiążą się również problemy. Tego typu projekty zwykle są kosztowne. Wymagają np. przeprowadzenia szczegółowych testów technologii EDI, które muszą odpowiedzieć na pytanie, czy dystrybutor przekazuje wszelkie niezbędne dane i czy każde pole formularza zostało wypełnione właściwymi informacjami.

Rozliczne trudności stwarzają także wszelkiego rodzaju promocje i zmiany warunków sprzedaży. Zachodzi potrzeba precyzyjnego informowania dostawców przez dystrybutorów o pozyskaniu lub utraceniu dużego klienta, które może wpłynąć na zmiany w wielkości sprzedaży. Problemem jest więc właściwe konstruowanie kontraktów, w których należy precyzyjnie opisać szczegółowe działania podejmowane np. przy przekroczeniu ustalonej ilości zapasów. Specjaliści uczulają także, że partnerzy muszą zdawać sobie sprawę, iż będą się zdarzać (przynajmniej na początku) mniej lub bardziej kosztowne pomyłki.