Kierowanie grupami roboczymi

Team Manager Microsoftu to nowe narzędzie usprawniające współpracę w firmie.

Team Manager Microsoftu to nowe narzędzie usprawniające współpracę w firmie.

Microsoft przedstawił pierwszą publiczną wersję beta nowego oprogramowania do koordynowania, śledzenia i raportowania przebiegu prac grup roboczych. Produkt ten pod nazwą Microsoft Team Manager 97 nie jest jednak kolejnym programem, który zastąpić ma serwer Lotus Notes lub Microsoft Exchange. Wykorzystywać on będzie je raczej jako warstwę transportową, ułatwiającą koordynację prac poszczególnych pracowników. Mniej wymagający użytkownicy mogą używać go w zastępstwie programu Schedule+ lub opisywanego już na łamach CW programu Outlook (można używać wszystkie programy równolegle). Jeżeli komuś nie zależy na terminarzu i kalendarzu, a szuka prostego w obsłudze, lecz zaawansowanego technicznie pakietu kontrolującego dystrybucję zadań oraz egzekwowanie ich realizacji, to Schedule+ nie sprawdza się. Tę lukę wypełnia Team Manager.

Oprogramowanie to nie działa w taki sposób, jak Schedule+, zlecające użytkownikowi wypełnianie (lub nie) odpowiedniego pola informacjami o stopniu realizacji powierzonych mu lub narzuconych przez niego zadań, lecz samo stara się śledzić wszystkie wykonywane operacje. Cały proces "śledzenia" odnotowywany jest w specjalnej centralnej bazie danych tworzonej w standardzie bazy Microsoft Access.

Inną zaletą jest stosunkowo prosty w obsłudze mechanizm definiowania zadań do realizacji. Tradycyjne pakiety planistyczne (np. Microsoft Project) wymagają precyzyjnego określenia wszystkich etapów realizacji projektów oraz odpowiedniego zaszeregowania rozmaitych zależności itp. Team Manager zmniejsza to żmudne zadanie do minimum, bazując jedynie na informacji dotyczącej nieprzekraczalnego terminu realizacji zadania oraz priorytetu, jaki został mu nadany.

Implementacja Team Managera w średniego rozmiaru dziale firmy zabrała mi mniej niż godzinę. Najpierw wcieliłem się w rolę administratora i zainstalowałem pakiet na jednym z komputerów. Następnie z dostępnej listy pracowników (generowanej na podstawie informacji zawartych w książkach adresowych serwerów Microsoft Exchange i Lotus Notes) wybrałem osoby należące do mojego działu.

Oprogramowanie automatycznie dobrało do nazwisk odpowiednie adresy pocztowe współpracowników i rozesłało do nich za pośrednictwem poczty elektronicznej specjalny plik inicjalizacyjny (wykorzystywany podczas instalacji oprogramowania Team Manager na komputerach podwładnych).

Prosty jak drut

Team Manager umożliwia natychmiastowe rozpoczęcie współpracy pomiędzy jego użytkownikami. Osoba zarządzająca może od razu wprowadzić kilka zadań i rozdzielić je między podwładnymi. Mają oni do wyboru dwa warianty: zaakceptować powierzone zadanie lub też negocjować zmianę, np. oddelegowanie innej osoby do wykonania zadania czy też zmianę terminu jego realizacji. Zarówno poinformowanie pracownika o zadaniu, jak i jego odpowiedź przesyłane są między członkami grupy roboczej za pośrednictwem poczty elektronicznej. Każdy pracownik ponadto może dodawać kolejne zadania do wykonania, których nie zadeklarował przełożony.

Taki sposób dystrybucji zadań pojawił się po raz pierwszy w programie Microsoft Project, który jest dobrym rozwiązaniem przy budowaniu skomplikowanych wieloetapowych projektów z jasno określonymi przedziałami czasowymi oraz relacjami między poszczególnymi zadaniami. Obydwa programy (Project i Team Manager) świetnie ze sobą współpracują. Najpierw przygotowałem skomplikowany projekt w Microsoft Project z wieloma zadaniami, których realizacją obarczyłem kilku pracowników (informacja o tym wysłana została za pośrednictwem funkcji Team Assign). Zadania te zostały zaakceptowane przez pracowników, a informacja o tym odnotowana w centralnej bazie Team Managera.

Microsoft Project nie jest jedynym programem, którego możliwości mogą zostać rozszerzone za pośrednictwem Team Managera. Innym produktem, na którym warto przećwiczyć Team Managera, jest Outlook.

Planowanie i raportowanie

Bez względu na to, w jaki sposób tworzone są lub modyfikowane zadania, każdy członek grupy roboczej może na bieżąco oglądać aktualny plan zadań (modyfikowany jest on automatycznie) posortowany wg określonych kryteriów z wyłączeniem "sekretnych" pól, takich jak np. wynagrodzenie, modyfikowanych wyłącznie przez szefa działu.

Oprócz tego Team Manager dostarcza użytkownikowi bogate możliwości raportowania wydajności pracy zarówno całej grupy, jak i jej poszczególnych pracowników. Przykładem jest Workload Planner, który obrazuje na różnego rodzaju wykresach liczbę zadań realizowanych przez pracowników oraz czas poświęcony na ich realizację. Pozwala to w prosty sposób odróżnić tych pracowników, którzy mają zbyt wiele pracy, od tych, którzy mają jej mniej, i w wyniku tego efektywniej rozdzielać zadania w przyszłości.

Połączenie tej funkcji z 25-krokową możliwością cofania zaplanowanych zadań (funkcja Undo) pozwala w prosty sposób przeprowadzać symulację typu "co by się stało, gdyby", np. analizować jak zmiana priorytetów poszczególnych zadań wpływa na czas ich realizacji oraz terminy zakończenia innych prac. Wielokrokowa funkcja Undo przydatna jest nie tylko przy symulacjach, ale także podczas negocjacji z pracownikami terminów wykonania prac.

Kalendarz prac (Work Calendar) pozwala użytkownikom Team Managera na bieżąco kontrolować tygodniowy stan zaawansowania wszystkich rozdzielonych prac. Program automatycznie informuje pracowników o wszystkich konfliktach w rozkładzie zadań oraz zbliżających się i przekroczonych terminach ich realizacji.

Do każdego z zadań dołączony jest dodatkowy wykres time-sheet, na którym obrazowany jest czas poświęcony na jego realizację oraz wszystkie poniesione do danej chwili koszty.

Team Manager usprawnia także edycję najbardziej newralgicznych części każdego większego projektu, a mianowicie tygodniowych i miesięcznych raportów. Obecnie wystarczy, że kierownik zespołu wyśle do swoich pracowników zestaw najważniejszych punktów, które znaleźć się mają w raporcie, z prośbą o ich skomentowanie. Członkowie zespołu wypełniają odpowiednie pola dotyczące zaawansowania realizacji poszczególnych wymienionych przez kierownika zadań (zakładka Status) oraz komentują inne otrzymane zapytania. Następnie Team Manager, po otrzymaniu odpowiedzi wszystkich członków zespołu, automatycznie kompiluje je we wspólny raport dotyczący wszystkich zadań.

Analiza wydajności

Raporty mogą być przeglądane pod kątem różnych kryteriów, z których najciekawszym jest analiza wydajności poszczególnych pracowników lub też całego zespołu. Odbywać się ona może na kilka sposobów. Najprościej jest ją przeprowadzić, stawiając cele, które ma osiągnąć zespół, a następnie przyporządkowywać im poszczególne realizowane zadania. Analiza wydajności sprowadzać się więc będzie do określenia, czy zespół rzeczywiście idzie w obranym wcześniej kierunku, czy też zadania przez niego realizowane mijają się z celem.

Oczekiwanie

Chociaż do premiery Team Managera upłynie jeszcze kilka miesięcy, to rynek wydaje się być już w pełni gotowy na przyjęcie tego produktu. Wielu użytkownikom brakowało narzędzia, które w prosty sposób pozwalałoby kierować projektami i grupami roboczymi, umożliwiając kierownikom bieżące przeglądanie zadań rozdzielonych wśród pracowników i analizowanie efektywności ich pracy.

Mocną stroną produktu są możliwości raportowe, które w dużym stopniu automatyzują ten żmudny obowiązek.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200