Aplikacja MindManager wspomaga krystalizowanie pomysłów i koncepcji na wstępnym etapie powstawania rozwiązań lub projektów - nie tylko informatycznych.

Większość rozwiązań wspierających zarządzanie wytworzeniem pewnego dzieła (niekoniecznie informatycznego) zakłada, że pomysł na dzieło już jest, a co więcej, że istnieje pomysł na jego realizację. Takich narzędzi dobrej klasy znalazłoby się na rynku co najmniej kilkanaście. Rozwiązań obejmujących przede wszystkim planowanie realizacji i śledzenie jej na bieżąco (typowych aplikacji do zarządzania projektami, pakietów kosztorysowych, narzędzi do szacowania pracochłonności pracy programisty, aplikacji zarządzających czasem) jest jeszcze więcej.

Dostępne na rynku systemy bardzo rzadko obejmują etap wstępny, tj. rodzenie się i krystalizowanie pomysłu, który nie do końca wiadomo jak miałby się ziścić ani z czego miałby się składać. Koncepcja większości aplikacji odwołuje się w ten czy inny sposób do "żółtych" karteczek, które ewentualnie mają kategorie, czy "zawierają" linki do stron WWW, plików itp. Chwalebnym odstępstwem od takiego podejścia jest program MindManager firmy MindJet (obecnie jest dostępna wersja 6.0). Leżąca u jego podstaw filozofia jest na tyle interesująca, że chcielibyśmy ją Państwu przybliżyć.

Idee wokół pomysłu

MindManager wykorzystuje koncepcję tzw. mapy pamięci, którą w latach 60. opracował Anglik, Tony Buzan. Efektem jego przemyśleń był schemat gromadzenia informacji, w którym teksty są rozmieszczane w odpowiedni sposób, a dodatkowo oznaczane pewnymi symbolami graficznymi. To o tyle istotne, że istnieją badania dowodzące, że ok. 65% populacji lepiej rozumie obraz niż tekst.

Założenia podstawowe są w sumie proste. Główna idea umieszczana jest pośrodku, a dookoła, zgodnie z pewnymi regułami, elementy powiązane z centralną koncepcją. Oczywiście, każdy z takich elementów może mieć swoje odnogi - zasada jest taka, że im dalej od centrum, tym dane zagadnienie jest mniej istotne z punktu widzenia dzieła (ale jakoś potrzebne do wykonania). Powstała struktura drzewiasta często przekształcana jest w graf, ponieważ elementy z różnych gałęzi są często powiązane i zależą od siebie.

Każdy element może być oznaczony ustalonymi symbolami graficznymi, jednoznacznie kojarzącymi się np. z problemem, porażką, akceptacją itp. Tu MindManager oferuje sensowną gamę symboli budzących w miarę jednoznacznie skojarzenia. Można też wykorzystać symbole z Microsoft Visio. Do tego zwykle używa się różnych dodatkowych elementów, np. kolorów oznaczających względną ważność itp. Ostatecznie powstaje spójna "mapa idei".

Co może MindManager

Chcąc najkrócej scharakteryzować MindManagera, można powiedzieć, że jest to program, który w maksymalnym stopniu stara się ułatwić tworzenie map umysłu przy użyciu komputera. Użytkownik pracuje z elektroniczną "kartką papieru": kliknięcie rozpoczyna tworzenie nowego elementu, przeciągnięcie zmienia lokalizację albo łączy z najbliżej położonym innym elementem. Zawsze można wydać polecenie "automatycznego rozłożenia" treści po ręcznych modyfikacjach. Dużą zaletą programu jest to, że automatycznie dobiera znaczenie elementów wynikowych.

Generalny styl prezentowania całej mapy wybiera się przy tworzeniu nowego pliku spośród gotowych szablonów, które można modyfikować. Gdy styl zostanie wybrany, użytkownik może zająć się wyłącznie treścią. Tworząc nowy plik, oprócz stylu mapy (zaokrąglona, drzewiasta itp.), można też wybrać wzorzec - np. spotkanie. Można również oprzeć mapę na innej mapie. Specjalnym typem projektu jest diagram organizacyjny.

Dobrze zorganizowane skróty klawiszowe pozwalają szybko dodawać nowe elementy. Wpisując tekst czy komentarz, wystarczy nacisnąć Insert, by dodać kolejno powiązane "podelementy", zaś aby oznaczyć obiekt ikoną, wystarczy nacisnąć CTRL + liczba itp. Dostępne są 3 widoki. W widoku Multimap Workspace można przeglądać kilka map otworzonych w projekcie. Widoki: Map View oraz Outline View są przeznaczone dla tych, którzy wolą układ tekstowy w drzewie. Outline View jest wygodny zwłaszcza wtedy, gdy chcemy wprowadzać dłuższe fragmenty tekstu albo ciąg punktów dotyczących danego zagadnienia.

Każdy element, również mniej lub bardziej abstrakcyjny temat, może zawierać dodatkowe informacje. Wprowadza się je w specjalnie do tego przeznaczonym panelu. Element podrzędny tematu może zawierać dodatkowe informacje, np. etykietę (gwiazdkę), flagę określającą priorytet, symbol wizualizujący ryzyko itp. MindManager ma predefiniowane takie grupy, ale można je swobodnie dostosowywać.

Oprócz symbolu flaga może zawierać tekst. Można również dodawać odsyłacze, załączniki, rozbudowane notatki, a także dowolne własne właściwości wykorzystywane przez dodatki MindManager (eksportowane później do programów Outlook czy Project). Elementem mapy może też być zakres danych lub wykres z arkusza Excel, lista plików, folder itp. W ten sposób można zgromadzić wszystkie informacje przydatne przy szkicowaniu projektu. Do tego można użyć mapy jako narzędzia do kategoryzacji plików (np. dodatkowych informacji projektowych).

Elementy mapy mogą być połączone z nadrzędną ideą/tematem, ale także z innymi elementami w innych gałęziach. W zależności od stylu prezentacji będzie to pokazane jako linie albo jako zaznaczony linią zbiór tematów. Ciekawym pomysłem jest możliwość wydzielania i przenoszenia (przeklejania) fragmentu mapy do innej mapy. Składową może być też strumień RSS z jakiegoś serwera informacyjnego, czy kontakt w Outlook.

Rewelacyjnie rozwiązano filtrowanie - można filtrować wg dowolnych właściwości elementów (dla tych standardowych, jak flagi czy grupy, istnieje bardzo wygodny interfejs). Niezależnie od filtru można ustawiać poziom szczegółowości diagramu.

Gdy mapa już gotowa

Wygenerowana mapa może być zapisana w postaci Flowchart/Orgchart do Visio lub opublikowana jako strona WWW. Można też wygenerować plik Worda, gdzie mamy szkielet dokumentu z gotowymi zadaniami, odsyłaczami pomiędzy tematami itp. Bardzo dobrze zrealizowany jest moduł eksportu do PowerPoint. Generuje on prezentację, ale w takim układzie, że od razu można ją "rzucić" na ekran i zacząć omawiać pokazując, w jaki sposób doszło się do określonych wniosków (sam MindManager także ma moduł prezentacyjny, pozwalający łatwo poruszać się po diagramie - od ogólnych założeń do coraz bardziej drobiazgowych zagadnień).

Jeśli chodzi o eksport do programu Microsoft Project, warto pamiętać, że generalnie MindManager nie wygeneruje gotowego do użycia projektu. Będą stworzone zadania, zasoby, elementy zostaną ze sobą powiązane, ale wciąż trzeba będzie wykonać solidne przeróbki, by zaczęło przypominać projekt, który można realizować. MindManager ma po prostu inną filozofię działania.

Z punktu widzenia projektu informatycznego MindManager sprawia, że powstaje bardzo zwięzła i czytelna prezentacja informacji. Kilkoma kliknięciami można pokazać/ukryć elementy położone dalej od centrum - czyli pełniące mniej istotną rolę, tak by np. podczas spotkania skupić się naprawdę na tym co jest ważne. MindManager przyda się zwłaszcza przy analizach mniej formalnych, np. wywiadów z użytkownikami, czy przy zbieraniu opinii, gdy wystąpią problemy.

Ważne jest to, że ze swojej natury informacje są skupiane wokół pewnych tematów - i potem można je łatwo przekazać innym członkom zespołu podczas spotkania, nie zagłębiając się w nieistotnych szczegółach (szczególnie ważne w polskich warunkach). MindManager sprawdza się także jako narzędzie wspomagające podczas "burzy mózgów". Na marginesie, program oferuje dedykowany tryb pracy Brain Storm, w którym można błyskawicznie dodawać nowe zagadnienia (idee) i grupy (które oznaczamy kolorami). W ten sposób istnieje możliwość łatwego zanotowania tego co dzieje się np. podczas gwałtownej dyskusji, a potem przekształcenia w elegancką mapę zagadnień.

MindManager przestaje być przydatny w momencie, gdy w grę zaczynają wchodzić formalne metodologie (poza "lekkimi", jak Extreme Programming), albo gdy potrzebujemy pracować nad harmonogramem lub śledzić wykonanie zadań itp. Tak naprawdę trudno też przeprowadzić w tym narzędziu formalną analizę - choć np. łatwo można zapisać konkretny use case opowiadany właśnie przez użytkownika.

Microsoft Project, Borland Caliber RM czy P2Ware Product Based Planner pozwalają zapanować nad projektem w różnych jego etapach dzięki temu, że narzucają pewne ramy i ograniczają innowacyjność analityka biznesowego. W aplikacji MindManager nie znajdziemy np. wykresu Ganta, formalnej struktury dokumentu do gromadzenia wymagań, czy koncepcji zgodnych z metodologią Prince2. Trudno też porównać dwie wersje mapy umysłu. Można tylko wykonywać "przeglądy" mapy, nanosząc swoje uwagi, co przypomina tryb rejestracji zmian w Wordzie. Są one wtedy oznaczone odpowiednimi kolorami i identyfikatorem wskazującym na autora. Jest to mechanizm przeznaczony w zasadzie do komentowania map, które otrzymało się pocztą.

MindManager nie ma także rozbudowanych mechanizmów czy opcji do zarządzania "procesem mapowania". Jedyne co można zrobić, to oznaczyć pewien element jako zadanie, przypisać mu zasób (osobę wykonującą) i ewentualnie wpisać początek/koniec prac, czy procentowy postęp. Taką listę można również wyeksportować do Outlooka (i pośrednio Exchange), a potem synchronizować. Trzeba pamiętać, że MindManager jest przeznaczony do wspierania realizacji pierwszego etapu projektu, gdy nie wiemy jeszcze co dokładnie chcemy stworzyć i potrzebujemy elastycznego narzędzia do zdefiniowania szkieletu całego rozwiązania.

Użyteczne rozszerzenia

MindJet opublikowała pakiet SDK pozwalający na tworzenie rozwiązań wykorzystujących możliwości aplikacji MindManager (na marginesie, format dokumentu oparty jest na XML z pewnymi binarnymi elementami - głównie grafiką). Dodatek jest komponentem COM, ale przykłady są pokazane także w Visual Basic .Net. Obecnie dostępna jest całkiem ciekawa kolekcja rozwiązań.

Przykładowo, dla aplikacji Salesforce.com dostępny jest moduł pozwalający łączyć informacje w mapie z danymi z systemu CRM działającego online. Podobne rozwiązanie jest dostępne do aplikacji Sage. One2Meet pozwala rozproszonemu zespołowi pracować razem zdalnie nad diagramem. Dostępne są także moduły rozbudowujące funkcjonalność MindManager o mechanizmy do wspomagania decyzji (DecisionMill, gdzie używając odpowiednich wag można oceniać mapę), jak również mechanizmy integrujące MindManagera z portalem SharePoint. Dużo rozwiązań skupia się na brakujących modułach do formalnego zarządzania projektami.

Podsumowując, MindManager to bardzo ciekawy pakiet, choć wymaga pewnej zmiany przyzwyczajeń. Nie można w nim notować tak szybko, jak na papierze, ale należy pamiętać, że potem informacje z kartki trzeba (zwykle) przepisać do komputera. Czyli ponownie przetworzyć ręcznie. W takim układzie zastosowanie MindManagera na pewno będzie się opłacać. Szkoda, że (przynajmniej na razie) nie ma wersji polskojęzycznej.

Autorzy MindManagera twierdzą, że program dobrze współpracuje z urządzeniami typu Tablet PC, w przypadku których informacje można wprowadzać przy użyciu rysika. Partner MindJet (firma JKRB) opracował wersję dla PocketPC (czy Windows Mobile). Aplikacja przypomina "dużego" klienta dla Windows, obsługuje ten sam format danych (z pewnymi ograniczeniami), synchronizuje się z zadaniami w Pocket Outlook itp.