W projekcie rozporządzenia o stosowaniu faktur elektronicznych najwięcej kontrowersji wzbudza kwestia wymogu stosowania podpisu kwalifikowanego.

Teoretycznie sprawa stosowania faktur elektronicznych w Polsce powinna zostać uregulowana z dniem naszej akcesji do Unii Europejskiej. Zobowiązują nas do tego zapisy dyrektywy o podatku VAT. E-faktury miałyby zostać wprowadzone "w celu uproszczenia, modernizacji i harmonizacji ustanowionych warunków fakturowania w zakresie podatku od wartości dodanej". W praktyce jednak Ministerstwo Finansów do prac nad stosownym rozporządzeniem zabrało się na tyle późno, że posługiwanie się fakturami elektronicznymi w Polsce jest nadal niemożliwe. Na usprawiedliwienie urzędników można dodać, że nie jesteśmy pod tym względem w Unii Europejskiej wyjątkiem.

Co prawda niektóre podmioty obecne na polskim rynku usług podpisu elektronicznego dowodzą - na podstawie zapisów ustawy o podpisie elektronicznym - że nie ma żadnych prawnych przeszkód, aby faktury elektroniczne stosować już w obecnym stanie legislacyjnym, lecz odpowiedzi indagowanych w tej sprawie przedstawicieli urzędów i izb skarbowych nie pozostawiały w tej sprawie żadnych wątpliwości - "nie wolno". Choć chodzi głównie o problemy związane z nieprzygotowaniem urzędników skarbowych do kontroli takich faktur, czy wręcz problemy mentalne z akceptacją faktury w postaci niematerialnej, to jednak rozporządzenie ministra finansów - do którego delegację zawarto w ustawie o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. - powinno pozwolić na ustandaryzowanie faktur elektronicznych, sposobów ich przekazywania i archiwizowania.

E-podpis na e-fakturze

Celem wprowadzenia e-faktur jest oczywiście uproszczenie obiegu gospodarczego (szybsza komunikacja w przypadku dokumentów związanych ze sprzedażą) oraz uzyskanie wymiernych oszczędności. Chodzi nie tylko np. o opłaty pocztowe, ale przede wszystkim możliwość automatycznego wprowadzania danych z faktur do systemów finansowo-księgowych w przedsiębiorstwach.

Oczywiście quasi-faktury elektroniczne były stosowane w Polsce od wielu lat, m.in. w systemach EDI, utrzymywanych np. przez wielkie sieci handlowe. Dostawcy musieli się często dopasowywać do obligatoryjnej formy elektronicznej komunikacji. Aby pozostać w zgodzie z prawem, obie strony podpisywały najpierw umowy na papierze, a potem - np. co miesiąc - podsumowywały elektroniczną komunikację w postaci zwykłej papierowej faktury VAT. Dopuszczenie do sieci EDI stanowiło gwarancję autentyczności pochodzenia i integralności danych. W tym schemacie faktury elektroniczne były dokumentami wewnętrznymi, natomiast faktury VAT pozostawały w tradycyjnej postaci. Zysk obu stron wynikał zaś z istotnej redukcji liczby faktur papierowych.

To rozwiązanie oczywiści sprawdzało się w przypadku podmiotów prowadzących stałe i intensywne transakcje handlowe, nie przystając w ogóle do przypadków jednostkowych transakcji, obsługi nowych podmiotów itd. Tych właśnie sytuacji ma głównie dotyczyć rozporządzenie wprowadzające możliwość stosowania e-faktur. Zgodnie z regulacjami europejskimi przyjęto w nim założenie, że e-faktura musi być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą certyfikatu kwalifikowanego albo poprzez wspomnianą wymianę EDI. Tutaj jednak dokumenty nadal mają być potwierdzane fakturą papierową, więc w obszarze komunikacji EDI faktycznie niewiele się zmieni.

Obligatoryjność stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego wzbudziła największe kontrowersje wyrażone np. w mocno krytycznej opinii na temat rozporządzenia nadesłanej przez Polską Izbę Informatyki i Telekomunikacji. Zdaniem przedstawicieli Izby brak rozpowszechnienia certyfikatów kwalifikowanych i wiążący się z ich posiadaniem znaczny koszt (kilkuset złotych rocznie) skutecznie zablokują rozpowszechnienie stosowania faktur elektronicznych.

Adwersarze PIIiT właśnie w "legalizacji" faktur elektronicznych upatrują narzędzia skutecznej promocji stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego w Polsce, tak aby stał się on standardowym narzędziem w rękach działających w Polsce podmiotów gospodarczych. Sprawa ma oczywiście głębszy wymiar, bowiem dylemat dotyczący tego, czy potrzebna jest forma kwalifikowana certyfikatu (chodzi o podpis, który ma moc równą odręcznego, co do którego nie można kwestionować ani autorstwa składającej go osoby, ani integralności zawartości dokumentu, który jest podpisywany), pojawia się w wielu innych miejscach - przy komunikacji obywatela z instytucjami państwowymi, czy przy przesyłaniu informacji o składkach do ZUS. W tym sporze nie chodzi więc o same e-faktury, ale o to, jak w ogóle wyglądać będzie sprawa stosowania podpisu kwalifikowanego.

Problem wziął się przede wszystkim z tego, że w polskiej ustawie o e-podpisie przyjęto zbyt rygorystyczne wymogi odnoszące się do bezpieczeństwa systemu podpisu kwalifikowanego. Sprawia to, że cały system jest bardzo skomplikowany i kosztowny we wdrożeniu, co oczywiście przekłada się na końcowe ceny certyfikatów i urządzeń służących do składania bezpiecznego podpisu elektronicznego. Niektórzy specjaliści są jednak zdania, że masowy rynek sprawi, iż cena spadnie do ok. 100 zł. Dlatego można sądzić, że zdecydowanie lepiej byłoby dążyć do zmiany ustawy o podpisie elektronicznym w zakresie rygorów bezpieczeństwa niż uciekać spod jej wymogów w zwykły podpis elektroniczny, który łatwo może stać się polem nadużyć i oszustw, deprecjonujących idee i przydatność elektronicznej komunikacji. Tym bardziej że w ustawie o podpisie elektronicznym zawarto przecież dodatkowe zabezpieczenie, niefinansowej natury w postaci obowiązku ubezpieczenia od odpowiedzialności firm wystawiających certyfikaty kwalifikowane.

Szuflada na faktury

Dużą część wspomnianego rozporządzenia zajmują kwestie dotyczące późniejszego przechowywania faktur elektronicznych. Domyślnie muszą być one przechowywane na terenie Polski. Możliwe jest to również na terenie innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej po uprzednim pisemnym poinformowaniu stosownych organów skarbowych. Co istotne, podatnik jest zobowiązany umożliwić "natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną... do przechowywanych faktur". Jest to sformułowanie dość niejasne, bo nie wiadomo, czy nie wynika z niego trudny do praktycznego zrealizowania obowiązek zdalnego udostępniania tych faktur w trybie online. Rozporządzenie wprowadza również obowiązek przechowywania faktur elektronicznych w formacie, w jakim zostały otrzymane. To zaś - ze względu na częstą odmienność elektronicznych formatów danych w różnych systemach - oznacza konieczność tworzenia dodatkowych archiwów elektronicznych.

Projekt rozporządzenia o stosowaniu faktur elektronicznych dostępny jest na internetowych stronach Ministerstwa Finansów pod adresemhttp://www.mf.gov.pl/_files_/podatki/projekty/od_towarow_i_uslug/12_05_2005.pdf