Jak skomputeryzować urząd miasta

Odwiedzając często - w sprawach jak najbardziej służbowych - urzędy miast i gmin, zebrałem spory bagaż doświadczeń o właściwej komputeryzacji urzędów administracji publicznej. Moje wnioski wypływają nie tyle z teoretycznej wiedzy, co praktyki funkcjonowania urzędów.

Odwiedzając często - w sprawach jak najbardziej służbowych - urzędy miast i gmin, zebrałem spory bagaż doświadczeń o właściwej komputeryzacji urzędów administracji publicznej. Moje wnioski wypływają nie tyle z teoretycznej wiedzy, co praktyki funkcjonowania urzędów.

Zgodnie z teorią ewolucji organy niepotrzebne zanikają, a na ich miejsce pojawiają się nowe - niezbędne do przeżycia. Jeżeli więc w olbrzymiej większości urzędów funkcjonują systemy określane przez laików mianem niewydolnych, dowodzi to jedynie ukrytego sensu takiego stanu rzeczy. Sensu, którego nie przygotowany odpowiednio umysł nie może ogarnąć, ale który z całą pewnością istnieje, dając natchnienie kolejnym włodarzom naszych miast. Wszak to nie ze złej woli ani tym bardziej z braku wiedzy systemy informatyczne w administracji działają, tak jak działają.

Dlatego, na wypadek gdyby wójtem, burmistrzem bądź prezydentem miał zostać osobnik nie przygotowany do trudnego zadania usprawnienia działania urzędu, przekazuję mu tę garść spostrzeżeń, aby mógł stanąć na wysokości zadania.

System informatyczny w urzędzie powinien składać się z samodzielnych nie powiązanych ze sobą modułów, aby najbardziej aktualne informacje były dostępne wyłącznie na dokumentach papierowych. Jeżeli już ktoś uprzednio zainstalował sieć logiczną, należy ją jak najszybciej zepsuć lub przestać jej używać. Daje to dodatkowy, uboczny, lecz istotny efekt. Można mianowicie zarzucić poprzedniemu zarządowi niegospodarność i finansowanie niepotrzebnych inwestycji.

Dobrym rozwiązaniem jest zakup aplikacji różnych autorów, tak aby każdy dział został zinformatyzowany przez inną firmę komputerową. Rozwijając to zagadnienie, należy starać się, aby platformy systemowe i motory bazy danych były jak najbardziej różnorodne.

Dzięki temu, jeżeli nawet nie uda się nie zatrudnić administratora, to ten i tak nie będzie w stanie ogarnąć całości systemu. A administratora zatrudniać nie należy. Jeżeli już jednak nie da się tego uniknąć, należy stanowisko to powierzyć siostrzenicy burmistrza, która miała "dobry" z informatyki na świadectwie trzeciej klasy technikum plastycznego, lub nauczycielowi matematyki z miejscowej szkoły, który prowadzi kółko informatyczne w Domu Kultury.

Pracownicy urzędu nie powinni przechodzić żadnych szkoleń z zakresu pracy w systemie informatycznym. Jeżeli jednak będą bardzo domagali się takich szkoleń, należy skierować ich na kurs podstaw obsługi komputera, gdzie nauczą się, jak zakładać katalogi w DOS-ie, i sami dojdą do wniosku, że szkolić się nie warto.

UWAGA!!! Jeśli system informatyczny funkcjonuje pod systemem operacyjnym DOS, pracowników należy skierować na kurs podstaw Unixa.

Powyższe uwagi dotyczyły zagadnień technicznych organizacji systemu w urzędzie. Nie wolno jednak zapominać o jego bieżącym funkcjonowaniu.

Komputery powinny być zepsute, a jeśli są sprawne, pracownicy nie powinni umieć ich samodzielnie włączyć.

Wykonanie najprostszego zestawienia powinno być konsultowane ze specjalistą, wezwanie specjalisty zaś musi być bezwzględnie zatwierdzane przez radę gminy większością 2/3 głosów. Jeżeli zarząd nieszczęśliwie ma poparcie takiej większości, próg należy zwiększyć.

Sprzęt komputerowy powinien być możliwie najwyższej jakości ze specjalnym uwzględnieniem możliwości graficznych i multimedialnych. Karta grafiki powinna posiadać minimum 8 MB RAM, a karta dźwiękowa powinna być co najmniej 64-bitowa. Przekątna ekranu (oczywiście kolorowego) to najmniej 15". Modem jest jak najbardziej wskazany, lepszym rozwiązaniem jest jednak łącze stałe. Tylko takie parametry sprzętu komputerowego zapewnią pracownikom urzędu i ich dzieciom komfortowe korzystanie z Internetu i gier. Te ostatnie bowiem bardzo się ostatnio rozrastają i urzędnicy, pokonujący potwory w Heros of Might & Magic II, mogą być nerwowi, a nawet opryskliwi dla petentów czekając na kolejne odświeżenie ekranu.

Haseł nie należy zakładać, a jeśli zostały założone, należy je wyraźnie (najlepiej drukowanymi literami) napisać na kartce przyklejonej do monitora. Dzięki temu nie będzie potrzeby ich zapamiętywania.

Nie należy wykonywać kopii zapasowej częściej niż raz do roku. Zadanie to należy powierzyć administratorowi wybranemu według kryteriów podanych powyżej. Dzięki temu można mieć nadzieję, że zarchi wizowane zostaną najmniej potrzebne dane. Po zakończeniu archiwizacji taśmę należy pozostawić wewnątrz streamera.

Aby jednak doprowadzić proces informatyzacji do perfekcyjnego końca, należy zapewnić łatwość wykradzenia całości sprzętu komputerowego szczególnym uwzględnieniem serwera. Można to osiągnąć poprzez usunięcie zamków w drzwiach i niezamykanie okien.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200