Informatyka w gminach woj. Katowickiego

Województwo katowickie obejmuje tereny wysoko zurbanizowane, głównie przemysłowe, ale również posiada obszary rolnicze. Tereny te charakteryzują się intensywną działalnością przemysłu wydobywczego, co wiąże się z ciągłym powstawaniem szkód górniczych. Na obszarze stanowiącym 2% powierzchni kraju znajduje się 91 gmin, w których żyją 4 mln ludzi, tj. 10% mieszkańców kraju. Czynniki te utrudniają racjonalne prowadzenie prac związanych z informatyzacją gmin, co jest szczególnie uciążliwe przy tworzeniu i wdrażaniu geograficznych systemów informacji o terenie.

Województwo katowickie obejmuje tereny wysoko zurbanizowane, głównie przemysłowe, ale również posiada obszary rolnicze. Tereny te charakteryzują się intensywną działalnością przemysłu wydobywczego, co wiąże się z ciągłym powstawaniem szkód górniczych. Na obszarze stanowiącym 2% powierzchni kraju znajduje się 91 gmin, w których żyją 4 mln ludzi, tj. 10% mieszkańców kraju. Czynniki te utrudniają racjonalne prowadzenie prac związanych z informatyzacją gmin, co jest szczególnie uciążliwe przy tworzeniu i wdrażaniu geograficznych systemów informacji o terenie.

Pomijając jednak te specyficzne warunki naturalne, podstawowe problemy związane z wdrażaniem informatyki w gminach są identyczne jak w innych województwach kraju. W województwie katowickim występuje pełna mozaika gmin spotykanych w Polsce, począwszy od dużych miast przemysłowych, poprzez gminy przemysłowo-rolnicze aż do małych gmin czysto rolniczych. Dlatego doświadczenia innych województw czy rejonów mogą być wykorzystane w tym województwie, jak również wypracowane tu rozwiązania będą mogły być zastosowane na terenie innych województw.

W województwie katowickim 85% gmin stosuje informatykę w swoich pracach. Komputery wspomagają pracę nie tylko urzędów wielkich miast, ale również większości małych gmin. W gminach województwa eksploatowanych jest ponad 1300 komputerów osobistych oraz kilka komputerów dużej mocy wraz z terminalami. Jednak zróżnicowanie poziomu oraz tematycznego zakresu wdrożeń jest olbrzymie. W głównej mierze zależy od wielkości, stopnia urbanizacji i uprzemysłowienia, zasobności finansowej gmin oraz od zrozumienia znaczenia i roli informatyki wśród władz gminy. Funkcjonuje również duża liczba systemów, dotyczących zwłaszcza obsługi własnych zadań gmin. Jest to często związane z rozproszeniem prac i wydatkowaniem znacznych środków na opracowanie nowych rozwiązań jednostkowych. Inaczej wygląda sytuacja informatyzacji wykonywanych przez gminy zadań zleconych oraz powierzonych przez administrację rządową . Zadania te są komputeryzowane wg metod określonych przez jednostkę zlecającą. W zakresie systemów ewidencji ludności, obsługi Urzędów Stanu Cywilnego oraz ewidencji pojazdów samochodowych eksploatowane systemy podlegają procedurze homologacji. Jednak systemy te, w zasadzie nie mają możliwości wzajemnej wymiany informacji i w słabym stopniu mogą być wykorzystane dla własnych potrzeb gminy. Ten stan rzeczy powoduje dużo utrudnień dla gminy i wymusza nieraz kilkukrotne wprowadzanie do komputerowych baz danych tych samych informacji, np. danych adresowych. Wspomniane systemy administracji rządowej są zasilane informacjami źródłowymi pochodzącymi z gmin. Jest bardzo istotne, aby systemy te mogły być wykorzystywane nie tylko przez administrację rządową, ale również, w niezbędnym zakresie kompetencji i potrzeb, przez eksploatujące je gminy. Pilnego uregulowania wymaga opracowanie i wdrożenie spójnych i jednolitych w skali kraju zasad współdziałania jednostek administracji rządowej z gminami.

Niezbędne jest sprecyzowanie podziału zadań związanych z wdrażaniem i aktualizacją zbiorów danych, zakresu, rodzaju niezbędnych informacji i struktury danych, uprawnień do korzystania z danych, precyzyjne ustalenie wymogów homologacyjnych, dostarczenie wykonawcy odpowiedniego sprzętu i oprogramowania oraz dokładne określenie zasad finansowego rozliczania wykonanych prac czy zasad korzystania z informacyjnych baz danych.

Problemy i utrudnienia związane z informatyzacją

W każdej gminie występują inne warunki wdrażania i eksploatacji informatyki oraz inne problemy. Jednak jest spora grupa zagadnień i problemów wspólnych, utrudniających życie większości gmin. Najczęściej stwierdzane przyczyny utrudniające właściwą informatyzację gmin można podzielić na trzy grupy.

A. Brak ogólnej koncepcji informatyzacji administracji publicznej w kraju

  • brak informacyjnego modelu działania administracji publicznej (m.in. podział kompetencji, zestawienie informacji niezbędnych dla poszczególnych szczebli administracji rządowej)

  • brak ogólnych standardów informacyjnych oraz informatycznych (np. struktura i formaty informacji baz danych, protokoły komunikacyjne)

  • brak jednolitych i przejrzystych zasad współdziałania jednostek administracji rządowej z gminami, w zakresie eksploatacji systemów obsługujących zadania rządowe (np. ewidencja ludności, ewidencja pojazdów mechanicznych czy ewidencja gruntów). Chodzi nie tylko o ustalenie wyraźnych kompetencji, dotyczących sporządzania i aktualizacji zbiorów danych, ale również zasad finansowania prac informatycznych oraz uprawnień gminy do korzystania z

    obsługiwanych przez siebie baz danych (np. do uszczelnienia wpływów podatkowych czy do komercyjnej sprzedaży

    informacji o terenie)

  • wprowadzanie przez administrację rządową resortowych systemów informatycznych, często nie dostosowanych do potrzeb gmin. Systemy te nie mają informacyjnych powiązań pomiędzy sobą i często wymagają dublowania tych samych danych.

B. Problemy występujące w urzędach gmin

zbyt małe środki finansowe przeznaczane na potrzeby informatyki, wynikające z niedoborów budżetowych

  • niska ocena roli informatyki przez kierownictwo wielu gmin, co rzutuje na ustalenie odległego priorytetu potrzeb informatycznych

  • zbyt niskie usytuowanie w hierarchii wielu urzędów osoby odpowiedzialnej za kierowanie pracami związanymi z komputeryzacją, co praktycznie uniemożliwia właściwą koordynację całości działań informatycznych w gminie oraz utrudnia właściwą obsługę i odpowiedzialność za jakość i poprawną aktualizację danych przez służby merytoryczne

  • zbyt mało czasu na solidne szkolenie kierownictwa oraz pracowników merytorycznych

  • brak obiektywnej i pełnej oceny istniejących na rynku systemów użytkowych oraz oceny solidności oferujących je firm (szczególnie istotne przy podejmowaniu decyzji o nowych zakupach)

  • trudności znalezienia firmy dla całościowej obsługi potrzeb informatycznych gminy, (np. w przypadku konieczności

    modyfikacji i rozbudowy istniejącego w gminie zestawu sprzętowego lub oprogramowania)

  • trudności znalezienia pomocy specjalistów przy organizacji i wyborze właściwych ofert na dostawę oprogramowania i sprzętu informatycznego, bądź przy podjęciu decyzji o zamówieniu opracowania indywidualnego

  • niepewność poprawności funkcjonowania oraz elastyczności modyfikacyjnej systemów wykonanych na indywidualne zamówienie gminy.

C. Problemy dotyczące współpracy z firmami informatycznymi

  • kłopoty z terminowym wykonywaniem serwisowych napraw sprzętu oraz konserwacji, zwłaszcza jeżeli umowa na dostawę i serwis nie jest zbyt precyzyjna

  • brak szybkiej reakcji dostawcy na zgłaszane przez gminę usterki w oprogramowaniu lub w przypadku niezbędnych korekt oprogramowania wynikających ze zmian przepisów

  • nieuczciwość niektórych firm, zawyżających ceny swoich towarów i usług, szczególnie, gdy mają pewność, że gmina jest skazana na ciągłą współpracę z dostawcą sprzętu lub oprogramowania, którego konserwacji nie podejmie się nikt inny

  • zbyt mały wybór kompleksowych systemów zintegrowanych w repertuarze dostawców

  • częste przypadki likwidacji firm informatycznych, będących dostawcami i jednostkami serwisowymi.

Potrzeby gmin w zakresie rozwoju informatyki

Doświadczenia uzyskane w działalności samorządów ukazały niezbędność stosowania informatyki w pracach gminy. Ujawniły również szereg problemów, związanych z żywiołowym wdrażaniem w poszczególnych gminach fragmentarycznych rozwiązań odcinkowych i niespójnych pod względem integracyjnych powiązań baz danych oraz wzajemnej wymiany informacji. Jak wynika z postulatów zgłaszanych przez przedstawicieli gmin, dla umożliwienia prowadzenia informatyzacji jednostek samorządowych w sposób racjonalny i nowoczesny niezbędne są działania dotyczące następujących zagadnień:

  • ukierunkowanie bieżących oraz rozwojowych prac informatycznych w gminach

  • obiektywna ocena jakości rynkowych systemów informatycznych

  • operatywny serwis sprzętowy oraz programowy

  • doradztwo i kompleksowa pomoc przy wyborze i wdrażaniu informatyki

  • bieżące dokonywanie zmian programowych w systemach, w ślad za zmieniającymi się przepisami

  • uruchomienie teletransmisyjnej wymiany informacji komputerowych

  • konsultowanie zagadnień informatycznych, zwłaszcza przy wyborze kierunku wdrożeń

  • określenie minimalnego zakresu zawartości informacyjnej baz danych niezbędnych dla rejonowej i wojewódzkiej administracji rządowej wraz z podaniem struktur zbiorów danych oraz protokołów komunikacyjnych,umożliwiających wymianę informacji między jednostkami administracyjnymi

  • ustalenie preferowanych edytorów i oprogramowania narzędziowego do opracowywania systemów, w tym również wskazanie standardu polskich liter

  • sprecyzowanie zasad homologacji i weryfikacji systemów, pod względem funkcji, zawartości i struktury informacji oraz dostosowania do wymiany informacji, przy jednoczesnym zapewnieniu praw osobistych obywateli oraz ochrony przed niepowołanym dostępem do informacji

  • określenie zasad współdziałania gmin z jednostkami administracji rządowej wraz z ustaleniem reguł udostępniania gminom danych ewidencyjnych, z przyjęciem za podstawę założenia, że zbiory bazowe powinny być aktualizowane w miejscach najczęstszych zmian, a więc z reguły w gminach

  • sprecyzowanie zasad finansowania informatyzacji prac zleconych przez administrację rządową, z uwzględnieniem kosztów zakupu sprzętu i oprogramowania, wprowadzania danych do baz komputerowych oraz aktualizacji, uzupełniania i obsługi tych baz

  • pomoc w zakresie informatycznego szkolenia ogólnego i specjalistycznego zarówno dla kierownictwa, jak i pracowników bezpośrednio obsługujących systemy informatyczne, gdyż sukces informatyzacji uzależniony jest nie tylko od dobrej koncepcji oraz właściwego doboru oprogramowania i sprzętu, ale głównie uzależniony jest od zaangażowania, fachowości i merytorycznego przygotowania pracowników gminy,

Ukierunkować informatyzację

Przedstawiony skrótowo stan informatyzacji gmin i zarejestrowane trudności, już od kilku lat wskazywały na konieczność oddziaływania zarówno struktur rządowych jak i samorządowych, na zorganizowanie pomocy dla gmin i ukierunkowanie rozwoju zastosowań informatyki. Dlatego została podjęta działalność informatyczna o zakresie wojewódzkim. Prowadzą ją przede wszystkim, następujące instytucje:

  • Górnośląskie Centrum Informacji o Przestrzeni SILGIS (systemy informacji o terenie i przestrzeni)

  • Urząd Wojewódzki (systemy ewidencji ludności, pojazdów samochodowych, obsługi USC oraz geodezji i ochrony środowiska)

  • Sejmik Samorządowy Województwa Katowickiego (upowszechnianie doświadczeń informatycznych).

Sejmik w Katowicach prowadzi działalność informatyczną na rzecz gmin poprzez:

  • udzielanie konsultacji dotyczących systemów eksploatowanych w gminach województwa oraz organizowanie spotkań i seminariów informatycznych

  • opiniowanie inicjatyw i przedsięwzięć informatycznych w ramach funkcjonowania złożonego głównie z informatyków gminnych Zespołu Informatyki SSWK (działającego społecznie pod koniec I kadencji Sejmiku)

  • publikowanie informacji dotyczących problematyki informatycznej w katowickim czasopiśmie: "Sejmik Samorządowy" oraz w krajowej prasie samorządowej i informatycznej

  • współdziałanie z innymi Sejmikami wojewódzkimi oraz z Sejmikiem Krajowym, w celu wymiany doświadczeń informatycznych gmin oraz dla przyspieszenia działań ustawodawczych i standaryzacyjnych, mających na celu ustalenie kierunków zastosowań informatyki w administracji publicznej.

Prowadzona przez wyżej wymienione instytucje informatyczna działalność o zakresie wojewódzkim powoli zaczyna przynosić widoczne efekty praktyczne. Przyczynia się bowiem do przyspieszenia przestawiania stylu informatyzacji wielu gmin na nowy sposób, preferujący kompleksowość koncepcyjną i strukturalną oraz zintegrowane systemy otwarte.

Podstawową zasadą informatyzacji powinno być informacyjne powiązanie systemów funkcjonujących na terenie gminy, zarówno obsługujących zadania własne, jak również obsługujących zadania rządowe, przy odejściu od stosowanej obecnie przez administrację rządową praktyki systemów "resortowych", zamkniętych w ramach poszczególnych resortów, bez możliwości bezpośredniego przepływu informacji. Chodzi o to, aby zachowując zasadę pełnej samorządności gminy, umożliwić zainteresowanym użytkownikom najbardziej racjonalne wykorzystanie środków informatycznych i informacji dla możliwie szerokiego zakresu potrzeb samorządowej i rządowej administracji publicznej. Gmina, która ma bezpośredni i stały kontakt z obywatelem, a więc jest źródłem olbrzymiej większości powstawania i aktualizacji danych, funkcjonujących w sferze administracji publicznej, powinna mieć możliwość operatywnego i efektywnego wykorzystania w swoich pracach informacji zawartych w zbiorach komputerowych eksploatowanych przez nią systemów. Realizacja informatyzacji gminy w sposób racjonalny, wykorzystujący atuty informatyki dostępne już dziś oraz przewidywany jej rozwój, przyczyni się nie tylko do zdecydowanej poprawy jakości i tempa załatwiania potrzeb obywateli, ale również przyniesie znaczne korzyści, w postaci zwiększenia wpływów budżetowych oraz przyspieszenia działalności inwestycyjnej i rozwojowej w gminie.

Podsumowanie i wnioski

W ostatnim roku nastąpiło wiele pozytywnych zjawisk w procesie informatyzacji gmin województwa katowickiego. Należą do nich m.in.:

  • coraz wyższy poziom kwalifikacji informatyków w urzędach

  • niezła znajomość informatyki wśród bezpośrednich użytkowników systemów

  • występujące już w kilku gminach kompleksowe podejście do informatyzacji gminy

  • instalowanie rozwiązań sieciowych, ułatwiających dokonywanie wielodziedzinowych zestawień syntetycznych, eliminujących redundację danych i poprawiających aktualność informacji

  • coraz częstsze stosowanie otwartych systemów programowych i sprzętowych

  • rozpoczęcie w wielu gminach dynamicznych prac nad systemami informacji o terenie, przy ścisłym współdziałaniu z Urzędem Wojewódzkim oraz z Centrum SILGIS

  • uwzględnianie w opracowywanych koncepcjach tematyki teletransmisyjnej łączności komputerowej

  • systematyczny wzrost świadomości roli informatyki wśród radnych oraz członków zarządów gmin, wyrażający się m.in. rozwojem wdrożeń oraz powierzaniem kompetentnym specjalistom kierowania informatyzacją gminy

  • stopniowa rezygnacja z piractwa informatycznego i nabywanie oprogramowania licencjonowanego.

Pomimo tych pozytywnych zmian, przebudowa sposobu informatyzacji gmin województwa nie będzie łatwa. A jest konieczna. Im wcześniej nastąpi, tym mniejsze będą straty i niższe koszty. Niezbędne jest jak najszybsze przestawienie się na projektowanie i instalowanie nowoczesnego sprzętu oraz systemów aplikacyjnych, przy szerokim wykorzystaniu uniwersalnego oprogramowania narzędziowego.

W procesie tym jest niezwykle ważne, aby w możliwie najwyższym stopniu wykorzystać istniejące bazy danych. Stosowanie nowoczesnego sprzętu informatycznego, który podlega szybkiemu rozwojowi, jak również eksploatacja aktualnie najlepszych edytorów i systemów użytkowych wiązać się będzie z koniecznością przeznaczenia na informatyzację znacznych środków finansowych. W przypadku zestawu specjalistycznego sprzętu informatycznego dla potrzeb systemów geograficznych koszty te są szczególnie wysokie. Dlatego dla wielu mniejszych gmin zamiast nabycia na własność, będzie bardziej opłacalne skorzystanie z usług specjalistycznych jednostek informatycznych.

Można stwierdzić, że pierwszy etap - etap żywiołowego wdrażania odcinkowych i niespójnych systemów jest już za nami. Został stworzony zarys fundamentu pod etap następny. Przed samorządami długa droga budowy drugiego etapu informatyzacji gmin, mającego na celu opracowanie, wdrożenie i upowszechnienie systemów zintegrowanych. Im sprawniej i szybciej prace te zostaną zrealizowane, tym niższe będą ponoszone przez gminy w procesie transformacji nakłady ludzkiej pracy i środków finansowych. Przy prowadzeniu prac nad informatyzacją gmin m.in. ważne jest przestrzeganie następujących zasad:

wdrażanie informatycznych systemów lub nabycie sprzętu komputerowego powinno odbywać się na podstawie rzetelnej analizy potrzeb i zweryfikowanej koncepcji informatyzacji gminy

  • zamówienie na opracowanie indywidualnych systemów powinno być poprzedzone dokładnym rozeznaniem istniejących na rynku systemów gotowych

  • dokonywanie dużych zakupów sprzętu informatycznego oraz oprogramowania powinno odbywać się na drodze profesjonalnego przetargu ofert, z wielostopniową weryfikacją funkcjonalnych, finansowych i serwisowych warunków dostawy, przy uwzględnieniu wiarygodności ekonomicznej dostawców

  • planowanie i realizacja prac wdrożeniowych powinny być prowadzone przy ścisłym współdziałaniu kierownika projektu informatycznego z merytorycznymi służbami - użytkownikami systemów. Im wyższa jest pozycja kierownika projektu informatycznego w hierarchii organizacyjnej gminy tym wyższy stopieńprawdopodobieństwa

    sukcesu wdrożeniowego. Najlepiej, jeżeli funkcjonuje na poziomie pełnomocnika prezydenta, (burmistrza lub wójta)

  • wprowadzenie informatyki do usprawnienia poszczególnych dziedzin funkcjonalnych w gminie powinno być poprzedzone dokonaniem możliwych usprawnień organizacyjnych oraz gruntownym przeszkoleniem kadry kierowniczej i bezpośrednich użytkowników systemu

  • informatyzacja gmin powinna być prowadzona przy pełnym poszanowaniu kultury i etyki informatycznej, ujawniającej się m.in. w uczciwych zakupach oraz w stosowaniu wyłącznie licencjonowanego oprogramowanie standardowego i honorowaniu autorskich praw twórców oprogramowania

  • prowadzenie prac informatycznych w gminie powinno odbywać się przy ścisłym kontakcie z odpowiedzialnymi za eksploatację systemów rządowych przedstawicielami administracji publicznej oraz z wojewódzkimi jednostkami samorządowymi, prowadzącymi działania koordynujące proces rozwoju informatyzacji. W celu zapewnienia operatywnej pomocy dla gmin, istnieje potrzeba prowadzenia operatywnej działalności informatycznej oraz doradztwa i koordynacji wspólnych przedsięwzięć na terenie województwa.

Dla usprawnienia i przyspieszenia nowoczesnej informatyzacji gmin, konieczne jest dostosowanie środowiska zewnętrznego i stworzenie warunków umożliwiających rozwój zastosowań informatyki w administracji publicznej w Polsce. Pilnego rozwiązania oczekują m.in. następujące zagadnienia:

  • ustalenie standardów informacyjnych i strategicznych kierunków zastosowań informatyki w administracji publicznej oraz określenia kompetencyjnych, organizacyjnych i finansowych zasad współdziałania gmin z administracją rządową

  • gminy często wyrażają gotowość informatyzacji również tych zagadnień, które obecnie są w gestii administracji rządowej. Ma to zasadnicze znaczenie dla poprawy aktualności danych. Konieczne jest jednak ustalenie niezbędnego zakresu informacji oraz standardów i formatów danych, umożliwienie korzystania przez gminy z komputerowych baz danych oraz co jest bardzo istotne, zapewnienie gminom środków finansowych na realizowane przez nie prace informatyczne lub umożliwienie zwrotu poniesionych nakładów finansowych np. przez wykorzystanie niektórych informacji o gminie dla prowadzenia działalności komercyjnej. Dotyczy to szczególnie obsługi bardzo pracochłonnych i kosztownych systemów informacji geograficznej, np. w zakresie sporządzania i aktualizowania numerycznych map terenu

  • niezbędne jest przyspieszenie prac mających na celu dostosowanie prawa oraz stworzenie warunków rozwoju nowoczesnej informatyki

  • zagwarantowanie promocyjnych cen i upustów przy zakupie sprzętu i oprogramowania nie tylko dla urzędów administracji rządowej, ale również dla gmin

  • zapewnienie ochrony osobistych informacji o obywatelu

  • zapewnienie przestrzegania poszanowania praw własności oprogramowania określonych ustawą o ochronie praw autorskich

  • utworzenie sieci połączeń teleinformatycznych, dostępnych dla urzędów administracji publicznej

  • stwarzanie warunków rozwoju uczciwego, wolnego rynku producentów i dostawców urządzeń informatycznych oraz oprogramowania, z uwzględnieniem możliwości twórczych polskiego przemysłu i kadry informatycznej

  • prowadzenie spójnej i stabilnej polityki podatkowej i celnej, dotyczącej zagadnień związanych z informatyką

  • opracowanie informacyjnego modelu funkcjonowania rządowei i samorządowej administracji publicznej.

Inwestowanie w rozwój informatyki w gminach jest przedsięwzięciem racjonalnym i przynoszącym wiele korzyści na dziś i na jutro. Informatyka jest nie tylko instrumentem usprawniającym wykonywanie zadań administracji samorządowej i poprawę obsługi mieszkańców gminy. Pozwala również na uzyskanie znacznych efektów finansowych (np. skomputeryzowany kataster współdziałający z operatywnym systemem podatkowym pozwala uwidocznić wiele działek i innych nieruchomości, które poprzednio nie przynosiły żadnych dochodów). Ponadto umożliwia gminie pozyskanie dodatkowych inwestorów krajowych i zagranicznych, przyczynia się do szybkiego rozwoju gminy oraz podnosi jakość pracy i warunków działania pracowników urzędu gminy.

Aktualny stan informatyzacji gmin województwa katowickiego, charakteryzujący się znacznym zakresem wdrożeń i doświadczeń informatycznych, dużą liczbą specjalistów zajmujących się informatyzacją gmin, zaangażowaniem wyższych uczelni oraz urzędów i instytucji o wojewódzkim zakresie działania, stwarza szansę pomyślnej realizacji prac nad trudnym, lecz niezbędnym kolejnym etapem informatyzacji gmin w województwie - etapem zintegrowanej informatyki sieciowej. Nowoczesna informatyka przyczyni się do zwiększenia efektywności działania urzędów i do wzrostu atrakcyjności gmin. Przyspieszy również rozwój inwestycyjnej współpracy z partnerami krajowymi i zagranicznymi. Prace nad rozwojem zastosowań informatyki w gminach muszą być jednak zsynchronizowane z procesem informatyzacji administracji publicznej w kraju. Jest zatem niezwykle istotne szybkie stworzenie legislacyjnych i organizacyjnych warunków rozwoju informatyzacji rządowej oraz samorządowej administracji publicznej w Polsce.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200