Doświadczenia odrodzonego samorządu terytorialnego wykazały, jak ważną rolę ma do spełnienia informatyka w usprawnieniu pracy gmin. Pozwoliły również stwierdzić, że metody informatyzacji gmin muszą ulec znacznym przeobrażeniom, w celu zwiększenia efektywności i dostosowania informatyki do zadań reformowanej administracji publicznej oraz do zmieniających się zasad współdziałania samorządowych i rządowych jednostek administracyjnych.

Dotychczasowe doświadczenia wdrożeniowe ukazały nieodzowność stosowania informatyki, lecz jednocześnie ujawniły całą gamę problemów, związanych z żywiołowym wdrażaniem w poszczególnych gminach fragmentarycznych rozwiązań odcinkowych, niespójnych pod względem integracyjnych powiązań baz danych - bez możliwości wzajemnej wymiany informacji między nimi. Trzeba było również pokonać wiele barier kompetencyjnych oraz trudności organizacyjnych, dotyczących systemów eksploatowanych przez gminy w ramach realizacji prac zleconych przez administrację rządową. Nadszedł czas, aby przeanalizować obecny stan informatyki w gminach, określić zagrożenia i konieczne zmiany oraz szanse i kierunki rozwojowe. Informatyka bowiem wiąże się ze sporymi nakładami finansowymi, a co najważniejsze oddziaływuje bezpośrednio na usprawnienie procesu zarządzania gminą i ma znaczący wpływ na prawidłowe planowanie oraz realizację budżetu gminy.

Aby władze gminy mogły operatywnie i skutecznie realizować zadania postawione przed wspólnotą samorządową, muszą mieć dostęp do odpowiednich zasobów informacji. Rzetelne i aktualne informacje są bowiem nieocenione dla podejmowania racjonalnych decyzji. Podjęcie właściwej decyzji wymaga najczęściej rozpatrzenia rozmaitych ariantów rozwiązań, opracowywanych na podstawie dużej ilości informacji. W tym zakresie oferta zastosowania narzędzi informatycznych jest nie do odrzucenia. Aby jednak informatyka spełniała swoję rolę, proces komputeryzacji gminy musi być był przemyślany i oparty na racjonalnej koncepcji. Chodzi o to, aby zaangażowane w komputeryzację wysiłki i z reguły znaczne środki finansowe przynosiły możliwie najlepsze efekty oraz umożliwiały w przyszłości dalszy rozwój i modyfikowanie zastosowań informatyki w gminie, w sposób możliwie najmniej bolesny. Prowadzona od kilku lat przez Sekcję Informatyki Sejmiku Samorządowego w Katowicach analiza informatyzacji gmin województwa katowickiego, wykazuje wysoki i stale wzrastający stopień zaangażowania gmin we wdrażanie informatyki.

Sondaż ankietowy

Ocena stanu komputeryzacji gmin oraz opracowanie sposobu usprawnienia wdrażania informatyki wymaga dokonania rzetelnej analizy na bazie informacji źródłowych z gmin. Dlatego, jak poprzednio, również w br. Sejmik Samorządowy Województwa Katowickiego zwrócił się z prośbą do gmin o podanie dokładnych informacji o stanie ich komputeryzacji na dzień 31 grudnia 1993 r. i o planowanych pracach rozwojowych. Dodatkowo gminy zostały poproszone o dokładny opis eksploatowanych przez nie poszczególnych systemów informatycznych, ze szczególnym uwzględnieniem oceny systemów użytkowych, pod względem walorów funkcjonalnych, łatwości obsługi systemu przez użytkownika oraz jakości obsługi serwisowej.

Ankietowe odpowiedzi sporządziło 68 gmin województwa, za co należy się im gorące podziękowanie - tym bardziej, że ankieta wymagała dużej szczegółowości i fachowości ze strony osób wypełniających. Do analizy ogólnej wzięte zostały również odpowiedzi ankietowe dostarczone w roku poprzednim przez 13 innych gmin. Łącznie dane o stanie komputeryzacji gmin dotyczą 81 gmin ankietowanych na ogólną liczbę 91, co stanowi 90% wszystkich gmin województwa. Pomimo niepełnej ewidencji spowodowanej brakiem informacji z 10 gmin, zebrany materiał stanowi bogate źródło danych o stanie wdrożeń informatycznych i o potrzebach gmin, co pozwala na dokonanie próby syntetycznego spojrzenia na proces informatyzacji gmin i na występujące utrudnienia. Badaniem ankietowym objęta była tematyka ogólnie charakteryzująca stan obecny i plany dotyczące wyposażenia technicznego oraz oprogramowania, czemu poświęcono 18 pytań. Dodatkowo przedmiotem sondażu był opis funkcjonowania każdego eksploatowanego w gminie systemu użytkowego (23 pytania). W wyniku akcji zebrano bogaty materiał, chociaż jego wartość byłaby jeszcze wyższa, gdyby wszystkie gminy wypełniły ankiety w sposób należyty i kompletny. Tym większe uznanie należy się tej olbrzymiej większości gmin, które wypełniły ankiety bardzo solidnie i z pełnym zrozumieniem, że informacje o przebiegu komputeryzacji gmin mają wielką wagę analityczną i stanowią cenny materiał, ułatwiający wielu gminom wybór właściwych rozwiązań i sposobu informatyzacji, umożliwiający jednocześnie uniknięcie szeregu błędów popełnionych dotychczas.

W wielu gminach opracowany solidnie szczegółowy materiał ankietowy został wyśmienicie wykorzystany przy opracowywaniu własnych sprawozdań raportowych oraz koncepcji i planów rozwoju zastosowań informatyki na najbliższą i dalszą przyszłość. Na uwagę zasługuje również fakt, że opracowanie i zebranie ankiet było realizowane przez jednostki samorządowe, bez korzystania z pomocy firm zewnętrznych i sztabu ankieterów, dzięki czemu uniknięto wydatkowania dodatkowych środków finansowych. W celu ułatwienia odpowiedniej obróbki zawartych w ankietach danych oraz umożliwienia szybkiego ich selekcjonowania i wyszukiwania, został w Sejmiku Katowice opracowany informatyczny Bank Informacji o Systemach Samorządowych - BIS.A (autorzy: mgr inż. F. Florek oraz mgr A. Trzcionka). System ten służy pomocą w bieżących pracach Sekcji Informatyki Sejmiku w Katowicach i pozwala na szybkie udzielanie informacji zainteresowanym przedstawicielom gmin w sprawie eksploatowanych systemów informatycznych.

Sprzęt informatyczny

Informatyczne wyposażenie techniczne gmin województwa jest mocno zróżnicowane pod względem przeznaczenia funkcjonalnego, środowiska pracy oraz nowoczesności konstrukcji. Występują pojedyncze komputery pracujące autonomicznie, ale w coraz większym stopniu stosowane są środowiska sieci komputerowych oraz nowoczesne, specjalistyczne komputery graficzne.

Komputery. W gminach województwa katowickiego eksploatowanych jest 1418 komputerów wraz z terminalami sieciowymi. Spośród komputerów największą popularnością cieszą się mikrokomputery typu PC/286 (649 szt.) oraz PC/386 (463 szt.). Coraz częściej pojawiają się PC/486 (152 szt). Są jeszcze eksploatowane nabyte przed kilkoma laty ikrokomputery typu PC/XT ( 40 szt). Występują również inne komputery, do których zalicza się mikrokomputery przenośne typu laptop i notebook, mikrokomputery stacjonarne typu Spectrum oraz terminale sieciowe. Natomiast 6 ankietowanych gmin wykazało brak komputera (wg stanu na dzień sporządzania ewidencji ankietowej).

Sieci komputerowe. Najczęściej stosowanymi sieciami komputerowymi są sieci typu Novell NetWare (32 gminy). W 12 gminach pracują jednocześnie sieci typu Unix oraz sieci typu Novell (NetWare). W 7 gminach występują inne typy sieci (Netware Lite, OA-Link). Natomiast 30 ankietowanych gmin pracuje na komputerach pojedynczych, bez żadnej sieci.

Informatyczne urządzenia specjalistyczne. Oprócz podstawowego wyposażenia zestawów komputerowych w gminach coraz częściej stosuje się dodatkowe urządzenia służące do:

* przetwarzania informacji graficznych: skanery (7 szt.), digitizery (10 szt.), plotery (11 szt.)

* zdalnego przesyłania informacji: modemy i fax-modemy

* archiwizacji zbiorów danych: streamery (29 szt.), stacje dysków optycznych

* tworzenia dokumentacji o wysokiej jakości druku: szybkie i nowoczesne drukarki laserowe i atramentowe.

Systemy operacyjne

Najbardziej rozpowszechniony jest system operacyjny DOS, sterujący pracą komputerów pojedynczych, który występuje w 75 gminach. Popularny jest również sieciowy system Novell NetWare (eksploatowany w 43 gminach). Coraz śmielej wchodzi do gmin , zwłaszcza do wielkich miast, system operacyjny SCO Unix, sterujący pracą dużych sieci komputerowych (występuje w 12 gminach). Są również spotykane sporadycznie systemy OS/2 oraz sieciowe systemy operacyjne typu: SCO XENIX, Windows, NetWare Lite, OA-Link, LANtastic czy HP-Unix.

Narzędzia aplikacyjne

Edytory tekstów. Do najbardziej rozpowszechnionych w gminach edytorów tekstów należą: Tag, Chiwriter, Word, Word Perfect, Ami Pro oraz Lotus. Używane są również następujące edytory: QR-Text, iniTag, Works, TEX-ASS, Window, XLEDIT, NEWS, PL-TEXT,FRAMEWORK , UNIPLEX oraz VENTURA.

Arkusze kalkulacyjne. W gminach najczęściej stosowane są następujące arkusze kalkulacyjne: Quattro Pro (10 gmin), Excel (9 gmin), Lotus (8 gmin). Spotyka się również następujące arkusze: Works, Uniplex, Framework, TEX-ASS, Window.

Systemy zarządzania bazami danych. Najbardziej rozpowszechnionym systemem zarządzania bazami danych jest DBase, który występuje w 29 gminach. Używane są również następujące systemy baz danych: Paradox, Access, Informix, BeTRIVE, Fox Pro, Works, ESQL, Approach, Lotus Organizer, Uniplex oraz Gupta.

Systemy użytkowe

Eksploatowane w gminach informatyczne systemy użytkowe (aplikacyjne) przyporządkowano umownie do poszczególnych funkcjonalnych dziedzin tematycznych. Do najbardziej skomputeryzowanych dziedzin należą:

* komunikacja (ewidencja środków transportu) - 73 gminy

* finanse i księgowość - 65 gmin

* ewidencja ludności - 54 gminy

* kadry i płace - 44 gminy

* działalność gospodarcza - 30 gmin

* obsługa USC - 28 gmin.

Zastosowanie informatyki w pozostałych dziedzinach funkcjonalnych przedstawia się następująco:

* ewidencja gruntów - 26 gmin

* informacja prawna - 21 gmin

* obsługa kancelarii - 20 gmin

* geodezja - 14 gmin

* opieka społeczna - 7 gmin

* gospodarka przestrzenna - 7 gmin

* ochrona środowiska - 2 gminy.

Oprócz informatycznych systemów użytkowych należących do wymienionych dziedzin funkcjonalnych występuje jeszcze wiele innych rozwiązań, eksploatowanych sporadycznie. Należą do nich m.in. następujące rodzaje systemów: straż miejska, reklamy, kosztorysowanie, koncesje, magazyny, środki trwałe, inwentaryzacja, ewidencja ruchu budowlanego, telefony, ulice, dzierżawa, zabudowa, eksmisje, wykroczenia.

Najbardziej skomputeryzowane dziedziny funkcjonalne

Planowane wdrożenia systemów w 1994 r.

Zakres upowszechnienia informatyki w województwie jest dość szeroki. Jednak w poszczególnych gminach jest mocno zróżnicowany. Można scharakteryzować go liczbą skomputeryzowanych dziedzin funkcjonalnych. Umownie podzielono gminy na cztery następujące grupy, wg liczby skomputeryzowanych dziedzin:

* 10 lub więcej dziedzin (9 gmin)

* 5-9 dziedzin (31 gmin)

* 1-4 dziedzin (35 gmin)

* Brak eksploatowanych systemów (6 gmin).

Zakres informatyzacji gmin wg liczby skomputeryzowanych dziedzin funkcjonalnych

Zestawienie gmin o największej liczbie skomputeryzowanych dziedzin funkcjonalnych

Sposób uzyskania systemu

W gminach województwa katowickiego eksploatowanych jest ponad 100 różnych systemów użytkowych, opracowanych przez 50 jednostek autorskich. Systemy te zostały nabyte przez gminy jako:

* systemy gotowe (zakupione lub przekazane do eksploatacji przez Urząd Wojewódzki) - 85%

* systemy opracowane indywidualnie na zamówienie gminy - 10%

* systemy opracowane własnymi siłami informatyków w gminach - 5%. Taką metodą powstały m.in. następujące systemy: Płace, Uchwały, Kancelaria, Obsługa sekretariatu, Księgowość inwestycyjna, Budżet, Podatek od nieruchomości, Rozliczenie należności za dzierżawę gruntów rolnych, Wykaz wieczystych użytkowników, Ewidencja działalności gospodarczej, Koncesje, Urzędy, Telefony, Poczta, Umowy, Pozwolenia na budowę, Zabytki, Nieruchomości, Ulice, Eksmisje, Pustostany, Wykroczenia.

Próba oceny systemów użytkowych przez gminy

W omawianym sondażu mocny akcent położony został na dokonanie przez gminy oceny eksploatowanych u siebie poszczególnych systemów użytkowych. Oceniana była:

* funkcjonalność praktyczna systemu (spełnianie niezbędnych funkcji, elastyczność konstrukcji, możliwość wymiany informacji z innymi systemami itp.)

* łatwość obsługi systemu (przyjazność dla użytkownika)

* jakość współpracy dostawcy systemu z gminą (wdrożeniowa pomoc autorska, programowy serwis systemu uwzględniający usuwanie usterek programowych, dostosowywanie systemu do zmiany przepisów, realizacja dodatkowych życzeń rozbudowy i modyfikacji systemu dla potrzeb gminy itp.).

Jakkolwiek ocena systemu przez poszczególne gminy ma charakter subiektywny i zależy od wielu miejscowych uwarunkowań, to jednak zestawienie ocen wszystkich gmin dotyczące konkretnego rozwiązania daje pogląd o jakości systemu i jakości obsługi serwisowej , pełnionej przez jednostkę autorską lub przez innego dostawcę systemu.

Ogółem gminy podały swoje oceny w odniesieniu do 85% wykazanych systemów. Najwięcej eksploatowanych systemów uzyskało oceny dobre (40%) . Oceny bardzo dobre otrzymało 13% systemów. Natomiast jako słabe (mierne) oceniono 5% systemów, a jako poprawne (średnie) - 12% systemów.

Występują dość znaczne różnice w ocenie poszczególnych cech systemów. Najlepiej wypadła ocena łatwości obsługi systemów (65% ocen dobrych i bardzo dobrych).

Nieco gorzej oceniona została funkcjonalność systemów (60% ocen dobrych i bardzo dobrych). Chociaż należy zaznaczyć, że wypełniające ankiety gminy uznały, iż tylko 10% systemów jest dostosowanych do bezpośredniej wymiany informacji z innymi systemami (przyjmowanie lub dostarczanie informacji). Proporcjonalnie najniżej oceniona została współpraca z dostawcami systemów (tylko 42% ocen dobrych i bardzo dobrych).

Obraz jakości eksploatowanych systemów wynikający z powyższych danych, moim zdaniem, należy jednak wyraźnie skorygować w dół. Dla dużej liczby systemów gminy nie podały żadnej oceny lub tylko podały ocenę funkcjonalności i łatwości obsługi (brak 27% ocen ankietowanych systemów). Taka wstrzemięźliwość nasuwać może wniosek, że niektóre gminy uważają własną ocenę systemów za informację poufną, albo że gminy te nie mają zbyt dobrego zdania o eksploatowanych u siebie systemach, czego jednak wolą oficjalnie nie podawać. Dlatego też można wnioskować, że znacznie więcej niż 18% systemów jest nisko ocenianych przez gminy (oceny mierne i poprawne). Charakterystyczna jest również stosunkowo duża liczba gmin "wstrzymujących się od głosu" w sprawie oceny współpracy gminy z dostawcą (brak takiej oceny dla 40% systemów), co nie najlepiej świadczy o tej współpracy.

Ogólna ocena systemów użytkowych w województwie katowickim

W ramach poszczególnych funkcjonalnych (tematycznych) dziedzin pracy gmin, działa w województwie wiele różnych rozwiązań informatycznych. Można jednak pokusić się o łączną analizę ocen systemów obsługujących konkretną dziedzinę.

W zakresie systemów rządowych dotyczących ewidencji ludności, ewidencji pojazdów komunikacyjnych oraz obsługi Urzędów Stanu Cywilnego liczba ocen dobrych i bardzo dobrych jest wysoka. Szczególnie korzystnie ocenione zostały systemy obsługi USC (90% ocen dobrych i bardzo dobrych).

Systemy wspomagające realizację zadań własnych gminy z zakresu problematyki finansowej, kadrowo-płacowej oraz działalności gospodarczej są ogólnie oceniane dobrze.

Może to mieć związek z faktem, że nabycie tych systemów odbywało się w ramach własnych kompetencji gmin i w dużym stopniu następowało na zasadach indywidualnego zamówienia wykonania systemu dla konkretnych potrzeb gminy.

Z reguły systemy takie, jak również opracowania własne informatyków gminnych, uzyskują wysokie oceny.

Systemy informatyczne z zakresu ewidencji gruntów, geodezji oraz gospodarki przestrzennej zostały ocenione dość surowo. Ogólnie uzyskały nieco wyższy niż poprzednie odsetek ocen słabych (miernych) i poprawnych (średnich).

W odniesieniu do znacznej liczby tych systemów gminy nie podały ocen, przy czym najwięcej brakujących ocen dotyczy współpracy z dostawcą. Nie jest to najlepsza wizytówka dla autorów oraz dostawców tych systemów.