Co widzimy, patrząc na informatyzację samorządów w Polsce w ciągu ostatnich 20 lat? Postęp! Prawie każda gmina ma sieć, dostęp do Internetu, korzysta z komputerów. Obywatel zaś ma wybór: załatwić sprawę osobiście w urzędzie lub sprawdzić potrzebne informacje w Internecie i pobrać stamtąd formularz. Teoretycznie może nawet wysłać elektronicznie wypełniony formularz. Jednak aby ci, którzy chcą, mogli korzystać z takich usprawnień nie tylko teoretycznie, ale i w praktyce, potrzebne są zmiany w prawie i koordynacja działań.

Dać obywatelowi wybór

Jak wyglądała obsługa obywateli przez urzędy 20 lat temu? W pewnym sensie tak samo jak teraz… Przynajmniej dla tych, którzy wolą załatwiać sprawy urzędowo osobiście. Tyle że kiedyś kontakt face-to-face z urzędnikiem i przybicie czerwonej pieczątki było jedyną możliwą formą kontaktu. Po 20 latach obywatel ma wybór. Na razie w stosunku do krajów zachodnich co prawda ograniczony, ale wciąż może wiele informacji o urzędzie czy sposobie załatwiania spraw sprawdzić przez Internet albo telefonicznie. W niektórych miastach może się umówić na wizytę w urzędzie przez Internet czy sprawdzić, ile osób czeka do poszczególnych okienek. Mało?

"Należy pamiętać, że informatyzacja front office samorządów lokalnych, wdrażanie systemów związanych bezpośrednio z obsługą zaczęła się dopiero kilka lat temu. Wcześniej urzędy skupiały się na komputeryzacji i informatyzowaniu tego, co z tyłu, czyli obsługi finansów, podatków, geodezji…" - wyjaśnia Grzegorz Fiuk, od 19 lat związany z informatyzacją polskiej administracji samorządowej. Dlatego dzisiaj za urzędniczkami coraz częściej zamiast szaf z dokumentami stoją serwery z danymi. Albo chociaż szafy obok serwerów. Bo instrukcja kancelaryjna nakłada na urzędy obowiązek prowadzenia dokumentacji papierowej, nawet jeśli wszystkie dokumenty są prowadzone w formie elektronicznej. Tak więc szafy z papierami szybko z urzędów nie znikną.

Samorządy lokalne włożyły jednak wiele pieniędzy i wysiłku, aby osiągnąć obecny poziom informatyzacji w tej sferze. "Było to tym trudniejsze, że początkowo robiły to z własnych środków. Dlatego najbardziej zaawansowane w tych działaniach były duże miasta i gminy. Sytuacja zmieniła się w 2004 r., kiedy pojawiły się środki PHARE" - zauważa Grzegorz Fiuk. Wtedy projekty informatyczne w administracji stały się bardziej masowe.

Jakie projekty realizowały samorządy lokalne przez ostatnie dziesięciolecia? Zdaniem Kajetana Wojsyka, który od 20 lat jest związany z informatyzacją polskiej administracji, a dziś pracuje w Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia, kamieniem milowym było m.in. wprowadzenie w urzędach biur obsługi klienta. Stworzenie przyjaznego front office, który opiera się na dobrze zinformatyzowanym zapleczu urzędu, było dużym postępem. Podobnie jak stworzenie zaplecza informatycznego dla wydziałów, tj. geodezja, które posiadają i przetwarzają duże ilości wartościowych danych. Dzięki nowoczesnym systemom mogą je udostępniać w przystępnej formie obywatelom, np. przez Internet.

Do czego zaprowadziły te zmiany? Niestety, końcowa ocena nie jest optymistyczna. Jeśli chodzi o administrację - przyjmując przyjętą w Unii Europejskiej czterostopniową skalę dochodzenia do pełnej e-administracji - jesteśmy na etapie drugim. Polskie urzędy dają bowiem jedynie dostęp do informacji online - istnieje możliwość wyszukania informacji o danym urzędzie i świadczonych tam usługach na jego stronie internetowej - oraz umożliwiają tzw. interakcję jednokierunkową: możliwość wyszukania informacji oraz pobrania oficjalnych formularzy ze strony internetowej urzędu. Do przeprowadzenia pełnej interakcji między obywatelem a urzędem przez Internet trochę nam jednak jeszcze brakuje.