Procedury SAM (Software Asset Management) gwarantują nie tylko właściwe zarządzanie oprogramowaniem, ale przynoszą korzyści finansowe. Optymalizacja licencji i opracowanie strategii zakupowej oprogramowania w dużym przedsiębiorstwie w ciągu 5 lat pozwala zaoszczędzić kilka milionów złotych.

Software Asset Management (SAM) to zestaw standardowych praktyk i procesów biznesowych opartych na międzynarodowych standardach (m. in. normie ISO/IEC 19770), które pozwalają na efektywne zarządzanie oprogramowaniem w organizacji i ochronę tych zasobów na wszystkich etapach cyklu ich życia. Implementacja SAM optymalizuje inwestycje w software i pomaga rozpoznać czy to co organizacja posiada jest legalne, rzeczywiście potrzebne i jaka jest efektywność użytkowania istniejącego oprogramowania.

Zobacz również:

• Nokia i Apple podpisały umowę regulującą kwestię licencji

Zarządzania oprogramowaniem niesie ze sobą realne korzyści. Z jednej strony zapewnia zgodność z warunkami licencyjnymi, co pozwala uniknąć nieprzewidzianych kosztów (jak np.kary), z drugiej umożliwia precyzyjne planowanie i ograniczanie zbędnych wydatków na aplikacje i wsparcie. Według firmy konsultingowej Deloitte wdrożenie skutecznego programu SAM może zmniejszyć koszty oprogramowania użytkowanego w organizacji nawet o 30%. Biorąc pod uwagę, że jak podają autorzy bloga Flexerasoftware.com firma wydaje średnio na software od 20% do 30% z całego swojego budżetu IT, oszczędności te będą niebagatelne.

Na polskim rynku firma Deloitte zaobserwowała przypadki, kiedy audyt licencji oprogramowania pozwolił zidentyfikować oszczędności na poziomie kilku milionów złotych rocznie. Oto przykłady jakie podaje. Ocena ryzyka związanego z istniejącymi procesami oraz przeprowadzenie przeglądu licencji oprogramowania w rozlewni (nazwa firmy nie została ujawniona przez audytorów) i rozpoznanie luk pozwoliło na zidentyfikowanie potencjalnego zobowiązania finansowego w wysokości 19,5 mln zł. Z kolei w spółce z branży edukacyjnej dzięki identyfikacji luk w aktualnych procesach SAM ujawniono istnienie potencjalnego zobowiązania finansowego na kwotę 17,8 mln zł. Ponadto okazało się, że 7 tys. aplikacji było tam zupełnie zbędnie zainstalowanych. Aż 88% klientów audytowanych przez Deloitte posiadało potencjalną możliwość zmniejszenia o 20% rocznie wydatków związanych z subskrypcjami i wsparciem IT.

Nie daj się ukarać

Niestety polskie firmy nie są liderami wdrożeń SAM. Biorąc pod uwagę wyniki badań jasno widać, że powinny podjąć decyzję o wdrożeniu dobrych praktyk w dziedzinie zarządzania licencjami, gdyż mają spore braki w tej dziedzinie. Jak wynika ze Światowego Badania Oprogramowania Komputerowego przeprowadzanego co dwa lata przez IDC na zlecenie BSA (Business Software Alliance) w 2013 r. aż 51% oprogramowania zainstalowanego na komputerach w polskich przedsiębiorstwach nie posiadało wymaganych licencji. Wartość nielegalnego software'u oszacowano na ok. 1,7 mld zł.

Jest to skutkiem nie tyle świadomego piractwa, co raczej złego zarządzania software’m w firmach. Niestety złe zarządzanie ma zgubne skutki, gdyż może powodować roszczenia z tytułu naruszenia praw autorskich, a zasądzone kwoty bywają duże. Co prawda kary nie tak znów często są narzędziem którym posługują się producenci software'u, ale mogą oni też i w inny sposób postarać się o zwrot wartości bezprawnie użytkowanych licencji. - Zgodnie z Art. 79 Ustawy o Prawie Autorskim i Prawach Pokrewnych za naruszenie autorskich praw majątkowych do utworu licencjodawca może żądać zapłaty sumy stanowiącej dwukrotność lub w przypadku zawinionej winy trzykrotność wartości licencji.

W praktyce dostawcy oprogramowania nie korzystają z tego prawa, a na zidentyfikowanych podczas audytu licencyjnego niezgodnościach lub brakach licencyjnych starają się zbudować nowy biznes. W zależności od dostawcy, w ramach kary za nieprzestrzeganie warunków licencyjnych zastrzegają sobie oni prawo np. do pokrycia kosztów związanych z realizacją audytu lub konieczności wykupienia dwuletniego wstecznego wsparcia. - mówi Mariusz Ustyjańczuk Lider Zespołu Software Asset Management w regionie Europy Środkowej w Deloitte.

Licz licencje

Cykl życia oprogramowania jest niezwykle złożony i dlatego zdobycie kompletnej wiedzy na temat wszystkich licencji posiadanych i wykorzystywanych w organizacji, a także przyszłych potrzeb licencyjnych jest trudne. Większość przedsiębiorstw poświęca również za mało czasu na analizę zapisów umownych. Procedury SAM pomagają zidentyfikować posiadane zasoby, dokładnie określić gdzie oprogramowanie jest zainstalowane i zweryfikować czy liczba licencji pokrywa się z liczbą kopii oprogramowania: czy licencji jest zbyt mało (underlicensing) czy zbyt wiele (overlicensing).

Korzyści wynikające ze świadomego zarządzania oprogramowaniem, to przede wszystkim możliwość ograniczenia zbędnych opłat z tytułu wykorzystania licencji lub wsparcia oprogramowania, którego roczna wartość stanowi około 20-40% wartości licencji i charakteryzuje się powtarzalnością. -Większość dostawców oferuje wsparcie, czyli możliwość podnoszenia wersji oprogramowania i zgłaszania problemów, opłacane w cyklach rocznych.

Odpowiednie podejście do zarządzanie oprogramowaniem pozwala precyzyjnie zaplanować potrzeby licencyjne oraz opracować optymalną strategię zakupową. Poukładanie i optymalizacja procesów zarządzania oprogramowaniem nie ograniczy ilości audytów zgodności z warunkami licencyjnymi, których liczba na polskim rynku stale rośnie, pozwoli natomiast uniknąć sytuacji, w których w wyniku takiego audytu zostaną zidentyfikowane braki licencyjne, które mogą prowadzić do nieprzewidzianych i często znacznych wydatków - mówi Mariusz Ustyjańczuk z Deloitte.

Przeprowadź wewnętrzny audyt

Bardzo istotnym elementem w procesie zarządzania oprogramowaniem są wewnętrzne audyty. W wyniku własnego przeglądu możliwe jest uporządkowanie nadmiarowych instalacji lub poprawa błędnej konfiguracji środowiska, podczas gdy przy audycie dostawcy oprogramowania zidentyfikowane niezgodności licencyjne mogą generować zobowiązania finansowe wobec licencjodawcy. W środowiskach, gdzie działa minimum kilkadziesiąt komputerów przeprowadzenie audytu jest wręcz niemożliwe bez specjalistycznych narzędzi, które pozwalają prawie automatycznie zbierać informacje o zainstalowanym na wszystkich komputerach oprogramowaniu i przeliczać je na ilość wymaganych licencji.

Dlatego też coraz więcej firm korzysta z usług firm trzecich, które mają wiedzę i doświadczenie w zakresie licencjonowania oprogramowania, ale także dysponują narzędziami usprawniającymi proces audytu licencyjnego. Audyt licencji oprogramowania można przeprowadzić dość szybko. Standardowy czas realizacji takiego projektu z udziałem doświadczonych ekspertów waha się w przedziale od 175 do 375 godzin.

Brak procedur zarządzania oprogramowaniem powoduje, że :

- średnio 22% zakupionego oprogramowania nigdy nie zostało wdrożone do użytku

- 32% firm płaci za wsparcie oprogramowania, z którego według warunków licencyjnych nie może korzystać

- 58% firm płaci za wsparcie oprogramowania, z którego nie korzysta

- 68% firm korzysta z oprogramowania powyżej ilości zakupionych licencji (braki licencyjne)

- braki licencyjne identyfikowane podczas audytów sięgają nawet 200 mln zł

- braki licencyjne identyfikowane podczas audytów w sektorze MŚP sięgają kwot na poziomie nawet 20 mln zł

Wdrożenie SAM to:

- optymalizacja wykorzystania licencji i opracowanie strategii zakupowej jednego dostawcy oprogramowania w dużym przedsiębiorstwie to oszczędność na poziomie nawet kilku mln zł w perspektywie 5 lat

- roczny koszt wsparcia licencji to ok 20-40% wartości licencji

(źródło: Deloitte)

Firma może naruszyć warunki licencji z następujących powodów:

- nie został wdrożony żaden program zarządzania oprogramowaniem

- pracownicy firmy mają nieograniczony dostęp do Internetu i ściągają oprogramowanie – potencjalnie – nielicencjonowane

- brak jasnych zasad dla pracowników zabraniających instalowania oprogramowania bez licencji i określających konsekwencje naruszenia tego zakazu

- oprogramowanie trafiło do firmy z nieautoryzowanego źródła

- w wyniku fuzji lub przejęcia firma weszła w posiadanie majątku, który nie został poddany pełnej inwentaryzacji pozwalającej na weryfikację legalności oprogramowania

(źródło: BSA)