Poczta elektroniczna jest coraz bardziej absorbującym narzędziem komunikacyjnym. Właściwego korzystania z niej muszą nauczyć się zarówno pracownicy, jak i pracodawcy.

Liczba wiadomości przesyłanych pocztą elektroniczną gwałtownie wzrasta. W 2001 r. wiadomości przesyłane drogą elektroniczną w firmach amerykańskich stanowiły tylko 30% całej korespondencji, podczas gdy obecnie jest to już ponad 70%.

W Europie liczba przesyłanych e-maili zwiększyła się w ubiegłym roku średnio o 47% w stosunku do 2004 r. W niektórych przedsiębiorstwach zanotowano nawet wzrost o 200%. Pracownicy na całym świecie spędzają coraz więcej czasu nad programami pocztowymi. Znaczna część z nich czuje się już wręcz uzależniona od tego narzędzia komunikacji. Rozwój telefonii komórkowej i innych mobilnych technik dostępu do sieci sprawia, że wielu użytkowników sprawdza swoje skrzynki pocztowe prawie non stop - o każdej porze i w każdym miejscu.

Trzy czwarte Europejczyków badanych przez Dynamics Markets na zlecenie Symantec Corporation przyznało się do uzależnienia od e-maili. 20% osób z tej grupy twierdzi, że nieustannie, obsesyjnie sprawdza swoją skrzynkę pocztową i wpada w lekką panikę, gdy nie może mieć do niej dostępu. W Polsce osób uzależnionych od poczty elektronicznej jest mniej - 56%. Odsetek ten jednak stale rośnie. Badaniami objęto 1700 pracowników oraz kierowników działów IT w przedsiębiorstwach w całej Europie, zatrudniających co najmniej 500 pracowników. Na podstawie wyników ankiet wyodrębniono cztery kategorie użytkowników. Zdyscyplinowani korzystają z poczty elektronicznej w sposób swobodny, ale kontrolowany. Potrafią wyraźnie wyznaczyć sobie granice dotyczące zarówno miejsca, jak i czasu dostępu do skrzynki pocztowej. Są one zazwyczaj zawężone do godzin i miejsca pracy. Najbardziej zdyscyplinowani sprawdzają pocztę o stałych porach, zazwyczaj ok. 9.00 i po południu. W grupie zdyscyplinowanych znalazło się 49% badanych Europejczyków. Przeciwieństwem tej grupy użytkowników są obsesyjnie uzależnieni. Oni odczuwają wewnętrzny przymus ciągłego sprawdzania swojej skrzynki pocztowej. W Europie do takiego stanu przyznaje się 21% ankietowanych, w Polsce tylko 14%.

Oprócz tego są jeszcze lękliwi i przeciążeni. Ci pierwsi wykorzystują tylko najbardziej podstawowe funkcje poczty, drudzy cierpią na nadmiar e-maili i mają problemy z ich opanowaniem, w związku z czym wiele listów pozostawiają bez odpowiedzi albo wręcz w ogóle ich nie czytają.

Głód informacji i kontaktów

Program poczty elektronicznej staje się w wielu wypadkach uniwersalnym narzędziem pracy. "Na uzależnienie od poczty elektronicznej wpływa wiele czynników. Obecnie e-mail to znacznie więcej niż tylko narzędzie do komunikacji. Używamy systemów poczty elektronicznej do zarządzania terminarzem oraz bazą kontaktów, delegowania zadań służbowych, a nawet sporządzania raportów czy gromadzenia i wyszukiwania dokumentów" - ocenia Jarosław Samonek, Country Manager w Symantec Polska.

Duży wpływ na zmianę naszego trybu pracy, a co za tym idzie na zakres i sposób korzystania z poczty elektronicznej, miało pojawienie się urządzeń przenośnych. Dzisiaj jedna trzecia przebadanych przez Dynamic Markets użytkowników w Europie obsługuje program pocztowy za pomocą urządzeń mobilnych (w Polsce - jedna czwarta). Ponad połowa z tych osób (w Polsce prawie 90%) sprawdza skrzynkę lub załatwia sprawy przez e-maile w obecności swoich współmałżonków, innych członków rodziny czy przyjaciół. Wielu (ok. 40%) sprawdza pocztę codziennie podczas urlopu, a nawet zwolnienia lekarskiego. Dla znacznej grupy użytkowników urządzeń mobilnych zajrzenie do programu pocztowego jest pierwszą rzeczą, jaką robią zaraz po przebudzeniu. Jeszcze więcej osób sprawdza swoją skrzynkę tuż przed snem.

Rodzi się tutaj pytanie, w jaki sposób tak intensywne wykorzystywanie poczty elektronicznej wpływa na pracę pracowników i funkcjonowanie przedsiębiorstwa? Około połowy osób w firmach spędza co najmniej dwie godziny tylko na wysyłaniu i odbieraniu wiadomości e-mailowych. Niektórym zajmuje to nawet cztery godziny dziennie. Są tacy, którzy potrafią w ciągu dnia wysłać i odebrać nawet kilkaset e-maili. To dużo czy mało? Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie zważywszy, że w coraz większej liczbie firm poczta elektroniczna jest podstawowym środkiem komunikacji, niemalże najważniejszym narzędziem pracy. Z drugiej strony, trzeba mieć na uwadze również i to, że do skrzynek pocztowych trafia coraz więcej spamu, na walkę z którym trzeba poświęcać coraz więcej czasu, potrzebnego chociażby na usunięcie niepotrzebnych wiadomości. Mogą być też problemy z ogarnięciem całości elektronicznej korespondencji i właściwą oceną przydatności poszczególnych wiadomości. "Gwałtowny wzrost liczby wiadomości e-mail może stanowić dla firm duże zagrożenie, ponieważ może doprowadzić do sytuacji, w której użytkownik nie będzie w stanie nawet przeczytać, wykorzystać i uporządkować wszystkich informacji, które otrzymuje" - podkreśla Jarosław Samonek.

Nie wszystkie firmy dostrzegają jednak jeszcze, jaka może być rzeczywista wartość informacji przechowywanych w programach pocztowych pracowników. Tymczasem są to często dane o konkretnej, wymiernej, niejednokrotnie bardzo wysokiej wartości finansowej (np. w korespondencji dotyczącej przygotowywanego kontraktu). Wiele przedsiębiorstw nie posiada jednak żadnych zasad czy wytycznych dotyczących bezpieczeństwa korespondencji e-mailowej, selekcji i archiwizacji poczty elektronicznej. Tylko nieliczne wypracowały wytyczne dotyczące zachowywania i usuwania wymienianych e-maili oraz zabezpieczania zasobów pocztowych na urządzeniach mobilnych. W Polsce zaledwie 12% badanych osób potwierdziło, że wykonuje kopie zapasowe swojej skrzynki pocztowej.

Dostęp do poczty elektronicznej w każdym miejscu i o każdym czasie może zwiększać wydajność pracowników. Na to właśnie liczą pracodawcy, wyposażając na przykład swoich handlowców w palmtopy. Część pracowników skarży się jednak, że takie rozwiązanie zwiększa stres związany z pracą, co z kolei może odbijać się negatywnie na ich efektywności. "Człowiek nie może być cały czas pod presją obowiązków zawodowych. Trzeba mu dać trochę oddechu, trochę wolnego czasu na zajęcie się czym innym. Wtedy będzie bardziej twórczy, bardziej aktywny" - mówi dr Bartłomiej Szmajdziński, psycholog.

Problem do rozwiązania

Za sprawą dynamicznego rozwoju technik informacyjnych i upowszechniania się narzędzi teleinformatycznych stajemy się coraz bardziej zależni i od sieci, i od Internetu, i od poczty elektronicznej. To ostatnie medium komunikacji daje nam wiele możliwości zastosowań i istotnych korzyści. Stała się ona już dzisiaj niezbędnym narzędziem pracy, trudno wyobrazić sobie bez niej sprawne funkcjonowanie nowoczesnych przedsiębiorstw czy instytucji. Nieumiejętne jej wykorzystanie może spowodować jednak również wiele negatywnych konsekwencji. Dlatego zarówno w interesie pracowników, jak i pracodawców powinno być wypracowanie właściwych metod postępowania. Rozwiązania problemu trzeba szukać w różnych obszarach - nie tylko w sferze technologii, ale też i organizacji, prawa czy edukacji.