Analiza Gartner Group wykazała, że GroupWise firmy Novell to najtańszy w implementacji i utrzymaniu popularny, informatyczny system komunikacyjny.

Badania przeprowadzone przez Gartner Group opracowano na podstawie wyników poszczególnych wdrożeń oprogramowania w różnych firmach. Nie uwzględniały jednak one wszystkich kosztów związanych z zarządzaniem systemami komunikacyjnymi, gdyż trudno jest w niektórych przypadkach oddzielić je od innych kosztów. Przykładowo: część kosztów instalacji i utrzymania pakietu GroupWise ukryta jest w kosztach zarządzania systemem NetWare, których nie uwzględniono w analizie.

Firma analityczna Gartner Group przeprowadziła badania, które miały wykazać, w jaki sposób kształtują się koszty eksploatacji najpopularniejszych rozwiązań komunikacyjnych, umożliwiających przesyłanie poczty elektronicznej oraz realizowanie pracy grupowej. W badaniach, sponsorowanych przez firmy: IBM, Microsoft, Netscape, Novell i Oracle, porównywano koszty planowania instalacji, wdrażania i utrzymania systemów komunikacyjnych, opartych na produktach Novell GroupWise, Microsoft Exchange oraz Lotus Notes.

Wyniki przedstawiono w postaci ogólnego kosztu eksploatacji systemu przypadającego na jednego użytkownika w ciągu trzech lat. Najniższy był on dla pakietu GroupWise (patrz tabelka). Różnice między poszczególnymi rozwiązaniami są bardziej widoczne, jeśli będą analizowane dwa elementy: koszt planowania i wdrożenia oraz koszt eksploatacji systemu. GroupWise jest dziewięć razy tańszy niż konkurencyjne rozwiązania.

Założenia testowe

Gartner Group przeprowadziła badania na grupie 300 losowo wybranych firm ze Stanów Zjednoczonych. Początkowo, oprócz wymienionych produktów, planowano uwzględnić także pakiet Oracle InterOffice. Okazało się, że jest on od niedawna na rynku i niewiele badanych firm zdążyło zakończyć jego wdrożenie.

Badania wykazały, że koszt zakupu i posiadania systemu komunikacyjnego nie są najważniejszymi czynnikami, decydującymi o zakupie danego rozwiązania. Prawie wszystkie badane firmy przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu kierwały się funkcjonalnością produktów dostępnych na rynku, a także ich zgodnością i możliwością integracji z posiadanym już zapleczem informatycznym.

W analizie przeprowadzonej przez Gartner Group uwzględniono takie elementy kosztów, jak koszt planowania, implementacji (w tym koszty przeszkolenia administratorów i użytkowników końcowych, konfiguracji, zakupu i wdrożenia dodatkowych rozszerzeń oraz indywidualnych modyfikacji) oraz utrzymania (wsparcie dla użytkownika końcowego, bieżące zarządzanie oraz rozwiązywanie problemów).

Analiza nie obejmowała jednak kosztów związanych z implementacją konkretnego rozwiązania w środowisku WAN. Nie uwzględniono także różnic między firmami, wynikających z ich wielkości oraz liczby użytkowników stosowanego rozwiązania komunikacyjnego, co może mieć istotne znaczenie np. w wyniku różnic w cenach licencji na oprogramowanie kupowanych od razu dla kilku tysięcy użytkowników.

Metodologia badań

Gartner Group podzieliła badane firmy na cztery grupy ze względu na sposób wykorzystywania przez nie systemów komunikacyjnych. W pierwszej (Simple Office Automation) znajdowały się te firmy, które koncentrują swoją uwagę na systemie poczty elektronicznej z możliwością grupowego zarządzania terminarzami użytkowników. Była to największa grupa badanych i znalazło się w niej 99 firm. Dwoma podstawowymi produktami, stosowanymi przez te firmy, były pakiety GroupWise i Exchange.

Dominującym produktem w drugiej grupie, w której znaleźli się użytkownicy systemów pracy grupowej nie korzystający z WWW, był pakiet Lotus Notes. Znalazło się w niej 57 firm.

Trzecia grupa użytkowników to firmy, które działalność grupową opierają na usługach pocztowych i grupowych, realizowanych za pomocą sieci WWW. Znalazło się w niej 45 firm, które wykorzystywały oprogramowanie Internet Information Server Microsoftu (najczęściej w połączeniu z pakietem Exchange).

Ostatnia grupa użytkowników koncentruje się na publikowaniu danych i pełnym dostępie do nich za pośrednictwem przeglądarki WWW . 28 członków tej grupy wykorzystuje przede wszystkim rozwiązania komunikacyjne firmy Netscape.

Podsumowanie

Gartner Group przyznaje, że przeprowadzone badania nie miały charakteru teoretycznego, lecz ściśle praktyczny, wynikający z badań dokonanych na 300 firmach, które wdrożyły u siebie opisywane systemy pocztowe. Analizę kosztów przeprowadzono na podstawie danych, dostarczonych przez te firmy. Taka analiza przeprowadzona w innych przedsiębiorstwach mogłaby dać zupełnie inne rezultaty. Niemniej wybór firm był losowy, więc daje to pewne odzwierciedlenie rzeczywistych kosztów wdrożenia i utrzymania opisywanych produktów. Jedyną kategorią, w której w miarę obiektywnie można porównywać produkty, jest Simple Office Automation. Oceniono w niej dwa najbardziej konkurujące ze sobą rozwiązania. Pozostałe sektory rynku i specyficzne grupy użytkowników wybierają zawsze jedno rozwiązanie.

Niskie koszty instalacji i utrzymania pakietu GroupWise wynikają z tego, że część z nich ukryta jest w koszcie zarządzania systemem NetWare, którego nie uwzględniono w analizie. Ponadto GroupWise jest wdrażany najczęściej w istniejących już sieciach NetWare praktycznie bez ich modyfikacji, podczas gdy Exchange w wielu przypadkach był implementowany jako nowe rozwiązanie i wymagał od wdrażających go firm zaimplementowania także systemu Windows NT. W badanych firmach Exchange wdrażany był także w większej skali niż GroupWise, ale jednocześnie jego implementacja w danym momencie była mniej zaawansowana.

Na podstawie "Workgroup and Intranet Computing: Cost of Ownership Study" Gartner Group z grudnia 1997 r. opracował msz.