Głos rozsądku

Ograniczenie wydatków na telefonię i transmisję danych wymaga cierpliwości, systematyczności i umiejętności negocjacyjnych. Często także zdrowego rozsądku, aby nie tracić czasu i energii na oszczędzanie drobnych kwot.

Ograniczenie wydatków na telefonię i transmisję danych wymaga cierpliwości, systematyczności i umiejętności negocjacyjnych. Często także zdrowego rozsądku, aby nie tracić czasu i energii na oszczędzanie drobnych kwot.

Oszczędzać na usługach telekomunikacyjnych w Polsce można, i to sporo. Wbrew pozorom prawdziwe oszczędności nie biorą się z "zaciskania pasa", ani też z drobiazgowego rozliczania billingów pracowników. Obejdzie się także bez tworzenia rozbudowanych mechanizmów kontroli i - towarzyszącego im zwykle - psucia relacji wewnątrz organizacji. Potwierdzili to specjaliści zgromadzeni na naszej konferencji - "Więcej za mniej, czyli optymalizacja kosztów telekomunikacyjnych".

Impulsem do oszczędności na tym - wydawałoby się - przejrzystym rynku jest przede wszystkim wiedza na temat zawartości ofert operatorów. Dotyczy to nie tylko taryf, ale także warunków technicznych czy propozycji umów typu SLA (Service Level Agreement). Oszczędności powstają w szczególności wówczas, gdy firma dokładnie zna charakterystykę generowanego przez siebie ruchu i umie zidentyfikować najlepiej do niej pasującą ofertę. Oczywiście, nic nie zastąpi negocjacji. Punkt wyjścia musi być zawsze ten sam.

Na naszej konferencji zostały rozwiane mity o jednoznaczności korzyści płynących z wdrożenia rozwiązań typu VoIP (Voice over IP) na łączach WAN i systemów telefonii IP. Dostawcy sami stwierdzili, że korzyści te mogą być postrzegane różnie przez różnych klientów. W kuluarach konferencji dało się słyszeć ciekawe pomysły na obniżenie kosztów telefonii głosowej i transmisji danych bez wielkich inwestycji. Podczas oficjalnych prelekcji padły zaś zapowiedzi nowych, interesujących usług, które zostaną zaoferowane klientom w najbliższych tygodniach i miesiącach.

Oszczędności i problemy

Głos rozsądku
Marek Cichy, prezes zarządu firmy Audytel, przedstawił "dzienniczek z życia audytora", prezentując na przykładach, jak wyglądają realia uporządkowania sfery telekomunikacji w typowej polskiej firmie. Jego zdaniem kluczową kwestią sukcesu audytu telekomunikacyjnego jest uzgodnienie celu, jaki ma on realizować. Nie chodzi tu bowiem o same oszczędności, ale o wpisanie modelu wykorzystania usług telekomunikacyjnych w profil działalności firmy. Jak wiadomo 100% oszczędności dałoby wyłączenie wszystkich telefonów, co oczywiście byłoby rzeczą absurdalną.

Gdy mowa o oszczędnościach związanych z telekomunikacją, jesteśmy skłonni myśleć o rozgadanych pracownikach, konferujących godzinami przez komórki. Sfera prywatnego czy też półprywatnego wykorzystania telefonów - zwłaszcza komórkowych - jest w znakomitej większości firm uregulowana. "Problem nadużyć przesłania inne, mniej oczywiste, a przy tym potencjalnie bardziej bolesne problemy" - przekonywał na naszej konferencji Rafał Stefanowski, biegły sądowy z zakresu informatyki w firmie Hoga.pl. Firmy nie zdają sobie sprawy z tego, że wykorzystanie telefonów komórkowych i stacjonarnych do celów prywatnych - i odwrotnie - niesie poważne konsekwencje prawno-skarbowe. W świetle przepisów podatkowych udowodnienie pracodawcy, że pracownik korzystał z telefonu do celów prywatnych oznacza, że pracodawca przekazał pracownikowi nierejestrowane wynagrodzenie, od którego nie zapłacił podatku i od którego nie przekazał składki na ZUS.

Z małej kwoty może więc nieoczekiwanie wyniknąć duży problem. "Odnotowano już przypadki, w których kontrola skarbowa posuwała się nawet do analizy billingów firmowych, aby wykazać, że podatnik złamał prawo skarbowe" - mówił Rafał Stefanowski. Istnieją jeszcze innego rodzaju pułapki, choć ich unikanie prowadzi zwykle do przerostu działań bezproduktywnych. Przykładowo - w związku z podpisaniem przez pracownika zobowiązania do pokrywania nadwyżki powyżej określonej kwoty na rachunku - pracodawca powinien co miesiąc przedstawiać mu rachunek do akceptacji, na co ten jednak oczywiście nie musi przystać. Dlatego czasami lepiej jest całą sprawę uprościć i zakupić pracownikom telefony na karty przedpłatowe, które nie są rejestrowane.

Określenie oszczędności

Głos rozsądku
Sposobem na utrzymanie kosztów telekomunikacyjnych w ryzach jest stworzenie przejrzystych ram oceny kosztów. Tomasz Kostański, konsultant Działu Doradztwa Telekomunikacyjnego Eisei Group, mówił o tym, aby unikać sytuacji, w których koszty telekomunikacyjne sprowadzają się do jednej kwoty. Rodzi to bowiem okazje do nadużyć wewnętrznych. "Dane rozbite na kategorie, obserwowane w długim okresie, pozwalają wychwycić problemy. U jednego z naszych klientów telefonami komórkowymi zajmowała się jedna osoba - uzgadniała salda, zamawiała aktywacje, podpisywała faktury. Po audycie okazało się, że firma miesiącami płaciła abonamenty za dziesiątki aktywacji, na które owa osoba pobrała w promocji telefony, po czym nielegalnie je sprzedała" - mówił Tomasz Kostański.

Obniżenie kosztów telekomunikacyjnych może też przyjąć formę starannej analizy propozycji umów. O kwestiach prawnych korzystania w biznesie z usług telekomunikacyjnych mówili mecenasi Andrzej Krasuski, współpracujący z warszawskim biurem kancelarii CMS Cameron McKenna, i Wojciech Pfadt z kancelarii Baker & McKenzie Gruszczyński & Partners. Ich zdaniem sztuką jest nie tylko podpisać korzystną umowę, ale również skutecznie ją rozwiązać, tak aby firma nie znalazła się z tego tytułu w nieoczekiwanych kłopotach.

Tymczasem o sytuacje konfliktowe nietrudno, operatorzy coraz częściej bowiem dotują zakup sprzętu telekomunikacyjnego, starając się dzięki temu związać klienta ze sobą na dłużej. Stosują przy tym różne - nie zawsze zgodne z prawem - zabiegi. Klient może np. otrzymać centralę telefoniczną, ale umowa nie określa, jaki jest status działającego na niej oprogramowania. Co stanie się, gdy relacje z tym operatorem ustaną? Klient może okazać się właścicielem sprzętu, a nie - wartej nieporównanie więcej - całości.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200