Celem badania przeprowadzonego przez serwis Procesowcy.pl było spozycjonowanie polskich organizacji na zdefiniowanych na potrzeby przedsięwzięcia pięciu szczeblach dojrzałości procesowej. Wyniki badania pokazują, że struktura dojrzałości procesowej polskich przedsiębiorstw wygląda następująco:

- piąty (najwyższy) poziom dojrzałości procesowej (procesy powtarzalne, zidentyfikowane, udokumentowane, mierzone i zarządzane) - 14% badanych organizacji;

- czwarty poziom (procesy powtarzalne, zidentyfikowane, udokumentowane, mierzone, niezarządzane) - 47% badanych organizacji;

- trzeci poziom (procesy powtarzalne, zidentyfikowane, udokumentowane, niemierzone, niezarządzane) - 26% przebadanych organizacji;

- drugi poziom dojrzałości (procesy powtarzalne, ale nadal nie udokumentowane, nie mierzone, nie zarządzane) - 11% badanych organizacji;

- pierwszy (najniższy) poziom (procesy przypadkowe, niepowtarzalne, niezidentyfikowane, nieudokumentowane, niemierzone, niezarządzane) - 2% badanych organizacji.

Polskie firmy bardziej świadome

Wyniki badania pokazują, że dojrzałość procesowa wśród polskich firm i instytucji wzrasta. W porównaniu z wynikami poprzedniego badania (przeprowadzonego w 2010 r.) zmniejszyła się liczba organizacji na niższych poziomach dojrzałości - z procesami niezidentyfikowanymi lub nieudokumentowanymi. Zdecydowany wzrost odnotowany został natomiast w grupie organizacji, które mają zidentyfikowane, udokumentowane, mierzone, ale nie zarządzane procesy (38% ogółu respondentów w 2010 r. i 47% w roku 2013). Mniej spektakularny wzrost nastąpił wśród przedsiębiorstw na najwyższym poziomie dojrzałości - z 12% w 2010 r. do 14% w roku 2013.

Wyniki pokazują, że przyrost liczby organizacji na najwyższym poziomie dojrzałości jest mniejszy niż przyrost liczby organizacji, które mają procesy zdefiniowane, mierzone, ale nie zarządzane. Dzięki wywiadom pogłębionym udało się potwierdzić tezę związaną z tą obserwacją - duża część polskich organizacji utożsamia zarządzanie z kontrolowaniem. Dane pochodzące z pomiarów procesów bardzo często wykorzystywane są tylko do weryfikacji poprawności wykonywanej pracy oraz do rozliczania poszczególnych komórek organizacyjnych i pracowników.

W działaniach kontrolnych brakuje rzeczowej analizy wyników pomiarów w kontekście celów procesów. Brakuje również ustrukturyzowanego podejścia - na prezentowaniu i omawianiu wyników pomiarów w odpowiednio dobranym gronie, na ustalaniu działań do podjęcia w celu poprawy wyników oraz na weryfikacji statusu i efektów działań zaplanowanych podczas poprzednich cyklów raportowania wyników pomiarów procesów. Zastosowanie cyklicznych przeglądów wyników oraz podejmowanie akcji zaradczych można uznać za elementy obowiązującego systemu zarządzania procesami umożliwiającego ciągłe doskonalenie organizacji. Fakt, że polskim firmom i instytucjom znacznie łatwiej kontrolować procesy, niż świadome nimi zarządzać, wynika również z tego, że niewiele organizacji potrafi dobrze powiązać cele procesów z ich miernikami, które częściej wykorzystywane są do monitorowania pracy poszczególnych uczestników procesu niż do weryfikacji poziomu realizacji celów.

Dyrektor zadowolony, specjalista nie

Subiektywna ocena dojrzałości procesowej różni się w zależności od pełnionej przez respondentów roli. Kadra kierownicza wyższego szczebla i właściciele procesów postrzegają swoje organizacje jako bardziej świadome procesowo, w porównaniu z opinią kadry reprezentującej niższe poziomy zarządzania. Wszyscy respondenci będący właścicielami organizacji deklarują, że ich firmy są na najwyższym poziomie dojrzałości procesowej - są zarządzane procesowo. Na ten sam poziom dojrzałości wskazuje 43% respondentów reprezentujących kadrę kierowniczą wyższego szczebla. Dla porównania: wśród kadry kierowniczej średniego szczebla najwyższy poziom jest wskazywany zaledwie przez 6%, a wśród specjalistów czy ekspertów przez zaledwie 3%. Różnice w postrzeganiu dojrzałości wynikają ze zbyt małego zaangażowania ścisłej kadry kierowniczej w przedsięwzięcia procesowe, które jest wskazywane jako najistotniejszy czynnik powodzenia wdrożenia zarządzania procesami biznesowymi.

Tegoroczne wyniki badania ilościowego ponownie pokazują, że polskie organizacje nie radzą sobie z logicznym łączeniem celów strategicznych, celów procesów i mierników. Wśród firm i instytucji oceniających się jako organizacje, które zarządzają procesami, 15% to podmioty bez określonych celów procesów. Wśród firm i instytucji oceniających się jako organizacje, które mierzą procesy, 31% to podmioty bez określonych celów procesów. Mierniki nie są zdefiniowane w 5% firm deklarujących zarządzanie procesami. W grupie organizacji deklarujących poziom dojrzałości polegający na zdefiniowaniu, opisaniu i opomiarowaniu procesów aż 6% twierdzi, że nie ma mierników procesów. Pogłębia się więc paradoks, że więcej organizacji posiada mierniki procesów niż zdefiniowane cele procesów. Jest to dodatkowe potwierdzenie tezy, że polskie organizacje często skupiają się na kontroli, a nie zarządzaniu.

Czy wiadomo, co mierzyć?

Większość danych w ramach pomiarów procesów jest zbierana "manualnie" z różnych źródeł; 42% ogółu respondentów deklaruje taki sposób zbierania danych. Kolejną grupą są firmy, które mierzą procesy na podstawie danych z systemów dziedzinowych - 15% ogółu respondentów (co jest równoznaczne z 30% organizacji mierzących swoje procesy). Tak niski odsetek może wynikać z rzadkiego wykorzystania narzędzi automatyzujących pomiary procesów.

Analizy danych zbieranych podczas pomiarów są realizowane tylko dla wybranych obszarów w 16% badanych organizacji. Jedynie 5% respondentów twierdzi, że analizy prowadzone są wtedy, gdy dane pomiarowe nie są zadawalające. Tylko 2% organizacji poddaje procesy ciągłym pomiarom i ciągłym analizom.

Konkretnie wskazane rekomendacje wynikające z prowadzonych analiz są następujące: zmiany w narzędziach IT wspierających procesy (16% respondentów), zmiany w strukturze organizacyjnej (2% respondentów), zmiany w przebiegach procesów (2% respondentów). Inne obszary nie są znane respondentom.