Wyposażenie biur, przedsiębiorstw i instytucji stopniowo zmienia się - to co było oznaką nowoczesności kilka lat temu, obecnie jest standardem. Dzisiaj podstawowym wyposażeniem każdego niemal biura jest kopiarka, urządzenie faksujące i komputer z drukarką. W większych firmach wykorzystywane są sieci komputerowe, drukarki sieciowe, a czasami również skanery, umożliwiające przekształcanie dokumentów papierowych na ich postać elektroniczną.

Integracja technologii

Jak nietrudno zauważyć, wiele z tych urządzeń pracuje autonomicznie i niezależnie wykonuje podobne funkcje. Kopiarka skanuje dokument i kopiuje go na papierze. Natomiast skaner skanuje dokument i przesyła go do komputera. Faks skanuje dokument i wysyła go do odbiorcy za pośrednictwem linii telefonicznych lub drukuje dokument przesłany w postaci elektronicznej. Drukarka drukuje (kopiuje) dokument dostępny w postaci elektronicznej, a komputer wyposażony w modem przy wykorzystaniu linii telefonicznych umożliwia wysyłanie/przyjmowanie dokumentów zarówno w formacie faksowym, jak i w formacie stosowanym w sieciach komputerowych. Następuje więc dublowanie wielu funkcji przez niezależne urządzenia. W momencie gdy firma wykorzystuje pełen zestaw sprzętu, naturalne i ekonomicznie uzasadnione jest zastosowanie urządzeń eliminujących tę różnorodność, np. zintegrowanych kopiarko-drukarko-skanero-faksów, współpracujących z komputerem. Tego typu urządzenia są już na rynku, a oferuje je większość głównych producentów sprzętu. Największą popularnością cieszą się one na rynku amerykańskim. W Europie popyt na tego typu nowości jest znacznie mniejszy.

Najszybciej rozwija się integracja faksów z komputerami lub też raczej wypieranie niezależnych urządzeń faksujących przez ich odpowiedniki - komputery wyposażone w modemy i oprogramowanie do obsługi faksów. Takie systemy oferują wiele zalet - możliwe jest rozdzielanie nadchodzących informacji, ich przekazywanie do wielu osób jednocześnie, przechowywanie w postaci elektronicznej lub w razie potrzeby wydrukowanie na papierze. Większość dostępnych pakietów do obsługi faksów oferuje też duże możliwości sterowania wysyłaniem faksów - np. do wielu odbiorców i o zadanej porze dnia. Dodatkowy element systemu - skaner - jest niezbędny, jeśli występuje potrzeba wysyłania przez faks obrazów dokumentów, które są dostępne jedynie w formie papierowej.

Najważniejszym elementem wyposażenia biura w sprzęt, sprzyjającym wymianie informacji w postaci elektronicznej, są sieci komputerowe. Wyposażone w peryferia, takie jak skanery, drukarki i modemy oraz odpowiednie oprogramowanie, mogą one tworzyć system eliminujący potrzebę korzystania z niezależnych kopiarek i urządzeń faksujących. Nawet w małych biurach, dysponujących pojedynczymi komputerami i drukarkami, korzystanie z tego typu rozwiązań może okazać się uzasadnione ekonomicznie.

W efekcie tego typu przemian biura przestaną być wyposażone w urządzenia elektroniczne - komputer, drukarkę, kopiarkę, faks, a pojawi się w nich zintegrowany system. Elektronika w biurze zostanie zastąpiona elektronicznym biurem.

Rynek za technologią

Oprócz zmian w technologii, na rynku (również w Polsce) dostrzec można zmiany w sposobie sprzedaży urządzeń biurowych. Do tej pory, nawet jeśli jedna korporacja wytwarzała drukarki `i kopiarki, to dystrybucja produktów najczęściej odbywała się przez niezależne, nie konkurujące, ale i nie współpracujące kanały. Działo się tak dlatego, że urządzenia te były wytwarzane przez różne oddziały-firmy.

Spektakularnymi przykładami przemian na rynku urządzeń biurowych są nowe produkty Hewlett-Packarda - Color CopyJet (kolorowa drukarko-kopiarka) i LaserJet 5Si Mopier (monochromatyczna drukarka sieciowa z funkcjami kopiarki). Hewlett-Packard otwarcie zapowiada, że zamierza odebrać część udziału w rynku firmom, wytwarzającym kopiarki, oferując wymienione urządzenia. Jak wynika z ankiet przeprowadzanych na zlecenie firm komputerowych, już teraz 43% użytkowników wykorzystuje drukarki laserowe.

Zmiany w nieskończoność

Zasięg przewidywanych zmian jest jednak znacznie szerszy. Podczas jesiennych targów Comdex prezes Intela Andrew Grove zapowiedział szybki rozwój możliwości odtwarzania wideo przez komputery, które staną się bezpośrednią konkurencją dla standardowych telewizorów. Rozwój systemów multimedialnych - komputerów oferujących możliwości odtwarzania dźwięku oraz wysokiej jakości wideo - przybliża początek ery telewizji cyfrowej. Nowe zastosowania to zarówno systemy interaktywnej cyfrowej TV, która za kilka lat zacznie wypierać standardową telewizję analogową, oraz wideokonferencje. Największą barierą ich upowszechnienia jest cena oraz ograniczona przepustowość sieci telekomunikacyjnych.