Bank Rozwoju Eksportu wprowadził system automatycznego skanowania i księgowania rachunków

Od lipca br. w Banku Rozwoju Eksportu S.A. (BRE) działa nowy system, służący do automatycznego skanowania i księgowania kwitów opłat. Pierwszym klientem, który zdecydował się na skorzystanie z nowego systemu, był Centertel, operator telefonii komórkowej w standardzie NMT. Obecnie bank prowadzi rozmowy z kilkoma innymi firmami, wśród których znajdują się zakłady energetyczne, operator telewizji kablowej, wydawcy (zwłaszcza ci, którzy zajmują się sprzedażą prenumeraty) oraz towarzystwa ubezpieczeniowe. Korzystanie z nowej usługi zaproponowano także Telekomunikacji Polskiej S.A.

Firmy, które obsługuje BRE, zawierając transakcję z klientem, wystawiają mu rachunek. W przypadku tysięcy lub nawet setek tysięcy klientów zaksięgowanie wszystkich tego typu operacji staje się problemem. "W sierpniu ub.r., gdy z usług Centertela korzystało ponad 40 tys. abonentów, rozpoczęliśmy prace nad usprawnieniem i przyspieszeniem obiegu dokumentów oraz, co ważne dla klienta, jego pieniędzy" - mówi Jerzy Walczak, główny specjalista w Banku Rozwoju Eksportu. "Pierwszy etap prac polegał na stworzeniu specjalnego formularza, który umożliwiłby sprawne skanowanie dokumentów, a jednocześnie spełniałby wymogi Poczty Polskiej i polskiego systemu bankowego. W maju br. przeprowadzaliśmy wraz z Centertelem pierwsze testy nowego systemu" - dodaje Jerzy Walczak.

System APRO (Automatyczne Przetwarzanie Rachunków Opłat) potrafi w ciągu pięciu godzin zeskanować i zaksięgować do 10 tys. dokumentów. Każdy dokument wyposażony jest w odpowiedni kod cyfrowy, za którym kryje się nazwa klienta, dane abonenta (w przypadku operatorów telekomunikacyjnych) i numer wystawionej faktury. Urządzenie i oprogramowanie, opracowane przez amerykańską firmę Recognition, odczytuje ze specjalnie przygotowanego formularza kod cyfrowy i sumę, na jaką opiewa rachunek. Maszyna segreguje także odpowiednie odcinki dla poszczególnych klientów i dla banku oraz archiwizuje obraz zeskanowanego dokumentu. Firmy mogą także otrzymać listę klientów zalegających z zapłatą. Przedstawiciele Banku Rozwoju Eksportu twierdzą, że system wykorzystuje obecnie połowę swoich możliwości.

Reklamacja na dyskietce

"W tej chwili Centertel otrzymuje wszystkie dane na dyskietce, a nie jak do tej pory na papierze. Od września br. zamierzamy przesyłać naszemu klientowi także obrazy zeskanowanych rachunków, które będzie mógł przedstawić klientowi w przypadku reklamacji" - powiedział Jerzy Walczak.

Według przedstawicieli banku wdrożenie systemu pozwoliło zmniejszyć o połowę liczbę osób, które do tej pory ręcznie wprowadzały dane do komputera, oraz zmniejszyć liczbę popełnianych błędów. "Poprzednio zaksięgowanie wszystkich faktur trwało dwa dni, obecnie 4-5 godzin. System pozwala także zaksięgować przelane na konto klienta sumy pieniędzy jeszcze tego samego dnia" - twierdzi Jerzy Walczak.

"Oceniamy, że osobom pracującym w księgowości potrzeba obecnie 30% tego czasu, który poświęcały do tej pory na zaksięgowanie wszystkich rachunków naszych klientów w tradycyjny sposób. Dzięki temu też, dzień wcześniej wpływają pieniądze na nasze konto" - mówi Zbigniew Depera, analityk projektów w Centertelu. "Musieliśmy jednak stworzyć własną aplikację, która pozwalałaby na przetworzenie otrzymywanych w postaci elektronicznej informacji i umożliwiałaby wprowadzenie ich do naszego systemu rozliczania należności. Wykorzystaliśmy do tego bazę danych Access i SQL Server firmy Microsoft" - dodaje Zbigniew Depera.