Bank Gospodarki Żywnościowej to instytucja, która konsekwentnie pracuje nad podniesieniem efektywności departamentów informatyki

Ostatnie pięć lat, odkąd dyrektorem zarządzającym obszaru IT w BGŻ został Piotr Sobolewski, to okres ciągłych zmian związanych z dostosowywaniem IT do strategicznych wyzwań instytucji. Początkowo były to zmiany związane z koniecznością wdrożenia systemu scentralizowanego, zastępującego pięć używanych dotąd aplikacji oddziałowych i konieczność dopasowania struktur informatyki do wymagań biznesowych banku. Ostatecznie obszar IT został podzielony na departamenty: infrastruktury informatycznej, rozwoju aplikacji, zarządzania procesami IT, dużych projektów IT oraz bezpieczeństwa informatycznego i projektów.

Potem zmiany związane były z upowszechnianiem w organizacji metodyk realizacji projektów, budową centralnego biura projektów oraz stworzeniem zorientowanej na procesy organizacji IT i opisem ponad 100 procesów wewnętrznych realizowanych w banku. "Celem tych wszystkich projektów było m.in. uczynienie z IT «integratora pierwszego wyboru», który z klucza zajmowałby się realizacją potrzeb informatycznych banku oraz wyborem dostawców rozwiązań IT" - mówi Piotr Sobolewski, dyrektor zarządzający obszarem IT.

Komunikacja warunkiem sukcesu

Warunkiem harmonijnej współpracy w takim modelu jest stała komunikacja pomiędzy IT i biznesem. Dlatego IT bierze udział w pracach wstępnych nad wszystkimi projektami i przedsięwzięciami o charakterze strategicznym, wspólnie z biznesem opracowuje wymagania dotyczące planów rozwojowych i nowych usług, zaś jednostki biznesowe będące właścicielami systemów biorą udział w procesie podejmowania decyzji oraz finansowaniu projektów. Pomiędzy IT i biznesem następuje obustronna akceptacja parametrów dostępności oraz warunków eksploatacji rozwiązań informatycznych (SLA). W zgodzie z tym modelem były wdrażane wszystkie systemy kupione ostatnio przez BGŻ.

Jednym z największych projektów zrealizowanych w ostatnich latach był system do raportowania i kontroli zarządczych informacji finansowych MPC, oparty o rozwiązania Codec Systems, integrujący ponad 30 różnych źródeł danych. W wyniku projektu, bankowi udało się stworzyć platformę, która przetwarza i dystrybuuje informacje dotyczące m.in. szeregu miar przychodowych, kosztowych, nakładów inwestycyjnych i wolumenów niezbędnych do zarządzania tak dużą i rozproszoną terytorialnie instytucją finansową.

System dostępny jest z poziomu przeglądarki. Z rozwiązania korzysta ok. 600 użytkowników indywidualnych, przedstawicieli ścisłej kadry zarządzającej, analityków i kontrolerów finansowych, szefów projektów i pionów bankowości, opiekunów obszarów oraz pracowników z wojewódzkich centrów regionów i ponad 200 oddziałów banku. Codziennie w oparciu o system pracuje kilkadziesiąt osób.

System automatycznie agreguje i przetwarza dane. Dzięki temu nowe dane w raportach mogą być wprowadzane na bieżąco, a sam proces raportowania wyników finansowych jest znacznie krótszy. Pracownicy BGŻ nie muszą analizować przychodów i kosztów w oparciu o różne systemy. Zamiast tego, mają łatwy dostęp do jednego rozwiązania z danymi do analiz efektywności banku i szczegółowych wyników finansowych, do poziomu pojedynczego księgowania. Każdy z użytkowników może korzystać bądź z gotowych raportów, bądź też tworzyć i archiwizować je samemu, w tym - udostępniać raporty dla innych użytkowników.

Rozwiązanie wdrożone w Banku BGŻ pełni równocześnie funkcję raportową dla wdrożonego w banku w 2006 r. systemu informacji zarządczej (Management Information System). System usprawnił proces zarządzania. Pozwala na konstruowanie szczegółowych planów przychodów, kosztów i nakładów inwestycyjnych dla każdego oddziału i jednostki organizacyjnej w banku i następnie na raportowanie realizacji tych planów. Pozwala na automatyczne uzyskiwanie raportów dla wszystkich kategorii przychodów, kosztów i nakładów inwestycyjnych, wraz z prezentacją wolumenów i poziomów marży.

Wdrożenie systemu MPC to jeden z przykładów projektu, którego wdrożenie przyczyniło się do zmian w procesach biznesowych. System usprawnił proces budżetowania i planowania i jednocześnie daje wiarygodne informacje o parametrach wykonania budżetu. Pomógł zarządowi we wprowadzaniu nowej kultury organizacyjnej opartej na czytelnym komunikowaniu celów, przekładanych później na konkretne działania i oczekiwania wobec pracowników.

To nie koniec usprawnień

Wdrożenie systemu MPC to jeden z projektów mających na celu usprawnienie sposobu działania banku. Od momentu wdrożenia minął prawie rok, a system jest cały czas rozwijany i rozbudowywany o kolejne funkcje. W najbliższych miesiącach Bank BGŻ czekają nowe wyzwania związane przede wszystkim z dopasowaniem instytucji do zasad nowej umowy kapitałowej (Bassel II) oraz wdrożeniem systemu wspomagającego dział odpowiedzialny za usługi faktoringowe. Mechanizm pozwalający na efektywne wdrażanie nowych rozwiązań bank ma już wypracowany. Teraz pozostaje wcielenie go w życie.