ERP - wymiana czy modyfikacja?

Prawie 17% wszystkich wdrożeń ERP na świecie to wymiana systemu, w Polsce do wymiany przymierza się 30% firm. Równolegle trwa proces ciągłej modyfikacji oprogramowania, a jedna piąta takich działań kończy się instalowaniem go na nowo.

Systemy ERP żyją i rozwijają się wraz z rynkiem. Szybki rozwój technologiczny, a zwłaszcza technologie mobilne, narzędzia analityczne i chmura sprawiają, że ERP nie są już tym samym oprogramowaniem co kilkanaście, a nawet kilka lat temu. Z drugiej strony nie tylko technologia wpływa na kształt systemów ERP, ale także sposób prowadzenia biznesu i jego zmieniające się potrzeby, które wymagają odzwierciedlenia nowych procesów w systemie do planowania zasobów przedsiębiorstwa.

Ale nie tylko bogatsza funkcjonalność przemawia za nowymi aplikacjami. Istotnym aspektem są też koszty. Wbrew pozorom starsze systemy mogą okazać się znacznie droższe w eksploatacji z powodu znaczącej liczby modyfikacji lub problemów w integracją z nowymi rozwiązaniami.

Zobacz również:

W dalszym ciągu utrzymuje się zapotrzebowanie na systemy ERP (w Polsce na poziomie 3,5 -5%), jednak, z wyżej wymienionych względów, coraz częściej rynek ten napędzają nie nowe wdrożenia, a zastępowanie starszych rozwiązań nowymi aplikacjami. Według Panorama Consulting 17% wszystkich wdrożeń ERP na świecie to właśnie wymiana oprogramowania. Z kolei firma BPSC zaobserwowała, że 30% prowadzonych przez nią procesów przedsprzedażowych stanowią dziś projekty, których celem jest wymiana ERP wykorzystywanego do tej pory przez klientów.

W walce o nowoczesność ERP, czyli nieustanne modyfikacje i ich koszty

Wymiana systemów oczywiście ma na rynku miejsce, lecz zanim nastąpi (lub jeśli nastąpi) ERP przechodzi w ciągu swojego życia w firmie (zwłaszcza gdy jest użytkowany przez wiele lat) znaczną ilość modyfikacji, choć czasem też wystarczy aktualizacja do nowej wersji by na jakiś czas potrzeby organizacji zostały zaspokojone.

Wdrożenie systemu ERP nie jest końcem inwestycji w to oprogramowanie, choć oczywiście początkowy koszt zakupu i wdrożenia jest największy. Po uruchomieniu systemu przedsiębiorstwa dalej ponoszą związane z jego utrzymaniem koszty, a bywają one niemałe. Jak wynika z badania CFO Research Services przeprowadzonego wspólnie z firmą Agresso, dziewięciu na dziesięciu respondentów (92%) z firm o przychodach pomiędzy 100 mln USD a 1 mld USD wydało minimum 250 tys. USD z tytułu licencji, usługi i utrzymania oprogramowania w pierwszym roku jego użytkowania. A wiele firmy wydało na ten cel nawet ponad milion dolarów.

Wraz z czasem i rozwojem organizacji ERP potrzebuje modyfikacji. Niezależnie od wielkości i branży wszystkie firmy zauważają, że modyfikowanie i aktualizacja systemów, które posiadają jest trudna i kosztowna. Osiem na dziesięć przedsiębiorstw (80%) przyznaje , że zmodyfikowały swoje systemy ERP w sposób umiarkowany lub znaczący w celu dostosowania go do unikalnych wymagań biznesowych swoich firm. Typowy dla badanych przedsiębiorców wydatek na wspieranie, modyfikacje i aktualizacje systemów ERP wynosił średnio 1,2 mln USD rocznie, 30% respondentów oceniło te koszty na ponad 500 tys. USD a ponad 40% oszacowało je na poziomie od 100 tys. USD do 500 tys. USD. Jeśli chodzi o rodzaj poczynionych zmian od czasu ich instalacji to trzy czwarte badanych (76%) musiało dodać moduły lub funkcje zwiększające użyteczność systemu. Następnym powszechnym typem modyfikacji była modyfikacja wykonana w celu integracji i konsolidacji różnych systemów i aplikacji (67%). Niektórzy respondenci wprowadzili bardziej intensywne zmiany. Jedna trzecia (33%) przyznała, że ich organizacja całkowicie przekonfigurowała obecny system, a 17% wdrożyło swoje ERP całkiem od nowa, wymagane zmiany byłyby zbyt obszerne, więc dostawca systemu musiał go zmodyfikować i reinstalować.

W ostatnim wypadku firmy znalazły się w swoistej pułapce modyfikacji, ponieważ doszły do momentu, gdy równie dobrze mogłaby nastąpić zamiana systemu na całkiem inne oprogramowanie, zamiast instalowania na nowo poprzedniego rozwiązania.

- Jeśli jednak nowa potrzeba biznesowa to nie rozbudowa, a gruntowna przebudowa systemu, należy rozważyć wdrożenie nowego rozwiązania. Jest to bez wątpienia koszt finansowy i organizacyjny dla firmy, jednakże czasami to jedyny sposób umożliwiający wzrost organizacji. - mówi Bartłomiej Kołodziejski, Business Product Owner w polskim oddziale Sage.

Wszystkie elementy systemów ERP są obiektem jakiegoś poziomu zmian (procent odpowiedzi respondentów badania)

źródło: "The Hight Cost of Change for ERP", CFO Research Services, we współpracy z Agresso

Stałe doskonalenie systemu (pomijając koszty) ma oczywiście też swoje zalety, może obejmować zmiany wersji, które realizowane w odpowiednich odstępach czasu są zdecydowania łatwiejsze i tańsze do przeprowadzenia od całkowitej wymiany na nowy produkt. Jednak takie podejście wymaga posiadania stabilnej kadry, która odpowiada za rozwój i utrzymanie ERP. Dziś kiedy fluktuacja specjalistów IT na rynku pracy jest duża, a standardem staje się outsourcing IT coraz trudniej realizować taką strategię.

Dlaczego firmy wymieniają ERP

Braki funkcjonalne powodujące niewystarczającą obsługę obecnych (i przyszłych) procesów biznesowych w przedsiębiorstwie oraz brak wsparcia dla systemu są najczęstszymi powodami jego całkowitej wymiany. - Najczęściej wymienia się je, gdy firmy wyrastają z używanych rozwiązań informatycznych, niemniej również można spotkać przypadki, w których system nie był właściwie utrzymywany, przez co z czasem jego przydatność dla organizacji malała - mówi Bartłomiej Kołodziejski. Eliminowane są również systemy korzystające ze starszych technologii, takie jak chociażby niewydajne systemy bazodanowe, które nie są w stanie sprostać wymaganiom dotyczącym szybkości przetwarzania oraz ilości składowanych danych. - W coraz większym stopniu klienci zaczynają zwracać uwagę na to, aby systemy korzystały z nowoczesnych rozwiązań opartych o bazy SQL. Jednocześnie eliminuje to starsze systemy, które pracują w oparciu o plikowe systemy bazodanowe.- mówi Mariusz Jeleń, manager do spraw systemu Navireo w Insert. - W wielu przypadkach przedsiębiorcy są po prostu niezadowoleni z obecnie wykorzystywanego systemu. Najczęściej wskazują na błędy w oprogramowaniu, długi czas reakcji na zgłoszenia, niską wydajność aplikacji, wysoki koszt utrzymania systemu oraz brak perspektyw jego rozwoju- dodaje Zbigniew Rymarczyk, wiceprezes Zarządu Comarch i dyrektor Sektora ERP.

Nowy system musi przynajmniej w większości pokrywać zakres starego systemu i dodatkowo oferować obszary do tej pory niedostępne. No i powinien być optymalny kosztowo.

Coraz bardziej widocznym powodem wymiany systemów ERP jest również migracja do chmury i trend ten jest bez wątpienia przyszłością ERP. - Duże korporacje będą przenosiły swoje systemy ERP do chmury i już to robią z uwagi na elastyczność, koszty i bezpieczeństwo, a także innowacyjność technologii dostępnej jedynie w chmurze publicznej lub prywatnej. Firmy w sektorze MŚP także będą przechodziły do rozwiązań chmurowych – głównie z uwagi na szybkość wdrożenia, niskie koszty uruchomienia i utrzymania systemów - mówi Ryszard Krawczyński, Główny konsultant sprzedaży Aplikacji Oracle w Oracle Polska.

Polskie firmy decydują się na wymianę systemów ERP również z powodu nie najlepiej układającej się współpracy z dostawcą systemu lub wysokich opłat serwisowych. Dużą rolę odgrywa tu zawartość pakietów serwisowych. Jeśli każde zgłoszenie klienta i każda aktualizacja aplikacji jest dodatkowo fakturowana, to może się okazać, że inwestycja w nowy system będzie lepszym, bo w długoletniej prospektywnie tańszym , rozwiązaniem.

- Problem, który może mieć istotne znaczenie w kontekście potrzeby wymiany ERP, to także brak długofalowych planów zarządu w zakresie rozwoju rozwiązań informatycznych. Stopniowe, w miarę potrzeb dokupowanie różnych narzędzi informatycznych powoduje, że firmy często posiadają niekompatybilne systemy, które nie „komunikują się” ze sobą.- mówi Krzysztof Szczypa Członek Zarządu i Dyrektor Sprzedaży w Macrologic.

Kiedy z wymianą ERP nie warto już czekać

System ERP jest swego rodzaju kręgosłupem biznesu. Dlatego jego wymiana powinna być rozważana zawsze, gdy system staje się przeszkodą w realizacji celów firmy: gdy nie wspiera we właściwy sposób jej procesów, gdy z uwagi na brak stabilności powoduje przestoje w pracy lub gdy z uwagi na brak ergonomii czy funkcjonalności zwiększa koszty działalności. - Przykładem erozji wdrożonego ERP jest moment pojawienia się nowego procesu biznesowego (na przykład sprzedaży eksportowej, która dotychczas nie była realizowana), który pozostaje obsługiwany ręcznie lub za pomocą innego oprogramowania, bo zinformatyzowanie tego obszaru okazuje się zbyt kłopotliwe w dotychczasowej aplikacji. - mówi Piotr Rojek, prezes zarządu DSR

Kiedy następuje taki moment, że z wymianą systemu nie należy już czekać? Nie ma twardych reguł kiedy należy go wymieniać a kiedy aktualizować, ale na pewno warto pomyśleć o wymianie gdy:

• obecnemu systemowi brakuje funkcji, jest trudny w używaniu, powolny i nieelastyczny;

• starszy system staje się coraz bardziej kosztowny w obsłudze, zwłaszcza jeśli oprogramowanie nie jest już wspierane przez dostawcę, jest przestarzałe i coraz bardziej zawodne lub jeśli jest zbyt wiele modyfikacji;

• system nie wspiera bieżących potrzeb biznesowych, takich jak sprzedaż, czy Business Intelligence. Ograniczenia dotyczące sprawozdawczości i analityki to oznaki, że należy zastąpić stare ERP.

• utrata szans biznesowych na rzecz konkurencji. Może to nie być całkowicie wadą systemu, ale system może utrudniać lub ograniczać skuteczność w uzyskaniu zadowolenia klientów, odpowiadania na ich pytania lub dostarczania produktów na czas;

• firma rozwija się lub zmienia się szybciej niż system może ją wspierać i potrzebna jest lepsza kontrola nad procesami;

• decydenci są sfrustrowani brakiem łatwego dostępu do potrzebnych informacji dotyczących biznesu, sprzedaży i rynków;

• brak jest funkcjonalnej integracji między różnymi systemami - np. produkcją i platformami finansowymi. Może to utrudnić dostęp do aktualnych i dokładnych danych operacyjnych i finansowych, które pomagają podejmować lepsze decyzje;

• brak mobilności. Nowoczesne systemy ERP zostały zaprojektowane w taki sposób, aby wykorzystać technologie mobilne;

• wykonywanie wielu procesów firmie w sposób ręczny – wprowadzanie tych samych danych do dwóch lub większej ilości systemów, wiele operacji, wyliczeń dokonywanych w arkuszach kalkulacyjnych, czy indywidualnych aplikacjach dodatkowych;

• brak pojawiania się nowych wersji obecnie użytkowanego oprogramowania;

• brak aktywnej umowy serwisowej to również argument za wyborem nowej aplikacji.

Podjęcie decyzji, czy istniejący system ERP lepiej modernizować, czy wymienić na nowy, nie jest łatwe. Przede wszystkim należy przeanalizować stosunek potencjalnych kosztów do korzyści i uwzględniać wiele zmiennych: sytuację rynkową firmy, krótko- i długoterminowe prognozy gospodarcze, sytuację oraz plany producenta obecnie używanego systemu klasy ERP, wreszcie - możliwości architektury, na której opiera się wdrożony już system oraz rozwiązania alternatywne.

Plusy i minusy aktualizacji i wymiany systemu ERP

źródło: Pemeco Consulting