Co wybrać: outsourcing, czy wdrożenie ERP w modelu on-premise? Wiele firm zadaje sobie to pytanie, nie tylko te z nich, które dopiero rozważają zakup systemu, ale także te, które stoją przed konieczności wymiany obecnego systemu Szukając alternatywnych do stacjonarnych wdrożeń modeli dostarczania aplikacji, traktują często outsourcing jako metodę na obniżenie kosztów, co nie zawsze udaje się osiągnąć, Outsourcing gwarantuje co prawda przejrzyste, z góry określone koszty, ale nie jest sposobem na ich ograniczenie. Bywają one czasem nawet wyższe niż w przypadku wdrożenia on premise. Siła outsourcingu leży jednak gdzie indziej – w bezpieczeństwie technologicznym, osobowym i infrastrukturalnym. Decyzja o dzierżawie nie powinna być podejmowana tylko w oparciu o analizę kosztów. - Przede wszystkim outsourcing zapewnia bezpieczeństwo i efektywność pracy – dostawcy robią wszystko, aby zapewnić bezpieczeństwo na poziomie technologicznym, osobowym i infrastrukturalnym , co nie zawsze ma miejsce wewnątrz organizacji. - mówi Paweł Jędrusik, dyrektor działu Microsoft Dynamics w Polsce.

Aby dokonać właściwej oceny należy więc brać pod uwagę nie tylko cenę, ale wszystkie aspekty związane z outsourcingiem. - Polska gospodarka rynkowa jest stosunkowo młoda i nasze firmy nie mają jeszcze doświadczenia w prawidłowej ocenie, czy outsourcing może opłacić się w konkretnej sytuacji. Należy też wziąć pod uwagę, że obsługa IT w modelu outsourcingu ma z zasady dużo wyższą jakość niż ta, którą może zaoferować własny dział informatyki. Oszacowanie tej różnicy i przełożenie jej na wyniki finansowe firmy nie jest proste, wymaga doświadczenia i dobrych narzędzi. Systemy informatyczne warto oddać w outsourcing, jednak zawsze z zastrzeżeniem, że usługodawca powinien zaoferować klientowi wymierną wartość dodaną: skrócenie czasu wdrożenia, lepszą jakość, wydajność, czy wyższy poziom bezpieczeństwa danych. - mówi Piotr Witczyński, Dyrektor Generalny Oracle Polska.

Zobacz również:

• Outsourcing zbudowany na partnerstwie
• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch
• Cyfrowa transformacja z AI - co nowego na Google Cloud Next 24

Outsourcing pozwala ponadto na korzystanie z pracy wykwalifikowanych specjalistów (firma outsourcingowa może pozwolić sobie na zatrudnienie droższych specjalistów. W przypadku systemów ERP kluczowe jest wprowadzanie poprawek i nowych wersji, a to jest często kłopotliwe i wymagające specjalistycznej wiedzy. Outsourcer z reguły zapewnia tę usługę „w cenie”. W przypadku outsourcingu można negocjować funkcjonalność, koszty i wymagania a nawet czas wdrożenia oraz parametry SLA. Za przyjęciem SaaS świadczą i inne korzyści - oprócz takich cech, jak gwarantowana jakość działania systemów informatycznych oraz mniejsze koszty IT. - Podstawową korzyścią dla przedsiębiorstwa jest bardzo szybkie przejście od pomysłu biznesowego do działającego rozwiązania informatycznego wspierającego ten pomysł. W dobie ostrej walki konkurencyjnej możliwość szybkiego reagowania jest szczególnie cenna, gdyż daje przedsiębiorstwu przewagę i wspiera rozwój - mówi Piotr Witczyński

W Polsce systemami ERP najbardziej zainteresowane powinny być małe i średnie przedsiębiorstwa, bo daje im możliwość wykorzystania tych samych, zaawansowanych funkcjonalności systemu, jak w przypadku modelu on-premise. - Chociaż firmy IT kierują taki model głównie do firm średnich i mniejszych, paradoksalnie jak na razie największe zainteresowanie usługami SaaS obserwujemy w obszarze dużych korporacji. Jest to związane przede wszystkim z faktem, że duże przedsiębiorstwa są zwykle powiązane kapitałowo z właścicielami lub partnerami zachodnimi, gdzie taki model używania aplikacji biznesowych jest dużo bardziej rozpowszechniony.- mówi Piotr Witczyński.

Wciąż przeszkadzają obawy

O outsourcing pyta niemal każda firma, ale ostatecznie decyduje się na skorzystanie z tego modelu tylko 10 do 15% z nich. Jest to wynikiem wciąż pojawiających się obaw, czy outsourcing jest bezpieczny. Ale są one zupełnie bezpodstawne. Większość naruszeń dostępu do danych ma swoje źródło wewnątrz firm, także kontrola jakości i terminowości przetwarzania, zapewnienie niezawodności wbrew pozorom może być łatwiejsze w przypadku usługi świadczonej przez outsourcera niż przez własny personel.

Nie wszyscy jednak zdążyli przekonać się całkowicie do chmury i kluczowe procesy nadal wolą obsługiwać przy pomocy tradycyjnych narzędzi, a jednocześnie chcą wykorzystywać możliwości, jakie daje outsourcing oprogramowania. Z tego powodu chętnie sięgają po rozwiązania hybrydowe, np. system klasy ERP zainstalowany na firmowym serwerze i e-sklep hostowany u dostawcy, albo backup danych w chmurze na wypadek awarii firmowych serwerów. - Systemy hybrydowe są wykorzystywane również przez przedsiębiorców, którzy poczynili w ostatnim czasie inwestycje na własne serwery, które jeszcze nie zdążyły się zamortyzować. W przyszłości, zapewne coraz więcej przedsiębiorców będzie rezygnowało z takiego modelu pracy na rzecz całkowitego przeniesienia wszystkich procesów do chmury, co zapewni im wygodniejszą pracę i lepszą komunikację pomiędzy systemami.- mówi Jacek Słowik Business Development Manager w Comarch

Outsourcing czy wdrożenie on premise? Porównanie modeli wdrożeń ERP

Outsourcing systemu ERP

- Niższy koszt utrzymania w przypadku Data Center wynika z ekonomii skali, lepsze warunki finansowe u producentów sprzętu, energooszczędne serwery kasetowe, klimatyzacja i inne opłaty rozłożone są na większą liczbę klientów.

- Dostęp do najlepszych rozwiązań technologicznych, gwarantujących najwyższą ciągłość biznesową

- Dzierżawa niezbędnych zasobów na dany moment. Można je dynamicznie skalować w obie strony w trakcie trwania umowy

- Umowa SLA, gwarantująca przywrócenie sprawności systemu ERP np. do 4 godzin

- Sugerowane łącze zapasowe, nawet komórkowe w abonamencie za 30zł miesięcznie.

- Możliwość dowolnej konfiguracji środowiska kopii zapasowych w oparciu o szybką transmisję na dedykowaną przestrzeń dyskową. Regularne testy odtworzeniowe

- Symetryczne łącza światłowodowe sprawiają, że użytkownicy nie odczuwają różnicy w lokalizacji serwera.

- Kontrola procedur niepowołanego dostępu. możliwość opracowania scenariuszy i monitorowania niestandardowych zachowań użytkowników. Własna ochrona fizyczna, monitoring, kontrola dostępu, wielopoziomowe zatwierdzanie operacji na danych..

- Pełna zastępowalność zasobów IT Odporność na okresowe braki kadrowe

- Wielopoziomowe systemy zabezpieczeń przed awarią DC oraz umowa SLA dają najwyższą gwarancję dostępności do dzierżawionych zasobów 365 dni w roku.

Inwestycja we własne zasoby

- Od 400 do 1500zł miesięcznie to koszt utrzymania platformy serwerowej dla newralgicznych systemów (koszty energii elektrycznej w tym klimatyzacji, konserwacji m.in. wymiana baterii UPS, ochrony fizycznej, monitoringu, systemu ppoż., kontroli dostępu, itp.).

- Jakość sprzętu podyktowana względami ekonomicznymi.

- Zakup z zapasem - nadmiarowość inwestycji przy zakupie lub niedoszacowanie przyszłych potrzeb - brak miejsca na rozbudowę.

- Standardowa gwarancja, dostarczenie części zamiennych do 14 dni lub zakup dodatkowych gwarancji skracających w/w czas.

- Teoretyczny brak potrzeby zapasowego łącza internetowego.

- Zwykle mało wydajny system kopii zapasowych, z niskiej lub średniej półki. Czasochłonne odtwarzanie danych w przypadku awarii. Najczęściej brak dodatkowej platformy do przeprowadzania testów odtworzeniowych.

- Fizyczny dostęp do serwera umieszczonego lokalnie. Uzależnienie innych lokalizacji / pracowników mobilnych od dostępności łącza w centrali

- Wyższe potencjalne ryzyko wycieku informacji lub kradzieży nawet całego serwera, czy też działań sabotażowych ze strony własnego personelu.

- Koszty związane z możliwą rotacją kadry (rekrutacja, kosztowne szkolenia), urlopy, itp.

- Brak dostępu do serwera w centrali (brak prądu, awaria urządzeń, nieumyślne działania, sabotaż itp.) utrudnia lub uniemożliwia pracę.

źródło: ZETO Poznań