Wdrożenie systemów ERP, pozwalające na uporanie się ze starymi kłopotami wewnętrznymi, otworzyło oczy menedżerom na inne, zewnętrzne aspekty ich biznesu czy ogólnie nowe trendy na rynku.

Postęp techniki zobowiązuje. Rozwój Internetu i łączności cyfrowej prowokuje pytanie o możliwości wykorzystania ich w biznesie. Na rynku od zawsze wygrywa przecież dobrze i szybko poinformowany. Jednak przydatność części nowoczesnych gadżetów budzi wątpliwości, czy promowanie ich jest czymś więcej niż reklamą. Wiele nieporozumień budzi kojarzenie standardowych systemów ERP z nowinkami bazującymi na Internecie. Menedżerowie odpowiedzialni za usprawnianie biznesu zadają sobie różne pytania, począwszy od podstawowego: "Czy to naprawdę działa?", poprzez merytoryczne: "Czy to rozszerzenie ERP czy już coś innego?", aż po strategiczne: "Czy to coś zmieni w naszych interesach?". Brak pełnych wdrożeń tych produktów nie pozwala na jednoznaczne odpowiedzi. To, co można dzisiaj zrobić, to przede wszystkim wprowadzić pewien ład, polegający na przyporządkowaniu poszczególnym nazwom zakresu funkcji i... oczekiwanych efektów.

Stabilizacja z perspektywą zmian

Powoli staje się także na naszym rynku normą, że działające na konkurencyjnym rynku przedsiębiorstwo dysponuje działającym systemem informatycznym, wspierającym zarządzanie przedsiębiorstwem. Coraz częściej jest to oprogramowanie klasy MRP II/ERP, które pozwala na sprawną obsługę procesów zarządzania planowaniem zbytu i produkcji oraz finansami przedsiębiorstwa. Zależnie od zakresu działalności i wielkości przedsiębiorstwa oprogramowanie wspierające zarządzanie jest różnie skonfigurowane i pochodzi od wielu dostawców.

Pomimo ciągle zdarzających się, na szczęście coraz rzadziej, problemów z wdrażaniem tego typu oprogramowania, sytuacja się stabilizuje. Ustalił się standard współpracy dostawców z klientami prowadzący do zadowolenia jednych i drugich. Obietnice są spełniane, systemy w widoczny i policzalny sposób wspomagają biznes. Jednak jak każda stabilizacja, tak i ta, oznacza, że już trzeba przygotowywać się do zmian. W pewnym momencie okazuje się, że w działalności przedsiębiorstwa nabierają ważności problemy dawniej nie dostrzegane ze względu na bieżące kłopoty. Paradoksalnie, wdrożenie systemów ERP, pozwalające na uporanie się z tymi starymi kłopotami, otworzyło oczy menedżerom na inne aspekty ich biznesu czy ogólnie nowe trendy na rynku. Widzą oni, że przewagę konkurencyjną zaczynają zdobywać firmy, które potrafią lepiej i sprawniej współpracować z dostawcami i klientami, powiązanymi w łańcuchach dostaw. Uświadamiają sobie, że każda informacja, jaką zdobyli o rynku, klientach i konkurencji, jest cenna i należy ją zapamiętać oraz że powinni ją bardziej wykorzystać specjaliści od marketingu i sprzedaży.

Twórcza ewolucja

W ciągu ostatnich 15 lat nastąpił znaczący rozwój systemów zarządzania przedsiębiorstwami i powiązaniami między nimi. Schematycznie przedstawia to rys. 1 (opracowanie: prof. Scheer - Instytut Informatyki Gospodarczej Uniwersytetu Saary, 2000).

Typowe rozwiązania pochodzące z lat 80. miały na celu obsługę działów funkcjonalnych w przedsiębiorstwie, w których istniały poszczególne komórki organizacyjne, obsługujące określone funkcje przedsiębiorstwa (sprzedaż, zakupy, produkcja, dystrybucja itd.). Ich wzajemne stosunki przypominały strukturę feudalną luźno powiązanych księstw, tworzących czasem koalicje, a czasem - częściej - toczących wojny wewnętrzne przerywane krótkimi okresami pokoju. Dostępne technologie informatyczne pozwalały na obsługę funkcji wewnętrznych przedsiębiorstwa, a technika łączności cyfrowej - na tworzenie niezbyt rozległych sieci terminali opartych na centralnych serwerach o ograniczonej zdolności obliczeniowej. Znaczna część polskich przedsiębiorstw wciąż znajduje się na tym poziomie informatycznym, korzystając jednak z mikrokomputerów. Należy stwierdzić, że już wtedy pojawiły się moduły do obsługi sieci dystrybucji - DRP. Schemat powiązań w przedsiębiorstwie przedstawiają rysunki 2 i 3. O ile MRP - planowanie potrzeb materiałowych - działa na podstawie rozwinięcia potrzeb, eksplozji zestawień materiałowych "w dół" do materiałów kupnych, o tyle DRP - planowanie potrzeb dystrybucyjnych - posługuje się zwinięciem potrzeb - implozją z wykorzystaniem cykli dostaw i możliwości transportu - "w górę", aż po dostawy wyrobów gotowych do klientów.

Taki system nie mógł funkcjonować bez sprawnej sieci łączności. Ciągle jednak zakres działania informatyki niewiele wykraczał poza opłotki przedsiębiorstwa, system feudalny w przedsiębiorstwie pozostawał praktycznie bez zmian, tak więc i ten brak łączności nie był szczególnie zauważany. Tak naprawdę dopiero zmiana kultury organizacyjnej przedsiębiorstw uczyniła z tej potrzeby potrzebę pilną.

Porządek w procesach

Przegrody organizacyjne między poszczególnymi działami były kłopotliwym ograniczeniem w sprawnym funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Koniecznym etapem rozwoju organizacji stał się reengineering procesów. W efekcie nastąpiło usunięcie większości barier między działami funkcjonalnymi, a uwagę i wysiłek pracujących i zarządzających skierowano nie na wzmacnianie pozycji i bezpieczeństwa własnych działów, lecz na obsługę procesów gospodarczych (procesy: obsługi marketingu, obsługi klientów, zaopatrzenia, dystrybucji itd.). Efektem reorientacji organizacji na obsługę procesów jest upraszczanie struktur organizacyjnych i tworzenie tzw. szczupłych organizacji. Chociaż nie są wymagane do ich funkcjonowania ekstra środki łączności, to jednak ich pojawienie się, a zwłaszcza rozpowszechnienie elektronicznej wymiany danych EDI, znacznie ułatwiło działanie i je usprawniło. Nastąpiło więc poszerzenie stosowania systemów DRP. Dostęp do obsługi poszczególnych procesów stał się w dość szerokim zakresie możliwy również przez Internet.

Postępująca specjalizacja przedsiębiorstw i globalizacja ich działania wymagają, aby zarządzanie przedsiębiorstwem wyszło poza granice przedsiębiorstwa. Nastąpiła także specjalizacja przedsiębiorstw i daleko posunięty outsourcing obsługi w przedsiębiorstwie funkcji dla niego marginalnych, np. zlecanie transportu specjalizowanym firmom logistycznym przez firmy produkcyjne. Wymaga to odpowiedniego oprogramowania do zarządzania łańcuchem dostaw SCM (Supply Chain Management) oraz bardzo sprawnej i szybkiej sieci łączności cyfrowej. Wykorzystywane są sieci rozległe i pakietowe oraz Internet. Uproszczony schemat SCM przedstawiono na rys. 4. Jest to poszerzenie zarządzania dystrybucją DRP, jednak z istotnymi zmianami, a mianowicie: sieć dystrybucji może obejmować wiele poziomów hurtowni, składów konsygnacyjnych i odbiorców detalicznych, sieć dostawców też może być wielopoziomowa. Głównymi celami są: minimalizacja potrzeb transportowych i zapasów w całej sieci dystrybucji. W przypadku przedsiębiorstwa produkcyjnego funkcje planistyczne, dotyczące produkcji, oraz sterowanie zaopatrzeniem przejmowane są przez system SCM. Planowanie długookresowe odbywa się zwykle na podstawie prognoz popytu wnioskowanych z kilku ostatnich lat oraz oszacowań popytu przez działy marketingu.

Miejsce dla e-biznesu

Początki e-biznesu związane są z rozpowszechnieniem stron WWW, jako taniego kanału dla marketingu, sprzedaży i usług. Czym właściwie ma być dojrzały e-biznes, trudno powiedzieć, ponieważ tym określeniem obejmowane są różne znaczenia. Wszystkie jednak, gdzieś w zanadrzu szykują zamach na tradycyjne wykorzystanie systemów ERP. Ile jednak jest w tym taniej reklamy w czasach zachwytu nad Internetem, a ile poważnych propozycji? Spróbujmy podać kilka najbardziej rozpowszechnionych znaczeń składowych e-biznesu:

e-zaopatrzenie (e-procurement). Jest to zwykle wykorzystanie standardowego Internetu do ustanowienia samoobsługowego wirtualnego rynku, który może być tak dostosowany do potrzeb przedsiębiorstwa, aby nie musiało ono zmieniać rozwiązania organizacyjnego, przyjętych zwyczajowo postaci umów z dostawcami, organizacji obsługi klientów i zasad prowadzenia interesów. Na rynku elektronicznym można jednak uzyskać lepsze ceny i przyspieszyć dostawy. Realizacja zwykle następuje przez wykorzystanie witryn internetowych oraz elektronicznej wymiany danych.

e-sprzedaż (e-sales) pozwala na zbudowanie kompletnej, działającej bez nadzoru, sieci sprzedaży między przedsiębiorstwami B2B (business-to-business). Bardzo często jest to odrębna aplikacja, która pozwala na: zwiększenie kanałów sprzedaży o sprzedaż przez Web, zwiększenie zasięgu rynku, zwiększenie sprzedaży. Poprzez integrację z systemem wspierającym ERP można dodatkowo uzyskać automatyczne przetwarzanie zleceń klientów z handlu przez Internet na zlecenia produkcyjne lub możliwość stosowania specjalnej polityki cenowej. Pozwala to na lepszą obsługę klientów, usprawnienie procesu realizacji zamówień, przyśpieszenie cyklu dostaw i zmniejszenie kosztów.

e-konfiguracja (e-configuration) jest cennym uzupełnieniem e-sprzedaży, ponieważ pozwala na oferowanie przez Internet produktów, które mają wiele wariantów i opcji. Może z niej korzystać klient online, partner biznesowy, handlowiec lub pracownik zbierający zamówienia przez telefon, np. przy sprzedaży odzieży różnych rozmiarów i kolorów (konkretny wyrób ma jeden rozmiar i kolor - są to warianty) oraz różnym specjalnym wykończeniu (może być lub nie - jest to opcja). Umożliwia poszerzenie oferowanej gamy produktów/usług, zapewnienie dostępności przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, szybszą wycenę, potwierdzanie i dostawę, niższe koszty i większą bezbłędność.

e-CRM - zarządzanie relacjami z klientami. Pozwala na zbieranie i wymianę informacji o klientach, rynkach i produktach oraz na ich wymianę między handlowcami i pracownikami marketingu. Oprogramowanie tego typu może funkcjonować samodzielnie lub być dołączone do systemu ERP.

Oczywiście, zależnie od dostawcy możemy spotkać się z różnymi innymi określeniami, np. e-manufacturing, e-production, e-personnel itp. W każdym przypadku należy prosić o definicję tego, o czym się mówi.

--------------------------------------------------------------------------------

Ludwik Maciejec jest konsultantem, właścicielem firmy Usługi Informatyczne i Konsultingowe w Warszawie.