Coraz częściej słychać na świecie o wdrażaniu we wszystkich dziedzinach życia gospodarczego EDI (Electronic Data Interchange), Elektronicznej Wymiany Danych. Chodzi oczywiście o dane przetwarzane komputerowo.

Jak obliczono, przeciętna transakcja handlowa angażuje ok. 27 partnerów i wymaga utworzenia ok. 40 różnych dokumentów oraz powielenia ich w ok. 300 egz. EDI jako zasadę przyjmuje eliminację dokumentów papierowych i możliwość komunikowania się ze sobą komputerów, nawet bez udziału człowieka.

Problemom, związanym z wprowadzaniem EDI w Polsce oraz jej rozwojem na świecie poświęcona była trzydniowa sesja, która odbyła się w II poł. czerwca w Łodzi.

Skala zastosowań EDI na świecie szybko rośnie. Niektóre duże firmy stosują ten system w wielu operacjach handlowych i bankowych. W USA początki stosowania tej techniki wymiany informacji sięgają lat 70. W 1989 r. EDI stosowało już ponad 9 tys. firm amerykańskich, rok później 13 tys., a obecnie przeszło 30 tys. firm, w tym wszystkie ujęte w klasyfikacji 500 największych firm na świecie. Wszystko wskazuje na to, że już wkrótce stosowanie EDI stanie się niezbędnym warunkiem prowadzenia współpracy gospodarczej z zachodnimi partnerami, a firmy nie używające tego systemu będą stopniowo wypierane z rynku. Stajemy więc przed kolejną koniecznością szybkiego dopasowania się do światowych standardów. W Polsce, poza jednostkowymi próbami, elektroniczna wymiana danych nie istnieje. Wprowadzenie jej będzie następować stopniowo i wymaga rozwiązania szeregu problemów.

Co to jest EDI?

Według proponowanej definicji, jest to elektroniczna wymiana danych handlowych lub administracyjnych między różnymi systemami komputerowymi, przy użyciu uzgodnionego standardu formatowania tych danych.

Przesyłanie danych

Elektroniczna wymiana danych zakłada przesyłanie istniejącymi sieciami telekomunikacyjnymi jedynie danych komputerowych, bez użycia tradycyjnych dokumentów papierowych. W Polsce sytuacja jest w miarę korzystna dla osób, które mają dostęp do sieci komputerowej lub telefonicznej. Istniejące sieci przesyłu danych komputerowych umożliwiają komunikację z całym światem. Można korzystać z sieci publicznej POLPAK oraz sieci wydzielonych NASK, TELBANK, PKONET, KOLPAK i CUPAK. Sieci te obejmują obszar całej Polski, a ich schematy prawie dokładnie pokrywają się ze sobą. Są to bowiem połączenia tzw. "starych miast wojewódzkich". Sześć połączonych ze sobą sieci teoretycznie powinno wystarczyć na wszystkie potrzeby, w praktyce zazwyczaj brakuje lokalnego odcinka kabla, aby włączyć użytkownika do sieci. W łączności światowej prowadzone są prace w zakresie standardów telekomunikacyjnych, w szczególności zaś opracowanie i wdrożenie specjalnego protokołu EDI w ramach wprowadzania X.400 i X.500 CCITT.

Różne systemy komputerowe

Dokumenty handlowe, finansowe, dokumentacja techniczna, dane statystyczne, itp. powinny być przesyłane z dowolnego systemu komputerowego nadawcy do dowolnego systemu komputerowego odbiorcy i przetwarzane automatycznie tak, aby w pamięci komputera były zapisywane i interpretowane w taki sam sposób. Wymóg ten realizowany na dwa sposoby. Pierwszy z nich polega na instalacji odpowiednich programów aplikacyjnych po obu stronach i bezpośrednim przesyłaniu danych pomiędzy komputerami. Sposób drugi, to korzystanie z usług operatora, który dba o przetwarzanie na określony system i przesyłanie danych. W obu sposobach zasadniczym wymaganiem wobec systemu komputerowego nadawcy i adresata jest umiejętność odczytania i zinterpretowania struktury

danych, będących przedmiotem wymiany. Wymiana ta może następować bez udziału człowieka.

Uzgodniony standard formatowania danych

Zastosowanie EDI do coraz szerszej wymiany handlowej stworzyło konieczność opracowania jednolitego, światowego standardu wymiany danych. Standardem takim jest UN/EDIFACT (Elektronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), opracowywany pod auspicjami EKG ONZ. Podstawową normą tego standardu są zasady składni, wg której są stopniowo projektowane i zatwierdzane struktury komunikatów elektronicznych, będących odpowiednikami dokumentów handlowych, transportowych, celnych, bankowych, itd. Zasady te zostały przyjęte jako Polska Norma (PN-90/T-20091 - Elektroniczna Wymiana Danych dla Administracji, Handlu i Transportu (EDIFACT) - Zasady składni dla warstwy zastosowań). Norma ta obowiązuje od 1 stycznia 1993 r.

Nazwa EDIFACT używana jest w dwóch znaczeniach, jako "gramatyka" odnosząca się do zasad konstrukcji komunikatów oraz jako określenie zbioru standardowych komunikatów, zbudowanych zgodnie z tą gramatyką i zatwierdzonych jako standard międzynarodowy. Obecnie zatwierdzono 28 komunikatów o statusie rekomendacji - normy EKG ONZ. Poza wymienionymi, użytkownicy EDIFACT powinni korzystać z Katalogu ONZ Elementów Danych Handlowych UNTDED i zestawu katalogów UN/EDIFACT zawierającego pięć katalogów stosowanych elementów, segmentów, kodów i komunikatów. Publikacje te zostały przetłumaczone i wydane w j. polskim przez Fundację Polska Eksportuje, z upoważnienia Grupy Roboczej nr 4 EKG ONZ. Obecnie polskojęzyczna edycja bazy normatywnej UN/EDIFACT obejmuje 23 zeszyty.

Automatyczna identyfikacja towarów dla potrzeb EDI

Poza wprowadzeniem standardu komunikatów, dla efektywnego działania EDI konieczne jest wdrożenie jednolitego systemu identyfikowania towarów i usług, gwarantującego jednocześnie jednoznaczność przekazywanych danych. System taki, znany jako EAN, jest wdrażany i rozwijany od 1977 r. przez Międzynarodowe Stowarzyszenie EAN INTERNATIONAL. Organizacja ta liczy obecnie 54 członków, Polskę reprezentuje Centrum Kodów Kreskowych w Poznaniu. System EAN jest bowiem systemem kodów kreskowych. W 1987 r. Stowarzyszenie opracowało standard EDI - EANCOM (EAN-COMmunication), który wykorzystuje zasady składni UN/EDIFACT i system identyfikowania towarów EAN do projektowania elektronicznych odpowiedników dokumentów handlowych i finansowych, czyli do EDI. EANCOM umożliwia międzynarodową identyfikację i rejestrację towarów i usług, partnerów handlowych i miejsc ich lokalizacji oraz standardowy format dla transakcji handlowych.

EANCOM stosuje standardowe formaty kodów kreskowych dla rejestracji towarów i danych dodatkowych. Automatyczna identyfikacja danych przez kody kreskowe (AI) jest obecnie najpopularniejsza z istniejących co najmniej pięciu metod. Kody kreskowe to specjalny, graficzny obraz znaków czytelnych również wzrokowo, umieszczony bezpośrednio nad lub pod symbolem kodu. Obraz graficzny kodu umożliwia wprowadzenie danych do systemu informatycznego automatycznie, szybko i bezbłędnie.

Spójne reguły kodowania umożliwiają m.in. jednoznaczną identyfikację dla opakowań spedycyjnych, produktów o zmiennej ilości, grup towarów, wariantów promocyjnych towarów, opakowań zwrotnych. Umieszczony na opakowaniu towaru kod kreskowy jednoznacznie określa jego producenta, grupę towarową i typ produktu, rodzaj i wielkość opakowania towaru, itd. Ta szczegółowa, i jednoznaczna identyfikacja towaru ma zasadnicze znaczenie przy korzystaniu z systemu EDI.

EANCOM przydatny jest przede wszystkim dla firm, które zawierają dziennie wiele transakcji, na ogół jednak z tymi samymi partnerami handlowymi. Sytem proponuje wówczas wymianę sekwencji komunikatów, krótkich i prawie całkowicie pozbawionych treści tekstowej. EANCOM tworzy komunikaty, które można podzielić na: dane podstawowe (informacje adresowe i katalog, dostarczający wszelkie dane o oferowanym towarze), transakcje handlowe (zamówienie, sprzedaż, zapłata, dostawa) i raporty (o sprzedaży, prognozie sprzedaży i zapasach).

EANCOM staje się coraz popularniejszy. W niektórych krajach stosowany jest obok już istniejących, miejscowych standardów. Dania, Irlandia, Kolumbia, Nowa Zelandia, Szwajcaria i Włochy stosują EANCOM jako krajowy standard EDI. (cdn.)