Podstawowy element systemu to elastyczny model danych do przechowywania dowolnej zawartości - od treści tekstowych, przez pliki binarne, poprzez wszelkiego rodzaju formaty graficzne, po dźwięk i wideo. Treść przy tym jest rozumiana znacznie szerzej niż sam formatowany tekst. Od elastyczności opisu i modelowania danych zależy elastyczność i użyteczność całego systemu zarządzania. W skład systemu ECM wchodzą narzędzia do zarządzania: dokumentami DMS (Document Management System), nagraniami RMS (Record Management System) oraz zawartością webową (Web CMS - Web Content Management System). Do ECM coraz częściej zalicza się także narzędzia do korporacyjnej współpracy oraz SCM (Social Content Management), czyli narzędzia do zarządzania treściami tworzonymi przez portale społecznościowe. Coraz popularniejszy staje się również skrót DAM (Digital Asset Management), który stanowi rozszerzenie dotychczasowego pojęcia CMS o materiały binarne w postaci wideo, zdjęć czy plików audio.

Polecamy Hosting po polsku

Pozyskiwanie treści z różnych źródeł

Z założenia, system ECM służy do gromadzenia i przetwarzania informacji z różnych źródeł. Wśród nich należy wyróżnić pobieranie dokumentów poprzez mechanizmy OCR (Optical Character Recognition), parsowanie (analiza składniowa) informacji z poczty elektronicznej czy pobieranie informacji z innych systemów ECM, plików programów biurowych oraz zapisów audio i wideo. ECM pozwala także na wprowadzanie dokumentów za pomocą wbudowanych mechanizmów, umożliwiających elastyczne modelowanie klas wprowadzanych obiektów, tak aby można było przechowywać w ramach systemu praktycznie wszystkie rodzaje informacji.

Elastyczność i wersjonowanie

Przykładowo, chcemy w systemie zarządzania treścią gromadzić przepisy kulinarne. Obiekt typu dokument ma strukturę zdefiniowaną przez takie parametry, jak: tytuł, lead, kraj pochodzenia, składniki, opis przyrządzania oraz wiele innych. Prosty opis dokumentu za pomocą jego tytułu i treści jest niewystarczający, aby w pełni móc skorzystać z możliwości grupowania, filtrowania czy przeszukiwania według określonych parametrów. Równie istotne jest to podczas wyróżniania graficznych elementów treści. Wiele danych zapisywanych jest w polach, które stanowią treść opisową. Są to tzw. metadane, które nie są wyświetlane użytkownikowi dokumentu, ale z punktu widzenia systemu zarządzania dodatkowo go charakteryzują - np. poprzez datę modyfikacji, słowa kluczowe, nazwisko osoby odpowiedzialnej itp.

Polecamy HTML5: zamieszania ciąg dalszy

Bardzo istotnym elementem solidnego rozwiązania do zarządzania treścią jest system wersjonowania i przechowywania informacji o zmianach w dokumentach. Powinien on pozwalać na gromadzenie nieograniczonej liczby wersji dokumentu oraz na ich wzajemne porównywanie z podświetlaniem różnic. Jeżeli mamy takie wymagania, to również obsługa wielu wersji językowych i ich wersjonowania jest bardzo ważnym elementem.