Dynamics 365, czyli jak obniżyć ryzyko niepowodzenia wdrożenia ERP

Materiał promocyjny O sposobach redukcji ryzyka w projektach wdrożeniowych, doborze odpowiednich partnerów oraz zaletach ścisłej integracji aplikacji biznesowych opowiada Paweł Magnuszewski, doświadczony Dynamics AX Business Development Manager w firmie Sii.

Co do zasady, wszystkie mające znaczny udział w rynku Systemy Zintegrowane udostępniają bardzo wiele funkcji i możliwości. Gdzie zatem szukać wartości dodanej i na jakiej podstawie dokonać wyboru? Przedstawiamy 7 kroków, od których warto zacząć analizę.

Znajdź partnera, który weźmie odpowiedzialność za wdrożenie

Wiele niepowodzeń we wdrożeniach projektów IT wynika z wzajemnego niezrozumienia klienta i dostawcy, a także ze słabego zarządzania czy braku elastyczności w stosunku do ciągle zmieniających się potrzeb. "Właściwym krokiem jest więc szukanie partnera, który będzie w stanie wziąć na siebie pełną, jednostkową odpowiedzialność oraz pokryć wszystkie wymagania klienta" – mówi Paweł Magnuszewski, Menedżer Rozwoju Biznesu w Centrum Kompetencyjnym MS Dynamics AX w Sii.

"Klienci powinni szukać partnera wśród stabilnych, dojrzałych organizacji. Projekty wdrożeniowe nie trwają miesiąca czy dwóch, ale rok, a niekiedy dłużej" – radzi Magnuszewski. "Mieliśmy już sytuacje, w których klient zwracał się do nas, ponieważ projekt przerósł jego dotychczasowego partnera pod względem organizacyjnym czy finansowym". Konieczność zmiany dostawcy w trakcie wdrożenia to oczywiście dodatkowe koszty oraz ryzyko naruszenia płynności funkcjonowania firmy. Większy partner gwarantuje komplementarność dostarczanych rozwiązań oraz stabilność organizacji – z zasady jego funkcjonowanie nie zależy od pojedynczego segmentu rynkowego.

"Zarządzanie ryzykiem leży po stronie dostawcy i kierownika projektu, którego z naszej strony zawsze dedykujemy do współpracy z klientem. To on reaguje na różne pojawiające się ryzyka, takie jak np. brak dostępności kluczowych użytkowników po stronie klienta czy zmieniający się zakres projektu" – tłumaczy Magnuszewski.

Paweł Magnuszewski

Dynamics AX Business Development Manager w firmie Sii

Ponad 9 lat doświadczenia w sprzedaży rozwiązań informatycznych usprawniających działania organizacji w różnych obszarach. Od 4 lat swoje zainteresowania oraz karierę zawodową ukierunkował w stronę rozwiązań klasy ERP. Aktualnie wykorzystując swoje doświadczenie oraz wiedzę na temat rozwiązań ERP, wspiera zespół Sii w sprzedaży systemu Microsoft Dynamics AX.

Upewnij się, czy wdrożeniowiec ma kompetencje doradcze

Przedsiębiorstwa mają z zasady świadomość ograniczeń i niedomagań posiadanych przez siebie, dziedzicznych rozwiązań. Choć wiedzą, że potrzebują zmiany, trudność pojawia się w rozeznaniu, jakie są dostępne możliwości. "Tutaj uwydatnia się rola doświadczonego partnera – doradcy, który powie, jak podobne problemy rozwiązano u innych klientów" – wyjaśnia Paweł Magnuszewski z Sii. "Oczywiście nie ma dwóch takich samych wdrożeń. My umiemy doradzić i rozróżnić to, co da się zrobić, od tego, co powinno się zrobić".

Nie sztuką jest zidentyfikowanie bieżących procesów klienta, i ich skopiowanie funkcjonalności tego, co posiadał do tej pory. Zmiana rozwiązań IT to doskonała okazja, by zastanowić się, jak zlikwidować wąskie gardła i uprościć procesy. "W ramach Sii funkcjonują dedykowane centra kompetencyjne, wyspecjalizowane w kluczowych obszarach: ERP, CRM, analityki biznesowej, wdrożeń Sharepoint, aplikacjach dedykowanych, czy aplikacjach mobilnych" – wylicza Magnuszewski. "Nasi konsultanci mają po kilkanaście lat doświadczenia wniesionego z różnych firm. Potrafią pomóc w optymalizacji procesów, biorąc jednocześnie pod uwagę specyfikę biznesu".

Ustal, czy dostawca będzie potrafił odmówić

Odpowiedzialny partner musi potrafić powiedzieć klientowi ‘nie’. Ustalenia czynione z poszczególnymi działami biznesowymi organizacji potrafią się wykluczać; rolą dostawcy będzie mediacja i zaproponowanie formuły pogodzenia zgłaszanych potrzeb oraz wzięcie odpowiedzialności za wypracowany scenariusz.

Sprawdzony dostawca będzie w razie konieczności gotów dokonać niezbędnych modyfikacji, jak również zaproponować rozwiązanie wpisujące się w standard działania wybranego rozwiązania. To istotne w późniejszym utrzymaniu systemu oraz dostosowywaniu go do nowych procesów biznesowych i rosnących potrzeb pracowników.

Wymagaj, by dostawca wspierał Cię w utrzymaniu ustalonych kosztów

Elementem zarządzania ryzykiem jest m. in. dostosowywanie – na ile to możliwe – wymagań użytkowników biznesowych do możliwości wdrażanego rozwiązania oraz utrzymywanie założonego budżetu. Jeżeli pojawia się np. żądanie stworzenia modułu mającego pełnić funkcję dostarczania znanych użytkownikowi statycznych raportów, partner ustali, czy zamiast modyfikacji można będzie wykorzystać funkcjonalność już „zaszytą” w systemie. Takie podejście wychodzi naprzeciw zarówno stabilności wdrażanego rozwiązania, jak i wsparciu klienta w potrzebie panowania nad budżetem.

Warto zwrócić uwagę, że nowoczesne systemy o modułowej architekturze będzie łatwiej i taniej rozwijać, niż te, które budowano jako samodzielne aplikacje, wymagające prac integracyjnych. Przykładowo, "Microsoft Dynamics 365 umożliwia dokupienie aplikacji pochodzących od partnerów poprzez AppSource. W zależności od potrzeb, funkcjonalność systemu można dzięki temu rozwijać w pożądanym kierunku" – mówi Paweł Magnuszewski. Pozwala to łatwo „dołączać kolejne funkcje wraz ze wzrostem organizacji czy przyjętym, cyklicznym systemem rozwijania jej zaplecza IT”.

Weź pod uwagę integralność i spójność wdrażanego rozwiązania

Dobrym przykładem zalet wynikających ze ścisłej integracji aplikacji biznesowych i biurowych jest wspomniany system Dynamics 365. "Do tej pory Microsoft oferował odrębnie systemy: Dynamics AX, Dynamics CRM, Sharepoint, czy pakiet Office. Narzędzia te pokrywają potrzeby klientów, są jednak niezależnymi systemami, które wymagają integracji. Dynamics 365 to duży krok naprzód – jedno, natywnie zintegrowane rozwiązanie" – wyjaśnia Paweł Magnuszewski z Sii. Oznacza to brak kosztów integracji oraz pełną spójność interfejsu, a jednocześnie utrzymanie znanej i rozwijanej dotąd funkcjonalności.

Rozwiązanie umożliwia obsługę zarówno wielu spółek, jak i różnych linii biznesowych w ramach pojedynczego rozwiązania. Jednocześnie zachowana zostaje pełna integralność danych finansowych, np. pod kątem konsolidacji czy raportowania. To istotna różnica na korzyść w stosunku do rozwiązań wymagających integracji danych z różnych systemów, takich jak choćby CRM i ERP. "Częstym problemem w organizacjach jest identyfikacja pojedynczego, spójnego źródła danych w organizacji. Dynamics 365, czyli jak obniżyć ryzyko niepowodzenia wdrożenia ERP W przypadku rozwiązania zintegrowanego natywnie takiego problemu nie będzie" – zaznacza Magnuszewski. "Niezależnie czy mówimy o sprzedaży, czy np. działalności operacyjnej, zawsze będziemy mieli do czynienia z jednym ‘źródłem prawdy’ w systemie". Jednocześnie wzrasta wydajność, ponieważ wraz ze ścisłą integracją następuje daleko posunięta automatyzacja powtarzalnych czynności, takich jak uzupełnianie danych, wyszukiwanie kontaktów czy przenoszenie dokumentów.

"Silnie zintegrowany system ułatwia śledzenie wszystkich kosztów danego projektu, a zatem nie tylko tych, które będą pokrywane fakturami wystawianymi na klienta, ale także tych, które ponoszone są jedynie po stronie organizacji" – opowiada Magnuszewski. Silna integracja umożliwia kompleksowe rozpoznawanie kosztów i przychodów w czasie, a także możliwość śledzenia postępów projektów i ustalanie czasu pracy członków zespołu zaangażowanego w dany projekt.

Sprawdź, czy wdrażany system będzie przyjazny dla użytkowników

Częstą barierą w przeprowadzeniu wdrożenia jest opór użytkowników – ich obstrukcja może spowodować wręcz porażkę projektu. Aby temu zapobiec, należy uwzględniać potrzeby docelowych użytkowników, zapewnić czytelny i przejrzysty interfejs, oraz szkolenia ze strony partnera. "Końcowy użytkownik nie powinien odczuwać, czy akurat pracuje w np. w systemie ERP czy CRM. Dynamics 365 to jedno, przyjazne środowisko o spójnym interfejsie. Choć możliwości funkcjonalne są ogromne, takie podejście sprawia, że użytkownik wie, jak ma się odnaleźć" – mówi Paweł Magnuszewski.

Natywna integracja Dynamics 365 oznacza nie tylko pojedynczy model danych, ale i ujednolicenie interfejsu całego ekosystemu. System bazuje na interfejsie przeglądarkowym, dzięki czemu jest w pełni mobilny i działa na wszystkich najważniejszych platformach sprzętowych. To rozwiązanie przyjazne dla użytkowników.

Dowiedz się, jakie są możliwości wdrożenia oraz zarządzania polityką licencyjną

Coraz więcej nowoczesnych aplikacji biznesowych może funkcjonować zarówno w modelu chmurowym, jak i na infrastrukturze klientów. W przypadku chmur obliczeniowych, takich jak Azure, ponoszone koszty zależeć będą od stopnia wykorzystania zasobów obliczeniowych. Model billingowy jest łatwiejszy zarówno w zarządzaniu, jak i skalowaniu, co docenią np. firmy korzystające z pracy sezonowej czy zmagające się z okresowymi wzrostami obciążenia infrastruktury.

"W modelu chmurowym odchodzi wiele czynników generujących koszty, np. zarządzanie infrastrukturą, zakup serwerów, utrzymanie pomieszczeń, licencje bazodanowe i utrzymaniowe, czy choćby potencjalne koszty nietrafionych inwestycji w infrastrukturę, która w przypadku szybkiego wzrostu firmy może okazać się niewystarczająca, a zarazem niemożliwa do odpowiedniej rozbudowy" – wylicza Paweł Magnuszewski. Dynamics 365, czyli jak obniżyć ryzyko niepowodzenia wdrożenia ERP