Każdy, kto brał kiedyś udział w realizacji projektu informatycznego, ma swoją opinię o jego przebiegu i rezultatach. Zwykle też po jego zakończeniu jesteśmy w stanie określić, kto i kiedy popełnił błąd oraz w jaki sposób można było coś zrobić lepiej. Oczywiście, u podstaw leży tzw. trójkąt ograniczeń, czyli czas, budżet i zakres (jakość). Wyniki badań The Standish Group potwierdzają, że około połowa projektów nie kończy się sukcesem lub przekracza przynajmniej jeden z rogów "trójkąta". Badania TATA Consultancy Services pokazują również, że:

- 33% projektów IT nie spełnia postawionych wymagań;

- 41% nie jest w stanie dostarczyć oczekiwanych korzyści biznesowych oraz ROI;

- 62% przekracza harmonogram, 49% przekracza budżet, 47% przekracza założone koszty utrzymania

Gdybyśmy wcześniej znali przyczyny wystąpienia problemów oraz sposoby ich rozwiązania w innych, podobnych, zrealizowanych i zakończonych projektach, zapewne można byłoby ich uniknąć lub ograniczyć ich negatywny skutek. Ale w jaki sposób zdobyć tę wiedzę i doświadczenie? Może warto zwrócić baczniejszą uwagę na proces zamknięcia i podsumowania projektu informatycznego z wykorzystaniem jednej z metodologii prowadzenia projektów?

Jak zamknąć?

Dwie główne i najczęściej stosowane metodologie prowadzenia projektów (nie tylko informatycznych) - PMI i PRINCE2 - zawierają również procesy związane z ich zamykaniem.

Metodologia PMI (Project Management Institute) w edycji PMBoK 3 definiuje 5 grup procesów, w ramach których funkcjonują 44 podprocesy. W grupie procesów Zamykania Projektu zdefiniowane są 2 podprocesy: zamknięcie projektu i zamknięcie kontraktu.

Metodologia PRINCE2 definiuje 8 faz realizacji projektu, w ramach których funkcjonuje 45 podprocesów. Na fazę Zamykanie Projektu przypadają 3 podprocesy: ZP1 - Przygotowanie projektu do zamknięcia, ZP2 - Określanie działań następczych oraz ZP3 - Przegląd oceniający projekt.

Jak widać, podprocesy związane z zamykaniem projektu stanowią zaledwie kilka procent wszystkich procesów zarządzania projektem. Zamykanie projektu nie dość, że jest ostatnią, to jeszcze do tego najkrótszą fazą. Często powoduje to mniejsze zaangażowanie kierownika projektu i uczestników, a faza ta jest traktowana jako opcjonalna, do której ani kierownik projektu, ani członkowie zespołu projektowego nie przykładają dużej wagi.