Rynek systemów zarządzania zawartością serwisów internetowych, wbrew trendom gospodarczym, systematycznie wzrasta.

Powód, dla którego narzędzia Web Content Management (WCM) robią coraz większą karierę, jest oczywisty - zarządzanie rozbudowanymi serwisami internetowymi, obejmującymi tysiące stron, jest niezmiernie uciążliwe. Współczesne systemy WCM są jednak rozwiązaniami innymi niż te oferowane przed kilkoma lat. Ich twórcy praktycznie odeszli już od wspierania pracy tradycyjnych administratorów WWW (tzw. webmasterów) i koncentrują się na optymalizacji pracy autorów i redaktorów, którzy samodzielnie odpowiadają za nadzór nie tylko nad treścią, ale również układem i wyglądem serwisu.

Prosto i łatwo

O ile łatwo o narzędzia do zarządzania treściami webowymi - niemal każdy producent oferujący motor wyszukiwarki czy bazę danych reklamuje swoje oprogramowanie jako systemy zarządzania zawartością - o tyle trudno znaleźć klarowną definicję, która byłaby pomocna przy wyborze takiego systemu. Ogólnie system WCM powinien wspierać proces monitorowania i zarządzania dokumentami publikowanymi w Internecie na każdym etapie pracy: począwszy od momentu powstania dokumentu, poprzez wprowadzanie zmian, jego publikację, skończywszy na archiwizacji.

Funkcjonalność, jakiej oczekuje się od takiego narzędzia, zależy od wielu czynników, np. rozmiaru organizacji, w której ma być wykorzystywany, liczby i rodzaju dokumentów publikowanych w sieci (strony proste czy skomplikowane, informacje z uaktualnianej na bieżąco bazy danych, odsyłacze).

System WCM powinien charakteryzować się prostotą i intuicyjnością interfejsu, z którego będą korzystać autorzy. Pożądana jest również możliwość jego integracji z popularnymi pakietami biurowymi. Pracownicy tworzący publikowaną na stronach treść nie mogą być zmuszani do pracy w HTML-u. System powinien również wyraźnie oddzielać przygotowywanie treści od określania sposobu jej prezentacji, który to etap musi znajdować się na końcu procesu opracowywania materiału.

Właściwy bieg rzeczy

Szczególnego znaczenia, zwłaszcza w większych organizacjach nabierają funkcje workflow, czyli określania procesu obiegu dokumentów. W złożonych, hierarchicznych organizacjach, gdzie dokumenty tworzone przez pracowników przekazywane są do zatwierdzenia na szczeblach kierowniczych i następnie przekazywane do publikacji, tego typu funkcje pozwalają uniknąć zamieszania spowodowanego przez powstawanie wielu różnych wersji dokumentu i ustalenie, która z nich ma charakter finalny. Zaawansowane narzędzia WCM umożliwiają precyzyjne monitorowanie drogi, jaką dokument jest przesyłany: od autora, poprzez redaktora, do osoby, która ostatecznie zatwierdzi go i umieści na stronie. Daje to pewność, że dokument ukazujący się na stronach jest właściwy pod względem merytorycznym i formalnym, a także odpowiednio sformatowany.

Z obiegiem dokumentów wiążą się funkcje bezpieczeństwa i zarządzania użytkownikami, przypisywania im ról w systemie i przydzielania na tej podstawie uprawnień. Ważna cechą systemów WCM są również rozbudowane i wydajne repozytoria do przechowywania metadanych o dokumentach, czyli parametrów opisowych, takich jak autor artykułu, tytuł, słowa kluczowe, data utworzenia itd. Wiele elementów współcześnie budowanych serwisów polega właśnie na metadanych, np. umieszczenie nowego artykułu na serwerze powoduje automatyczną aktualizację sekcji Aktualności i zmodyfikowanie wielu odsyłaczy.

Ważnymi elementami są również takie funkcje, jak tworzenie szablonów, personalizacja, wsparcie dla dokumentów nie tylko w formacie HTML, ale także PDF i WML oraz obsługa standardów Java i XML

Przesunięcia na rynku

Rynek dostawców rozwiązań WCM od kilku miesięcy przeżywa poważne zawirowania. Wraz ze spowolnieniem gospodarczym wiele małych firm oferujących systemy zarządzania treściami upadło lub zostało przejęte przez większych rywali. Przetrwali najwięksi i najsilniejsi - BroadVision, Documentum, Interwoven, Vignette czy Merant. Firmy ePrise i OpenMarket zostały przejęte przez Divine. Microsoft przejął Ncompass Solutions, co kilka miesięcy później pomogło firmie wprowadzić na rynek pierwszą wersję Microsoft Content Manager Server.

Eksperci rynkowi przewidują, że w ciągu roku wielu producentów tego typu oprogramowania wejdzie także na rynek systemów Enterprise Content Management (ECM). Wcześniej można było obserwować odwrotny trend. Dostawcy systemów ECM wyposażali swoje oprogramowanie w funkcje umożliwiające zarządzanie dokumentami publikowanymi w Internecie. W ten sposób postąpili m.in. dostawcy systemów zarządzania dokumentami: Documentum, FileNet i IBM.