Czas to pieniądz

Implementacje rozwiązań eHR w międzynarodowych korporacjach przynoszą oszczędności rzędu milionów dolarów. Jednak redukcja kosztów działów personalnych nie jest jedyną korzyścią płynącą z realizacji takich projektów.

Implementacje rozwiązań eHR w międzynarodowych korporacjach przynoszą oszczędności rzędu milionów dolarów. Jednak redukcja kosztów działów personalnych nie jest jedyną korzyścią płynącą z realizacji takich projektów.

Wdrożenie rozwiązań z zakresu elektronicznego zarządzania zasobami ludzkimi (eHR), poza zmniejszeniem kosztów funkcjonowania działu personalnego, wpływa przede wszystkim na wzrost znaczenia kapitału ludzkiego przedsiębiorstwa. Umożliwia także strategiczne zarządzanie tym kapitałem.

Koncepcja eHR nie jest nowością. Z badań przeprowadzonych w ciągu ostatnich dwóch lat wśród kilkuset amerykańskich i zachodnioeuropejskich przedsiębiorstw wynika, że ponad połowa z nich wykorzystuje już rozwiązania z obszaru eHR, a w najbliższym czasie zamierza je rozwijać.

Cztery filary

Rozwiązania zaliczane do eHR obejmują cztery obszary funkcjonalne. W połączeniu systemy działające w tych obszarach mogą zaspokoić potrzeby związane z realizacją procesów kadrowych, czyli komunikacją, procesami płacowymi, raportowaniem, rekrutacją, administracją oraz systemami motywacyjnymi, a także zarządzaniem kapitałem ludzkim.

Rozwiązania eHR obejmują przede wszystkim aplikacje typu Employee Self Service (ESS). Obecne na rynku już od kilku lat rozwiązania ESS umożliwiają pracownikom modyfikowanie bazy danych zawierającej podstawowe informacje kadrowe. Nie muszą już oni chodzić do działu personalnego, by poinformować o zmianie adresu zamieszkania czy określić preferowane świadczenie dodatkowe. Zyskują również dostęp do informacji, takich jak nie wykorzystany czas urlopu albo ostatnie wypłacone wynagrodzenie.

Druga grupa rozwiązań składających się na eHR to rozwiązania typu Manager Self Service. Są to systemy informatyczne, wspierające procesy kadrowe, np. zmiany wynagrodzeń, zmiany harmonogramu pracy czy zarządzanie ocenami pracowniczymi. Do grupy rozwiązań eHR zalicza się także tzw. Enterpise Information Systems (systemy informacyjne zorientowane na pracownika) oraz systemy wspierające zarządzanie wiedzą.

Od informacji do kapitału

Implementacja systemów elektronicznego zarządzania zasobami ludzkimi może być przeprowadzona etapowo. Zaczynając od najmniej czasochłonnych i kosztownych rozwiązań, które jednak dają najmniejsze korzyści, podstawową funkcją eHR jest udostępnienie pracownikom informacji o procedurach kadrowych czy strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Wszystko to, co obecnie jest drukowane i dystrybuowane w formie papierowej, może zostać umieszczone w systemie informatycznym i być dostępne z poziomu komputera dla każdego pracownika.

Kolejnym działaniem jest udostępnienie baz danych, zawierających podstawowe informacje o pracownikach. Dzięki temu zyskują oni możliwość samodzielnej zmiany danych adresowych czy pozyskania szczegółowych informacji o dochodach. W dalszej kolejności pożądane jest usprawnienie procesów zarządzania personelem poprzez wdrożenie aplikacji typu Manager Self Service. Kadra kierownicza może łatwo dokonywać zmiany wynagrodzeń czy harmonogramów pracy.

Przedostatnim etapem jest integracja z systemami informatycznymi partnerów biznesowych. Dzięki temu pracownicy korzystając z komputera mogą komunikować się bezpośrednio np. z funduszami emerytalnymi. Wybór przez pracownika świadczeń dodatkowych dokonuje się automatycznie w systemie firmy, która je świadczy. Ostatnim etapem jest optymalizacja wdrożenia zarządzania kapitałem ludzkim. Umożliwia to zarządzenie zgodne z celami strategicznymi przedsiębiorstwa.

Uwolniony czas

Obecnie większość działań wykonywanych przez pracowników działów personalnych to czynności typowo administracyjne. Tylko nieznaczna część czasu pracy tych działów poświęcana jest na rozwój systemów administracji personalnej, motywacyjnych czy systemów wynagrodzeń oraz zarządzanie kapitałem ludzkim. Zdaniem specjalistów, proporcje te powinny się zmienić. Nowoczesne koncepcje zarządzania zasobami ludzkimi nakładają na dział personalny obowiązek podjęcia wyzwań o strategicznym znaczeniu dla rozwoju przedsiębiorstw. Przede wszystkim zwiększenie działań związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim oraz podnoszeniem własnej efektywności polegającym na usprawnianiu procedur.

Ograniczenie czasu poświęcanego na wykonywanie czynności administracyjnych można osiągnąć właśnie poprzez wdrożenie rozwiązań eHR. Firma Lawson Software przeprowadziła badania dotyczące oszczędności wynikających z wdrożenia podstawowych rozwiązań eHR. Czas poświęcany przez pracowników na czynności administracyjne skrócił się nawet o 90%.

Przykładowo, wdrożenie globalnego narzędzia do raportowania o czasie pracy i wydatkach w firmie Microsoft przyniosło roczne oszczędności rzędu 12 mln USD. Z kolei firmie Motorola wdrożenie wirtualnej aplikacji kadrowej bazującej na Internecie, która ma umożliwiać kadrze kierowniczej realizację czynności administracyjnych w obszarze kadr, przyniosło oszczędności czasu przekładające się na 2,5 mln USD rocznie.

--------------------------------------------------------------------------------

Artykuł powstał na podstawie wystąpienia Petera Gehrke i Sebastiana Wojtunia z Andersen Consulting na konferencji Praktyka, Systemy, Zarządzanie, zorganizowanej w Warszawie 26-27 września br. przez firmę Teta SA.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200