Cyfrowe centrale, cyfrowe telefony
- Adam Jadczak,
- 15.01.2013
Grupa PZU zakończyła projekt wdrożenia telefonii IP w 530 placówkach. Zainstalowano 12 tys. telefonów IP. Oszczędności szacowane są na 14 mln zł, co oznacza, że projekt już się zwrócił.
Telefony decydują o liczbie placówek
"Obsługa, koszty eksploatacji i serwisu przestarzałych central wzrastały z roku na rok. Niemałe pieniądze kosztowało nas utrzymanie ponad 4500 łączy telefonicznych" - opowiada Katarzyna Majewska, dyrektor zarządzający ds. administracji, zakupów i nieruchomości w Pionie Administracji i Logistyki Grupy PZU. "Dodatkowo powodem rozpoczęcia projektu była chęć optymalizacji posiadanych nieruchomości, w tym rezygnacji z wielu z nich. Jednym z rozważanych elementów w tego typu procesach jest zapewnienie pracownikom dostępu do telefonów. Zanim nie uporządkuje się tego obszaru, nie można zrezygnować z jakiejś nieruchomości lub przenieść pracowników do innej. Dlatego to ja zostałam sponsorem tego projektu" - dodaje.
W momencie rozpoczęcia przedsięwzięcia w kilku miejscach wyspowo funkcjonowała telefonia IP. W większości jednak Grupa PZU korzystała z tradycyjnych aparatów i central telefonicznych. Problemem były zwłaszcza te ostatnie, które okazywały się za małe lub za duże jak na potrzeby placówek. Kosztowna okazywała się ich modernizacja lub zakup nowych. Przedstawiciele Grupy PZU przyznają, że początkowo pod uwagę brane były rozwiązania telefonii opartej na nowoczesnych, stacjonarnych centralach systemowych jednego z dostawców. Ostatecznie jednak - po analizach i porównaniu kosztów wdrożenia oraz korzyści - wybór padł na telefonię IP.
Umowę wdrożenia telefonii IP Grupa PZU podpisała z Orange Polska. Za wdrożenie rozwiązań IP odpowiadał Integrated Solutions. O wdrożeniu telefonii IP Grupa PZU zaczęła myśleć już w roku 2000, gdy tylko na rynku pojawiła się ta technologia. W roku 2008 pojawiły się pierwsze jej wdrożenia. Ale kompleksowy projekt, obejmujący całą Grupę PZU, rozpoczęto rok później. Proces migracji do telefonii IP trwał trzy lata. W pierwszym etapie należało bowiem dokonać modernizacji sieci LAN i WAN. Dopiero później przeprowadzono migrację do telefonii IP.
Migracja do elastycznej technologii
METRYCZKA
Firma: Grupa PZU
Branża: ubezpieczenia i usługi finansowe
Produkty: PZU zapewnia kompleksową ochronę ubezpieczeniową we wszystkich najważniejszych dziedzinach życia prywatnego, publicznego i gospodarczego. Grupa PZU zarządza także otwartym funduszem emerytalnym, funduszami inwestycyjnymi i programami oszczędnościowymi.
Zatrudnienie: 16 500 osób
Zatrudnienie w dziale IT: 430 osób
Obrót: 15,3 mld zł
KLUCZOWE SYSTEMY
Nazwa systemu: wdrożenie telefonii IP
Do czego służy: zastąpienie telefonii analogowej, w tym przestarzałych central, telefonią IP; w ramach projektu zrezygnowano także z 4500 analogowych łączy telefonicznych
Dostawca/integrator: Orange Polska/Integrated Solutions
Realizacja projektu odbywała się na bazie metodyki Prince II. W projekcie ściśle współpracowały jednostki administracyjne oraz działu IT w uzgodnieniu z kluczowymi klientami biznesowymi i jednostkami sprzedażowymi. "Projekt realizowany był zgodnie z harmonogramami projektów centralizacyjnych i rozwojowych w innych obszarach Grupy PZU. Dzięki temu chcieliśmy osiągnąć synergię kosztową i czasową. W praktyce oznaczało to redukcję lub całkowitą eliminację kosztów związanych z przeprowadzkami jednostek, otwieraniem nowych placówek, gdzie zamiast kosztownej tradycyjnej infrastruktury telefonicznej od razu wdrażano telefonię IP jako standardowy model" - mówi Katarzyna Majewska. W środowisku sieciowym istniejącym w Grupie PZU, zrealizowanym na bazie produktów Cisco Systems, jako docelowy został wybrany system IPT tejże firmy.
Centralizacja zarządzania połączeniami
Powodem rozpoczęcia projektu telefonii IP była chęć optymalizacji posiadanych nieruchomości. Jednym z rozważanych elementów w tego typu procesach jest zapewnienie pracownikom dostępu do telefonów. Zanim nie uporządkuje się tego obszaru, nie można zrezygnować z jakiejś nieruchomości lub przenieść pracowników do innej. Dlatego to ja zostałam sponsorem tego projektu.
Zdaniem przedstawicieli PZU, pracownicy przyzwyczaili się już do nowego narzędzia. "Największym usprawnieniem jest dla nich książka telefoniczna. Dlatego przykładamy dużą wagę, aby była aktualna" - zapewnia Majewska. Inne, wymieniane przez pracowników przydatne funkcje telefonii IP to: przekazywanie i przekierowywanie rozmów, przejmowanie ich, konfiguracja kilku linii telefonicznych na jednym aparacie, telekonferencje, programowanie numerów. "To także duże ułatwienie dla Pionu Administracji i Logistyki. Tym bardziej że proces migracji pracowników ma charakter ciągły. Stale zmienia się zapotrzebowanie na miejsca pracy. Nie wyobrażam już sobie rozbudowy tradycyjnych central telefonicznych w 530 lokalizacjach na terenie całej Polski. Telefonia IP stała się dla nas idealnym rozwiązaniem" - konkluduje.
Dalsza rozbudowa telefonii IP
W przyszłości Grupa PZU myśli o integracji telefonii IP i telefonii komórkowej. Kierownictwo postanowiło jednak, że obecny, dopiero co zakończony w 2012 r. projekt, musi "okrzepnąć". Drugim etapem rozwoju będzie wdrożenie rozwiązań Unified Communications, w tym przede wszystkim wideokonferencji. Grupa PZU rozważa także zakup usług zintegrowanej telefonii w modelu cloud computing - Unified Communications-as-a-Services (UCaaS). Na razie ostrożnie przygląda się tej - jak mówią przedstawiciele Grupy PZU - nowej, choć bardzo obiecującej technologii.
- Likwidacja 4500 linii w sieci stacjonarnej, co doprowadziło do znacznych oszczędności na opłatach za abonament.
- Obniżenie kosztów ponoszonych na relokacje i zmiany w infrastrukturze telefonicznej.
- Spadek kosztów z tytułu wdrożenia i nakładów na zakup sprzętu.
- Ograniczenie kosztów utrzymania przestarzałych technologicznie centrali telefonicznych.
- Wprowadzenie centralnego zarządzania systemem telefonicznym.
- Zwiększenie bezpieczeństwa i zapewnienie ciągłości pracy podczas nagłej awarii jednej z central telefonicznych.