W Raporcie Specjalnym Nr 7/94 Computerworldu (listopad 1994), poświęconym Systemom Finasowo-Księgowym, omówiono m.in. prawne aspekty prowadzenia rachunkowości za pomocą systemów komputerowych.

Zamieszczone artykuły odnoszą się dość krytycznie do ówczesnego, nie najlepszego stanu prawnego w tej dziedzinie. Na szczęście sytuacja wydaje się normalizować, a to za sprawą przyjętej 29 września 1994 r. nowej ustawy o rachunkowości. Biorąc pod uwagę, że zagadnienie to nie zostało poruszone w Raporcie, a wspomniana ustawa weszła w życie 1 stycznia 1995 r., chcielibyśmy przedstawić najważniejsze zapisy, które będą miały istotny wpływ na prowadzenie ksiąg rachunkowych i rachunkowości za pomocą komputerów. Jesteśmy przekonani, że świadomość istnienia tych uregulowań jest ważna nie tylko dla obecnych i przyszłych użytkowników systemów finansowo-księgowych (FK), ale również innych czytelników, profesjonalnie posługujących się komputerami.

Po długim okresie przejściowym doczekaliśmy się wreszcie regulacji normującej - w sposób jasny i pełny - zasady i procedury, których przestrzegać musi jednostka gospodarcza wykorzystująca oprogramowanie FK. Określa ona również, aczkolwiek pośrednio, minimum funkcjonalności jakie musi posiadać stosowany przez nią system komputerowy. Zapisy ustawy są bardziej szczegółowe niż odnośne standardy rachunkowości obowiązujące w krajach zachodnich. Nowa regulacja nie wnosi znaczącej rewolucji w pryncypia techniki rachunkowości - księgi muszą być, jak zawsze, prowadzone bezbłędnie, rzetelnie, sprawdzalnie i bieżąco oraz - zarówno one, jak i sporządzane sprawozdania finansowe - muszą być wyrażone w języku polskim i w walucie polskiej. Istota nowych zapisów dotyczy - w zakresie interesującym informatyków - form opisu i obsługi komputerowych danych finansowych, sposobów ich prezentacji oraz bezpieczeństwa przechowywania.

Przechowywanie danych

Księgi rachunkowe, czyli dzienniki; konta syntetyczne i analityczne; wykaz składników; zestawienia obrotów i sald; muszą być, bez względu na swoją postać, trwale oznaczone nazwą jednostki której dotyczą oraz zrozumiałą nazwą rodzaju księgi. Dodatkowo wszystkie wydruki komputerowe składające się na księgi muszą mieć wyraźne oznaczenie co do roku obrotowego, miesiąca i daty ich sporządzenia, składać się z automatycznie numerowanych stron, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej z nich oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w roku obrotowym i oznaczone nazwą programu przetwarzającego. Księgi mogą mieć postać zapisów lub zbiorów utrwalonych na nośnikach magnetycznych tylko w okresie poprzedzającym przeniesienie ich na nośnik trwały - częstotliwość przenoszenia jest dokładnie ustalona dla każdego z rodzajów ksiąg rachunkowych. Nośnikiem trwałym dla zapisów księgowych może być wydruk lub inne medium, jak dysk optyczny lub mikrofilm. Intencje twórców ustawy wskazują, że za nośnik trwały mogą być uznane również wszelkiego rodzaju urządzenia służące tworzeniu kopii zapasowych, jak np. streamery.

Modyfikacje

Zbiory ksiąg prowadzonych przy użyciu komputera powinny być niedostępne dla modyfikacji innych niż wprowadzenie danych źródłowych lub korekt księgowych. Z księgowego punktu widzenia oznacza to, iż program nie może pozwalać na przeprowadzenie księgowań, których efektem byłaby zmiana zapisów księgowych w zamkniętych okresach sprawozdawczych. Korekty księgowe mogą być wprowadzane tylko w okresie bieżącym, nawet jeżeli zapisy odnoszą się do okresów wcześniejszych. Program nie może dopuścić do usunięcia zapisów w stosunku do których dokonano korekt księgowych. W każdym przypadku musi pozostać widoczny ślad przeprowadzonych modyfikacji. Regulacja nie rozważa kwestii niedostępności zbioru do fizycznej jego modyfikacji, np. via edytor dyskowy. Wykonywanie takich "ręcznych" modyfikacji jest bowiem naruszeniem przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości. Działanie to jest równoznaczne z fałszowaniem ksiąg rachunkowych i pociąga za sobą stosowne konsekwencje.

Ciągłość zapisów

Podstawowa część ksiąg rachunkowych - dziennik, służący do zapisywania w porządku chronologicznym, dzień po dniu, danych o operacjach gospodarczych - jest potraktowana w ustawie w sposób szczególny. Stosowne oprogramowanie musi zapewnić, że - oprócz spełnienia wymagań stawianych księgowości manualnej - w ziennikach ujmowane są wyłącznie zapisy sprawdzone; istnieje automatyczna kontrola ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów; przeprowadzany jest wydruk dziennika w postaci kolejno ponumerowanych stron nie rzadziej niż pod koniec każdego miesiąca - przy czym za równoważne uznaje się przeniesienie danych na inny trwały nośnik danych, przystosowany do wiarygodnego przenoszenia danych z komputera. W odniesieniu do innych składników ksiąg rachunkowych, szczegółowe wymagania - wynikające z faktu używania komputera - są mniejsze i określają tylko konieczność drukowania zapisów na papierze albo innym trwałym nośniku, z zachowaniem odpowiedniej częstości. Postać zapisu, w księgach prowadzonych komputerowo, różni się od mającej zastosowanie przy metodzie tradycyjnej automatycznie nadanym numerem pozycji, pod którą zapis został wprowadzony do dziennika oraz danymi pozwalającymi na ustalenie programu wprowadzania danych i osoby zlecającej czynność.

Dokumentacja a zapis elektroniczny

Jak wiadomo, w rachunkowości wymaga się dokumentowania wszystkich zapisów w księgach odpowiednimi dowodami źródłowymi. W sposób bezpośredni tego warunku nie wypełniają transakcje realizowane elektronicznie, np. z użyciem standardów EDI (Elektronicznej Wymiany Danych), przy których brak jest zewnętrznych dowodów źródłowych w formie trwałej. Zatem specjalnie dla tego typu operacji określono, że dopuszczalne jest: dokonywanie zapisów w księgach za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczych uzyskują one trwale czytelną postać odpowiadającą treści dowodu księgowego i możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu; oraz, że można przenosić zapisy między zbiorami danych, pod warunkiem, że można określić źródła pochodzenia zapisów w zbiorach - w których ich dokonano pierwotnie - a odpowiedni program zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia danych i kompletności zapisów.

Instrukcja obsługi pakietu FK

W Ustawie określono minimum wymagań, jakie musi spełniać dokumentacja systemów FK. Użytkownicy oprogramowania muszą mieć dokumentację opisującą przyjęte przez nich zasady rachunkowości oraz dokumentację systemu przetwarzania danych, wraz z jej zmianami. Dokumentacja ta obejmować powinna m.in. wykaz i opis zbiorów na nośnikach czytelnych dla komputera stanowiących księgi rachunkowe; wykaz programów wraz z pisemnym stwierdzeniem dopuszczenia przez jednostkę każdego nowego lub zmienionego programu do stosowania; opis przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruki danych) oraz wykorzystywania podczas przetwarzania danych; zasady ochrony danych; sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów; zasady ewidencji przebiegu przetwarzania danych. Dokumentację, jak i księgi rachunkowe, należy chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Wgląd do nich osoby trzeciej wymaga zgody kierownika lub osoby upoważnionej, zaś wyniesienie poza siedzibę przedsiębiorstwa, pisemnego protokołu.

Bezpieczeństwo

Nierozerwalnie z przetwarzaniem i przechowywaniem danych komputerowych wiąże się problem zapewnienia bezpieczeństwa wykonania tych czynności. Określono zatem, że przy dokonywaniu zapisów w księgach należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisu. Nałożono również na użytkowników systemów FK obowiązek ochrony danych, polegający na stosowaniu odpornych na zagrożenie nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach magnetycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych.

Jednym z dokuczliwych problemów dla działów księgowych, w szczególności dużych przedsiębiorstw, jest obowiązek przechowywania przez wiele lat danych księgowych w celach dowodowych. Aby ograniczyć konieczność trzymania szaf pełnych "bezużytecznej makulatury", ustawa dopuszcza możliwość archiwizacji mniej istotnych dokumentów na nośnikach trwałych. Można tego dokonać pod warunkiem, że przedsiębiorstwo ma na stałe odpowiednie wyposażenie do odczytu zarchiwizowanych informacji.

Sprzwdzalność

Bez względu na stosowane rozwiązania odnośnie wprowadzania i przechowywania danych finansowych, musimy zawsze zapewnić sprawdzalność ksiąg rachunkowych. Oznacza to m.in., że za pomocą odpowiednich wydruków jest możliwa kontrola kompletności i aktualności danych określających parametry przetwarzania oraz, że zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalający na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Wielowalutowość

Ustawa nie nakłada specjalnych obostrzeń w zakresie rozliczania transakcji walutowych za pomocą systemu komputerowego. Znajdują tu zastosowanie generalne wymogi stanowiące, że zapisy operacji wyrażonych w walutach obcych muszą być dokonane w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej oraz, że jeżeli system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenia walut - wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji, co potwierdzone jest odpowiednim wydrukiem - to można odstąpić od zamieszczania tego przeliczenia bezpośrednio na dowodzie księgowym.

Mamy nadzieję, że ten krótki opis przybliży zainteresowanym osobom przepisy odnośnie rachunkowości komputerowej, które obowiązują już od początku tego roku. Należy tylko ubolewać, że długa procedura legislacyjna i późne opublikowanie ustawy spowodowały, iż informacje docierają do użytkowników systemów z opóźnieniem.

Autorzy są pracownikami firmy Coopers & Lybrand Consulting sp. z o.o. Coopers & Lybrand jest jedną z przodujących firm wykonujących profesjonalne usługi w zakresie doradztwa gospodarczego. W międzynarodowej sieci oddziałów firmy zatrudnionych jest ponad 67 tys. osób świadczących usługi w zakresie księgowości, rewizji ksiąg, doradztwa podatkowego i gospodarczego w ponad 125 krajach świata.