Możliwość wykorzystywania Internetu i komputera w firmie do celów pozazawodowych może paradoksalnie zwiększyć wydajność pracowników.

Współczesny świat przepełniony jest nowymi technologiami, które atakują nas ze wszystkich stron. Otacza nas coraz więcej gadżetów. Coraz więcej czasu poświęcamy na naukę ich możliwości i ich używanie. Można powiedzieć, że na tle obecnie dostępnych technologii teleinformacyjnych Internet to już staruszek. Jest za to wszechobecny. Porozumiewanie się za pomocą komputera stało się codziennością, niezbędnym warunkiem funkcjonowania właściwie wszystkich firm i organizacji. Niestety, Internet nie jest spostrzegany li tylko jako źródło nowych możliwości. Przez tę dostępność i ogrom możliwości stał się jednocześnie zjadaczem czasu, edukatorem, zbrodniarzem, przyjacielem, wrogiem itd.

Dzisiaj prawie każdy pracownik umysłowy ma na swoim biurku komputer z dostępem do Internetu. Praca takiego pracownika polega m.in. na przeglądaniu poczty wewnętrznej i zewnętrznej. Im większa firma, tym lepiej rozbudowana sieć intranetowa, a Internet coraz szybszy. Każdego dnia miliony ludzi wysyłają wewnętrzne dokumenty do siebie po sieci firmowej pytając, odpowiadając, akceptując, zlecając, zgadzając się i nie zgadzając ze sobą i innymi, wydając polecenia i przyjmując je.

Ci sami ludzie każdego dnia sprawdzają swoją prywatną pocztę, czytają listy, odpowiadają na nie, odbierają zdjęcia od znajomych i rodziny, wysyłają własne, spotykają się i rozmawiają na czatach i forach dyskusyjnych, przeglądają miliony stron związanych z ich pasjami, tajemnicami, sprawami domowymi, interesami, informacjami z kraju i ze świata, grają w przeróżne gry sami ze sobą, ale również z innymi użytkownikami sieci, poznają ludzi z całego świata i rozmawiają z nimi.

Form przebywania w Internecie jest tak dużo, a kolejne cały czas są odkrywane, że naprawdę można by przez 24 godziny na dobę nic nie robić, tylko wędrować po wirtualnym świecie.

Tego właśnie obawiają się pracodawcy!

Mijające problemy zaszłości

Niestety, w Polsce na ogół nie można pracownika zostawić samemu sobie. Konieczne jest arbitralne narzucanie godzin pracy, przerw, a może nawet dozowanie dostępu do niektórych atrakcji pozazawodowych. Wszystko dla dobra firmy i pracownika.

Kiedy patrzymy na porównania wydajności pracy polskich pracowników i zachodnich czy amerykańskich to niedowierzamy, że ten nasz zabiegany i zapracowany tłum jest aż tak mało wydajny. Składa się na to wiele przyzwyczajeń, które interioryzowaliśmy przez dziesiątki lat, a które ułatwiały życie w poprzednim systemie. Na początek kawa, potem śniadanko, rozmowy z kolegami, telefon do domu, czy dzieci wróciły ze szkoły, telefon do rodziców, czy przypilnują maluchów, i w siódmej godzinie pracy zbieranie się do domu. Tylko gdzieś po środku lub w kilku rzutach kilkunastominutowych była też praca. Od kilku dobrych lat to wszystko się zmienia.

Pracodawcy są bardziej wymagający i lepiej określają zakres obowiązków. Coraz częściej wiemy, co mamy robić i ile mamy na to czasu. Niestety, nie mamy zbyt wielu nawyków skutecznego działania i zarządzania sobą w czasie. Stąd właśnie lęki przełożonych, że jak tylko pozwolą podwładnym korzystać z Internetu w inny sposób niż zawodowy, to robota siądzie, a wszyscy będą grać w Scrabbla w sieci. Z jednej strony jest to dość rozsądne podejście, gdyż wszelkie sprawy rozpraszające naszą uwagę, a taki właśnie jest świat wirtualny, istotnie wpływają na naszą wydajność.

Jeśli będziemy odwracać uwagę od załatwianej sprawy, to po pierwsze, zrobimy wszystko wolniej, a po drugie, jakość naszej pracy też będzie niższa. Jest to prawda powszechnie znana i nie ma nad czym dyskutować. Jednak w przypadku pracowników musimy wziąć pod uwagę to, że są to ludzie spędzający w pracy od ośmiu do kilkunastu godzin dziennie! Takie są nieoficjalne fakty. Co to znaczy? Tacy pracownicy większość swojej dobowej aktywności spędzają w firmie. Dlatego musimy uwzględnić ich zmienność rytmu funkcjonowania, potrzeby fizjologiczne, szeroko rozumiane potrzeby społeczne oraz znużenie i zmęczenie. Przy takich założeniach wymaganie od pracownika 100-proc. skupiania uwagi tylko na wykonywaniu poleceń jest kompletnie nielogiczne i nierozsądne. Osoba, która będzie tak żyć, jest zagrożona silną frustracją, a nawet depresją, a jej wydajność, mimo siedzenia nad zleceniami, będzie gwałtownie spadać.

Człowiek potrzebuje przerw. Potrzebuje kontaktu ze światem, z innymi ludźmi. Musi sobie odpocząć, porządnie się najeść, pogadać. Dla oczyszczenia umysłu i usprawnienia twórczego myślenia konieczne jest, raz na jakiś czas, uciekanie myślami w inne, diametralnie różne obszary wysiłku intelektualnego, niż te, których dotyczy bieżące zadanie. Jest to profilaktyka i gimnastyka mózgu. Wtedy nasza wydajność i satysfakcja z wykonanej pracy zaczyna gwałtownie rosnąć.

Człowiek zadowolony, zrealizowany i zrelaksowany pracuje wydajniej. Oczywiście wcześniej opisane lęki przełożonych mają swoje uzasadnienie w naturze człowieka, a przede wszystkim Polaka. My, kiedy nam dają dłoń, chcielibyśmy oczywiście od razu całą rękę. Potrafimy się zapamiętać w tym co robimy i nie zawsze jest to praca. Kiedy w coś gramy, to chcemy dokończyć bez względu na konsekwencje, że zabraknie nam czasu na kolejne działania. Kiedy toczymy z kimś rozmowę, to jest ona w danym momencie najważniejsza, gdyż niekulturalnie jest nagle przerywać komuś czy sobie, nawet jeśli to tylko czat. Mimo tego wszystkiego pracodawcy powinni zwrócić większą uwagę na styl pracy podwładnych, co w języku psychologicznym można próbować nazwać sposobem funkcjonowania poznawczego. Istotne jest, aby uwzględnić wszystkie lub co najmniej większość potrzeb pracowników.

Sieć dla siebie

Na zachodzie, w firmach lub tuż obok, powstają już pokoje do drzemek, cieszące się ogromnym zainteresowaniem. Osoba, która zdrzemnie się na np. 15 minut, jest w stanie znieść więcej stresu i wydajniej pracuje. Osoba, której pozwolimy zadzwonić do domu, aby upewniła się, że z dziećmi wszystko jest w porządku, może spokojnie zająć się pracą bez zaprzątania sobie myśli rodziną. W końcu osoba, która może korzystać z Internetu w pracy, by kontaktować się z bliskimi, ale też nawiązać nowe znajomości, odszukać dawnych kolegów, słowem żyć społecznie bez wychodzenia z pracy, jest osobą bez zaburzonych relacji. Mimo wszystko utrzymuje kontakt ze światem. Osoba, która ma możliwość chwilkę pograć w sieci jest zrelaksowana i - nawet nierzadko - wypoczęta.

Przede wszystkim osoba, która dzięki swojej pracy ma dostęp do nowinek technologicznych, czuje, że pracuje w nowoczesnej firmie, dbającej o pracownika - ma poczucie, że coś z tej firmy ma więcej niż tylko samą pensję i podkrążone oczy. Taki czas i dostęp, oczywiście dobrze zorganizowany, staje się pewną wartością dodaną do wynagrodzenia.

W dzisiejszym świecie, gdzie tnie się wszystkie świadczenia socjalne i dodatki firmowe w ramach oszczędności, taki kontrolowany i zorganizowany luz jest bardzo wartościowym bonusem. Nie należy też zapominać, że jeśli spędzimy w pracy w sumie pół godziny na załatwianie własnych spraw, to tym samym mamy więcej czasu po pracy, nie musimy wtedy szukać kafejki internetowej, odwiedzać znajomych mających komputer czy poszukiwać informacji z różnych nie tak szybkich źródeł. Nasza satysfakcja z życia rośnie. Nie narzekamy już tak bardzo na to, że znów szef zostawił nas dłużej, gdy wychodzimy z pracy, a sprawy zawodowe i prywatne zostały pozałatwiane. Od razu lepiej się żyje.

Człowiek jest istotą złożoną. Aby dobrze funkcjonował, musi mieć czas i miejsce na wiele spraw. Jeśli mu w tym pomożemy, a nawet zorganizujemy to za niego, będzie nam wdzięczny, co wyrazi większą wydajnością. Warto się nad tym zastanowić, by poszukać nowoczesnych rozwiązań, jak wdrażać takie podejście w organizacji pracy w firmie.

Piotr Mosak jest psychologiem i psychoterapeutą, pracuje jako trener psychologii biznesu, był współzałożycielem Centrum Doradztwa i Terapii Psycholog.com.pl.