W przypadku złożonych projektów IT stosuje się metodyki wspierające zarządzanie nimi. Niezależnie od rodzaju systemu, wszystkie wspominają o konieczności stworzenia zespołu projektowego o określonej strukturze, w którym główną rolę odgrywają kierownik projektu, sponsor i komitet sterujący oraz zespoły projektowe dedykowane do poszczególnych zadań.

Tymczasem w ZUS jeszcze 3 lata od rozpoczęcia projektu nie było ani kierownika projektu, ani zespołu czy biura projektowego! "Problem w tym, że ZUS nie jest organizacją dedykowaną do zarządzania projektami informatycznymi. Problemem jest struktura organizacyjna Zakładu, której przebudowa jest niemożliwa. Przy tak dużej złożoności projektu, zadaniu nie podołał ani ZUS, ani Prokom" - mówił, podczas XIV Górskiej Szkoły PTI, Grzegorz Bliźniuk, zatrudniony w biurze projektowym KSI ZUS jako doradca, jednocześnie pracownik naukowy Instytutu Systemów Cybernetycznych Wojskowej Akademii Technicznej.

Zbyt duża autonomia...

Zdaniem Grzegorza Bliźniuka było kilka powodów przedłużania projektu KSI ZUS, związanych głównie ze sposobem zarządzania projektem i organizacją Zakładu. ZUS jest bowiem podzielony na wiele autonomicznych jednostek. Projekt KSI ZUS dodatkowo obciążył wielu pracowników ZUS obowiązkami związanymi np. z analizą wymagań do systemu. Podołanie dodatkowym obowiązkom wymaga jednak czasu, chęci i motywacji, również finansowej, która nie została zapewniona. Obecnie 400 pracowników ZUS w ramach 50 zespołów realizacyjnych jest zaangażowanych - oprócz codziennych obowiązków - w prace nad założeniami systemu i testami.

Pierwszy szef projektu po stronie ZUS, Włodzimierz Mrozek, rozpoczął swoją misję w kwietniu 2001 r. i zrezygnował z niej jesienią tego samego roku. Witold Łuczywo pełni funkcję szefa projektu od lutego br. Po stronie Prokomu nadal szefem projektu jest Tadeusz Dyrga, wiceprezes firmy. Wydaje się, że stanowisko wiceprezesa jest nieco zbyt odległe od bieżących decyzji operacyjnych, które musi codziennie podejmować szef projektu.

... zbyt małe uprawnienia

Na razie w biurze projektowym KSI ZUS pracuje 21 osób. W przyszłości ma ich być ok. 50. Podstawowym problemem biura projektowego KSI ZUS są jednak zbyt małe uprawnienia szefa projektu zarówno w stosunku do pracowników innych departamentów, jak i wobec innych pracowników komórek IT, np. kierownika Centralnego Ośrodka Obliczeniowego. Kierownik projektu ma jedynie pośredni i niejako "dobrowolny" wpływ na koordynatorów systemów, zespoły realizacyjne i zarząd projektu, których członkowie rekrutują się z poszczególnych departamentów zakładu. W jego biurze projektowym znaleźli się natomiasto menedżerowie "jakości, ryzyka, harmonogramu i budżetu", a nawet "lider obszaru komunikacji". Nomenklatura rzuca na kolana. Czy jednak wpłynie na przyspieszenie projektu?