Ubezpieczenia są produktem abstrakcyjnym, dlatego wielu z nas, szukając odpowiedniego rozwiązania podnoszącego bezpieczeństwo życia, zdrowia czy majątku, ceni sobie rozmowę z agentem, nawiązanie z nim bezpośrednich relacji. Ubezpieczenia opierają się na wzajemnym zaufaniu, i to zapewne prędko się nie zmieni. W szybszym tempie zmienia się natomiast sposób pracy agenta, który plik papierowych arkuszy zamienił na elektroniczne formularze. "Wyposażenie sieci sprzedaży w system do sprzedaży polis to jeden z najlepszych przykładów pozytywnego wpływu technologii na naszą działalność" - mówi Grzegorz Szatkowski, wiceprezes Ergo Hestia ds. finansów i organizacji.

Dziś agenci sopockiej firmy ubezpieczeniowej mają do dyspozycji system działający w pełni w trybie online - iPegaz. Informacje o zawartych umowach ubezpieczeniowych trafiają w czasie rzeczywistym do centralnych systemów firmy. "Czas epatowania szybkością, wydajnością czy pojemnością sprzętu lub podzespołów jest już za nami. Dziś wyzwaniem jest wykorzystanie w odpowiedni sposób gromadzonej przez lata informacji" - podkreśla Grzegorz Szatkowski. Wykorzystanie tej wiedzy, doświadczenie pracowników oraz zaawansowana aplikacja mogą chronić przed nadużyciami ze strony nieuczciwych klientów. Autorskie rozwiązanie firmy już kilkakrotnie wykryło próby wyłudzenia pieniędzy. "O wartości technologii decyduje umiejętny sposób jej zastosowania. Musi być także przyjazna i przewidywalna, gwarantować stabilność firmie w relacji z klientem oraz w wewnętrznych procesach. Stabilności od firm ubezpieczeniowych wymagają regulacje Solvency" - mówi Grzegorz Szatkowski. Przyjazność i przewidywalność rozwiązań IT definiuje jako codzienną gotowość systemów informatycznych dla agentów i pracowników oraz zdolność przetwarzanie danych w gwarantowanym czasie.

Nie za dużo, nie za mało

"Technologii nie powinno być ani za dużo, ani za mało. Wprowadza zmiany w organizacji, przyspiesza pracę, automatyzuje pewne zadania pracowników. Wymaga także zaufania, akceptacji z ich strony, dlatego powinna być wprowadzana ewolucyjnie, a nie rewolucyjnie. Powinna być istotnym składnikiem poprawiającym przewagę konkurencyjną. Jej złe użycie może wręcz rynkową pozycję firmy pogorszyć" - uważa Grzegorz Szatkowski. Odpowiednie zaaplikowanie technologii jest możliwe dzięki wzajemnej komunikacji i wystrzeganiu się izolacji działu IT od innych struktur w firmie. "Informatyka powinna być obecna w każdej komórce firmy, aby technologia wspierała jej wzrost" - mówi Grzegorz Szatkowski.

Z takim wyzwaniem mierzy się, odpowiadający za informatykę w Ergo Hestia, Maciej Krzysiak. Jako jeden z trzech najważniejszych priorytetów w swej działalności wskazuje przyjazne i przewidywalne wsparcie działań biznesowych. Metodą na jego realizację jest odpowiednie zarządzanie portfelem projektów. Umożliwia to m.in. fakt, że Maciej Krzysiak pełni funkcję dyrektora Biura Zarządzania Projektami. Jest to nowa struktura, funkcjonująca w firmie od początku roku 2011. "Powstała, aby w jednym miejscu scentralizować projekty, rozsiane wcześniej po całej organizacji" - tłumaczy Maciej Krzysiak.

Wcześniej system informatyczny traktowano równoznacznie z projektem i wdrożenie rozwiązania IT uznawano za koniec projektu. "Skutkowało to czasami budową nowoczesnego stadionu na środku pustego pola" - obrazowo opisuje mankamenty poprzedniego podejścia Maciej Krzysiak. Nowy sposób, zgodnie z literą standardów, traktuje projekt jako zmianę, w której IT ma dostarczyć zrozumiałe i użyteczne narzędzia, a koniec projektu następuje po osiągnięciu założonych korzyści biznesowego sponsora. "Co ciekawe, odpowiedź na pytanie o korzyści rzadko bywa łatwa i natychmiastowa" - zwraca uwagę Grzegorz Szatkowski. W efekcie głębszej analizy okazuje się, że warto mieć elastyczne podejście do budżetu, jeżeli tylko szacowane korzyści będą naprawdę duże dla całej organizacji.

Strategia outsourcingowa

Dział IT w Ergo Hestia to Biuro Zarządzania Projektami zatrudniające osiem osób. Siedem kolejnych ma związek z IT, ale pracuje w innych działach. Brak szerokiej kadry informatycznej to wynik długoletniej i konsekwentnej strategii outsourcingowej. "Pisanie aplikacji powierzamy specjalistom. My musimy zadbać o ich jakość i kompatybilność z biznesem zanim wejdą do użycia" - podkreśla Maciej Krzysiak. Zewnętrzni dostawcy są odpowiedzialni obecnie za administrację i utrzymanie systemów, zarządzanie infrastrukturą sprzętową i teleinformatyczną, opiekę nad stanowiskami pracy oraz rozwój systemów.